Udbud af Konferenceydelser til EU-formandskabet

Kort beskrivelse

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet søger derfor konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde.

Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet.

Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søger derfor konferencesteder i København samt uden for København. Derfor er udbuddet opdelt i 6 delaftaler. Der er 3 delaftaler vedrørende konferencesteder i Jylland eller på Fyn og 3 delaftaler vedrørende konferencesteder i København. Delaftarne i Jylland/på Fyn (1, 4 og 5) ønskes så vidt muligt tildelt til forskellige konferencesteder. Tildelingsproceduren er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet samt nedenfor i denne bekendtgørelse, i afsnittet "udvidet beskrivelse".

Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:

Delaftale 1: Jylland/Fyn.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn i Danmark (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid).

Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt.

Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 29. juni 2025 - 12. juli 2025 (begge dage inklusiv).

I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes tre ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes to embedsmøder/konferencer på konferencestedet.

Delaftale 2: København.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid).
Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den. 11. juli 2025 – 25. juli 2025 (begge dage inklusiv) I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes fire uformelle ministermøder på konferencestedet.
I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference på konferencestedet.

Delaftale 3: København.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid).
Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 22. august 2025 – 30. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes seks ministermøder på konferencestedet.
I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes tre embedsmøder/konferencer på konferencestedet.

Delaftale 4: Jylland/Fyn.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt. Desuden skal det tilbudte konferencested ligge indenfor 30 minutters kørsel fra Herning Rådhus, Torvet 5, 7400 Herning. Baggrunden herfor er, at der skal afholdes et ministermøde for Europas børne- og undervisningsministre. Som følge heraf vil formandskabet besøge EuroSkills Herning 2025, der er europamesterskaberne for erhvervsuddannelseselever og unge håndværkere, som afholdes i Herning fra 9. – 13. september 2025.
Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 8. september 2025 – 13. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference.

Delaftale 5: Jylland/Fyn.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt.
Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 6. oktober 2025 – 25. oktober 2025 (begge dage inkl). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes to ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes to embedsmøder/konferencer på konferencestedet.

Delaftale 6: København.
Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid).
Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 1. november 2025- 30. november 2025 (begge dage inkl.). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet.
I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes syv embedsmøder/konferencer på konferencestedet.

Et møde vil forventeligt vare én eller to dage.

Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F, hvor EU-formandskabets mødekalender og inddeling i delaftaler er illustreret.

Yderligere oplysninger

Konferencestedet betales et fast vederlag for tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i den periode, som delaftalen vedrører. Derudover betales konferencestedet et vederlag pr. dag eller pr. halve dag pr. deltager for de konkrete ministermøder eller embedsmøder/konferencer, som afholdes i den pågældende periode, samt særskilt vederlag for de konkrete tilkøbsmuligheder og den catering, som ordregiver konkret bestiller

Ministermøder
Det er ordregivers forventning, at der almindeligvis til et ministermøde vil være omtrent 130 mødedeltagere, omtrent 150 støttepersonel og omtrent 50 journalister. Der kan dog til enkelte ministermøder være op til omtrent 230 mødedeltagere, 250 støttepersonel og 200 journalister (100 journalister i Jylland/Fyn), ligesom der til nogle ministermøder kan være færre end 130 mødedeltagere, færre end 150 støttepersonel og færre end 50 journalister. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme det højeste antal personer, men tilbudsgiver er ikke dermed garanteret, at de ministermøder der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden. Ved ministermøder skal konferencestedet kunne opdeles i tre forskellige funkionsopdelte zoner for hhv. ministre og delegerede, pressen samt mixed-zone.

Embedsmøder/konferencer
Antallet af deltagere til embedsmøder/konferencer er usikkert. Ligeledes er antallet af embedsmøder/konferencer forbundet med betydelig usikkerhed. Til visse embedsmøder/konferencer vil der være under 100 deltagere, mens der til andre kan være op til 600 deltagere. Der forventes ikke at deltage støttepersonel eller journalister til embedsmøder/konferencer. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme op til 600 personer, men tilbudsgiver er ikke garanteret, at de embedsmøder/konferencer der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden.
De dele af konferencestedet, hvor der foregår mødeaktivitet relateret til EU-formandskabet, skal kunne afspærres til én sikkerhedszone med eksklusiv adgang for udvalgte personer.

Catering
Tilbudsgiver skal kunne akkommodere forplejning til de varslede mødedeltagere til de enkelte møder – herunder ministre, delegerede, pressefolk og støttepersonale, i henhold til kravene hertil, som beskrevet i udbudsmaterialet.

IT- og AV-udstyr
Tilbudsgiver skal desuden stille IT- og AV-udstyr til rådighed til afvikling af ministermøder og embedsmøder/konferencer i henhold til kravene hertil, som er beskrevet i udbudsmaterialet.

Den i udbudsbekendtgørelsen angivne varighed er udtryk for EU-formandskabets varighed. Den konkrete varighed af hver enkelt delaftale er angivet i beskrivelsen af delaftalerne.

Den i udbudsbekendtgørelsen angivne værdi er udtryk for ordregivers skøn over den anslåede værdi. Skønnet er baseret på priserne til det seneste EU-formandskab og de estimerede markedspriser for konferenceydelser. Skønnet er dog forbundet med betydelig usikkerhed grundet usikkerheden om priserne på markedet og prisudviklingen siden det seneste EU-formandskab.

Kontrakten er udbudt som en offentlig kontrakt, idet kontraktens hovedelement består i tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i den for delaftalen angivne periode, hvilket Leverandøren er garanteret et fast vederlag for. Ordregiver er dog berettiget til at reducere det forventede antal møder på hver delaftale, ligesom ordregiver er berettiget til at afholde flere møder på en delaftale, end ordregiver har angivet som sin forventning. Som følge af, at den udbudte kontrakt indeholder visse elementer, der har rammeaftale-lignende karakter, har ordregiver angivet både den anslåede og den maksimale værdi nedenfor og i feltet herfor i denne bekendtgørelse:

Den anslåede og maksimale værdi af hver enkelt delaftale er som følger:
Delaftale 1) 8 (anslået værdi) - 12 mio. (maksimal værdi),
Delaftale 2) 10 (anslået værdi) - 15 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 3) 25 (anslået værdi) -37 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 4) 5 (anslået værdi) - 8 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 5) 12 (anslået værdi) – 18 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 6) 20 (anslået værdi) - 30 mio. (maksimal værdi)

Kontrakten samlede maksimale værdi er angivet i nærværende bekendtgørelse og udgør DKK 120.000.000. Det bemærkes, at værdien er angivet i et felt tiltænkt rammeaftaler, men at der som beskrevet ovenfor er tale om en offentlig kontrakt.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet er omfattet af light-regimet og afvikles som udgangspunkt efter proceduren for et offentligt udbud. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at gennemføre forhandlinger. Proceduren er beskrevet indgående i udbudsbetingelserne, der er en del af udbudsmaterialet.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kunden forbeholder sig retten til at foretage en baggrundsundersøgelse af Leverandørens og eventuelle underleverandørers medarbejdere, med henblik på at sikre, at disse – ud fra sikkerhedsmæssige hensyn – kan godkendes til at medvirke til Kontraktens opfyldelse. Leverandørens og eventuelle underleverandørers medarbejdere vil blive bedt om at afgive en samtykkeerklæring hertil, såfremt Kunden vurderer, at der er behov for at foretage en baggrundsundersøgelse.
Ligeledes forbeholder Kunden sig at kræve, at visse af Leverandørens medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, herunder underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler.

Yderligere oplysninger

Konferencestedet betales et fast vederlag for tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i den periode, som delaftalen vedrører. Derudover betales konferencestedet et vederlag pr. dag eller pr. halve dag pr. deltager for de konkrete ministermøder eller embedsmøder/konferencer, som afholdes i den pågældende periode, samt særskilt vederlag for de konkrete tilkøbsmuligheder og den catering, som ordregiver konkret bestiller

Ministermøder
Det er ordregivers forventning, at der almindeligvis til et ministermøde vil være omtrent 130 mødedeltagere, omtrent 150 støttepersonel og omtrent 50 journalister. Der kan dog til enkelte ministermøder være op til omtrent 230 mødedeltagere, 250 støttepersonel og 200 journalister (100 journalister i Jylland/Fyn), ligesom der til nogle ministermøder kan være færre end 130 mødedeltagere, færre end 150 støttepersonel og færre end 50 journalister. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme det højeste antal personer, men tilbudsgiver er ikke dermed garanteret, at de ministermøder der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden. Ved ministermøder skal konferencestedet kunne opdeles i tre forskellige funkionsopdelte zoner for hhv. ministre og delegerede, pressen samt mixed-zone.

Embedsmøder/konferencer
Antallet af deltagere til embedsmøder/konferencer er usikkert. Ligeledes er antallet af embedsmøder/konferencer forbundet med betydelig usikkerhed. Til visse embedsmøder/konferencer vil der være under 100 deltagere, mens der til andre kan være op til 600 deltagere. Der forventes ikke at deltage støttepersonel eller journalister til embedsmøder/konferencer. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme op til 600 personer, men tilbudsgiver er ikke garanteret, at de embedsmøder/konferencer der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden.
De dele af konferencestedet, hvor der foregår mødeaktivitet relateret til EU-formandskabet, skal kunne afspærres til én sikkerhedszone med eksklusiv adgang for udvalgte personer.

Catering
Tilbudsgiver skal kunne akkommodere forplejning til de varslede mødedeltagere til de enkelte møder – herunder ministre, delegerede, pressefolk og støttepersonale, i henhold til kravene hertil, som beskrevet i udbudsmaterialet.

IT- og AV-udstyr
Tilbudsgiver skal desuden stille IT- og AV-udstyr til rådighed til afvikling af ministermøder og embedsmøder/konferencer i henhold til kravene hertil, som er beskrevet i udbudsmaterialet.

Den i udbudsbekendtgørelsen angivne varighed er udtryk for EU-formandskabets varighed. Den konkrete varighed af hver enkelt delaftale er angivet i beskrivelsen af delaftalerne.

Den i udbudsbekendtgørelsen angivne værdi er udtryk for ordregivers skøn over den anslåede værdi. Skønnet er baseret på priserne til det seneste EU-formandskab og de estimerede markedspriser for konferenceydelser. Skønnet er dog forbundet med betydelig usikkerhed grundet usikkerheden om priserne på markedet og prisudviklingen siden det seneste EU-formandskab.

Kontrakten er udbudt som en offentlig kontrakt, idet kontraktens hovedelement består i tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i den for delaftalen angivne periode, hvilket Leverandøren er garanteret et fast vederlag for. Ordregiver er dog berettiget til at reducere det forventede antal møder på hver delaftale, ligesom ordregiver er berettiget til at afholde flere møder på en delaftale, end ordregiver har angivet som sin forventning. Som følge af, at den udbudte kontrakt indeholder visse elementer, der har rammeaftale-lignende karakter, har ordregiver angivet både den anslåede og den maksimale værdi nedenfor og i feltet herfor i denne bekendtgørelse:

Den anslåede og maksimale værdi af hver enkelt delaftale er som følger:
Delaftale 1) 8 (anslået værdi) - 12 mio. (maksimal værdi),
Delaftale 2) 10 (anslået værdi) - 15 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 3) 25 (anslået værdi) -37 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 4) 5 (anslået værdi) - 8 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 5) 12 (anslået værdi) – 18 mio.(maksimal værdi),
Delaftale 6) 20 (anslået værdi) - 30 mio. (maksimal værdi)

Kontrakten samlede maksimale værdi er angivet i nærværende bekendtgørelse og udgør DKK 120.000.000. Det bemærkes, at værdien er angivet i et felt tiltænkt rammeaftaler, men at der som beskrevet ovenfor er tale om en offentlig kontrakt.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage angående udbud omfattet af udbudslovens afsnit III:

Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i udbudsbekendtgørelsen.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/

Andre supplerende oplysninger

Udenrigsministeriet har modtaget en række spørgsmål til udbudsmaterialet, og besvarelsen heraf har været omfattende. Besvarelsen af spørgsmålene er offentliggjort i udbudssystemet den 22. marts 2024.

For at give tilbudsgiverne tid til at orientere sig i de afgivne svar, og til at tage højde for oplysningerne i de besvarede spørgsmål i forbindelse med udarbejdelsen af tilbud, har Udenrigsministeriet valgt at udskyde tilbudsfristen fra den 8. april kl. 12.00 til den 15. april kl. 12.00.

Samtidig har Udenrigsministeriet valgt at udskyde fristen for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet til den 3. april kl. 14.00.