Udbud af Host broadcast ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025

Kort beskrivelse

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, et møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en åbningsceremoni, samt to topmøder. Disse møder forventes at tiltrække mediebevågenhed, og derfor skal formandskabet have en officiel leverandør af TV-tjenester; en host broadcaster. Host broadcasteren skal levere TV-signaler og -optagelser til akkrediterede TV-stationer samt på bestilling til andre TV-stationer af de større møder i Danmark.

Kontrakten vil omfatte levering af host broadcast (HBC)-ydelser, herunder den nødvendige teknik, opstilling, montering og installation samt servicering og betjening af det benyttede udstyr. HBC-opgaven vil bl.a. indebære at etablere, producere og levere TV-dækning i lyd og billeder til Europe by Satellite (EbS) og ti anvendelse af alle akkrediterede medier, at levere direkte transmission fra doorsteps og officielle pressekonferencer ved ministermøder, topmøder og Kommissionens besøg, samt at levere den tekniske infrastruktur, inkl. opsætning og nedtagning, som er nødvendig for opgavens tilvejebringelse.

Opgavens omfang er nærmere beskrevet i Kontrakten inkl. bilag hertil.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 27. oktober 2024. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes.

Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Virksomheder, der er er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke- samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA eller øvrige handelsaftaler, er afskåret fra at deltage i udbuddet, jf. udbudslovens § 134 a.

VEDR. ESPD:
Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver, der indleverer tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD- dokument dog være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD- dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste. Se nærmere om den efterspurgte dokumentation i udbudsbetingelsernes pkt. 8.1.


VEDR. DEN FORVENTEDE KONTRAKTVÆRDI:
Den anslåede kontraktværdi estimeres til DKK 12.000.000 og repræsenterer ordregivers bedste skøn over de nødvendige ressourcer til at levere grundydelsen og optionerne fra kontraktens indgåelse til dens afslutning. Skønnet er baseret på priserne til det seneste danske EU-formandskab i 2012, hvor HBC-kontraktens værdi endte på 7.500.000 DKK. Skønnet er således opjusteret med 4,5 mio. kr., hvilket dels bunder i, at antallet af uformelle ministermøder på dansk jord er gået fra otte i 2012 til 15 i 2025, dels at Danmark udover disse forventer at skulle afholde to topmøder under formandskabsperioden. I skønnet er desuden indregnet inflationsstyrede prisstigninger siden 2012.

VEDR. ANSLÅET VARIGHED:
Varigheden forventes at være fra den primo januar 2025 til 31. december 2025, dvs. mindre end 12 måneder.

ØVRIGE OPLYSNINGER:
Den i udbudsbekendtgørelsen pkt. 5.1.12 angivne frist kan være angivet i tidszonen UTC. Det skal derfor for god ordens skyld understreges, at tilbudsfristen er den 5. november 2024, kl. 13:00 dansk tid (tidszonen CET), som det også er angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 2.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav, under den forudsætning at anmodningen ikke strider med de udbudsretlige principper.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer (http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og
russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Forud for udbuddet er der gennemført en markedsdialog. Relevant materiale findes via det elektroniske udbudssystem via forhåndsmeddelelse nr. 147105-2024.

VEDR. INVESTERINGSSCREENING: Tilbudsgivere opfordres til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven.
Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.
Det er tilbudsgivers ansvar at ansøge om og opnå tilladelse, hvis dennes indgåelse af kontrakten er omfattet af loven. Se yderligere herom i udbudsbetingelsernes pkt. 9.2.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 27. oktober 2024. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes.

Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Virksomheder, der er er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke- samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA eller øvrige handelsaftaler, er afskåret fra at deltage i udbuddet, jf. udbudslovens § 134 a.

VEDR. ESPD:
Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver, der indleverer tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD- dokument dog være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD- dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste. Se nærmere om den efterspurgte dokumentation i udbudsbetingelsernes pkt. 8.1.


VEDR. DEN FORVENTEDE KONTRAKTVÆRDI:
Den anslåede kontraktværdi estimeres til DKK 12.000.000 og repræsenterer ordregivers bedste skøn over de nødvendige ressourcer til at levere grundydelsen og optionerne fra kontraktens indgåelse til dens afslutning. Skønnet er baseret på priserne til det seneste danske EU-formandskab i 2012, hvor HBC-kontraktens værdi endte på 7.500.000 DKK. Skønnet er således opjusteret med 4,5 mio. kr., hvilket dels bunder i, at antallet af uformelle ministermøder på dansk jord er gået fra otte i 2012 til 15 i 2025, dels at Danmark udover disse forventer at skulle afholde to topmøder under formandskabsperioden. I skønnet er desuden indregnet inflationsstyrede prisstigninger siden 2012.

VEDR. ANSLÅET VARIGHED:
Varigheden forventes at være fra den primo januar 2025 til 31. december 2025, dvs. mindre end 12 måneder.

ØVRIGE OPLYSNINGER:
Den i udbudsbekendtgørelsen pkt. 5.1.12 angivne frist kan være angivet i tidszonen UTC. Det skal derfor for god ordens skyld understreges, at tilbudsfristen er den 5. november 2024, kl. 13:00 dansk tid (tidszonen CET), som det også er angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 2.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav, under den forudsætning at anmodningen ikke strider med de udbudsretlige principper.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer (http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og
russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Forud for udbuddet er der gennemført en markedsdialog. Relevant materiale findes via det elektroniske udbudssystem via forhåndsmeddelelse nr. 147105-2024.

VEDR. INVESTERINGSSCREENING: Tilbudsgivere opfordres til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven.
Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.
Det er tilbudsgivers ansvar at ansøge om og opnå tilladelse, hvis dennes indgåelse af kontrakten er omfattet af loven. Se yderligere herom i udbudsbetingelsernes pkt. 9.2.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.