Renovering af stole i Aulaen på Aarhus Universitet

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører renovering af 430 stole i Aulaen – bygningerne 1412 ved Aarhus Universitet.
I udbuddet er en option på renovering af op til 60 yderligere stole + option på tilkøb af koblingsbeslag.
Ca. 30 stole i optionen leveres uden koblingsbeslag, se tilbudslisten.

Baggrunden for at koblingsbeslag er lagt ind som en option er grundet de materiale- og funktionsmæssige krav til beslaget, der dertil kan kræve specialtilpasning til de eksisterende stoles geometri. Beslaget forudsættes testet af driftspersonalet ifm. godkendelsen af prøvestolene. Skulle koblingsbeslaget mod forventning ikke kunne godtages, vil alternative beslag indgå som bygherreleverance.

I forbindelse med kontraktindgåelse får tilbudsgiver 2 stole med sig, som denne skal istandsætte som udfaldskrav for snedker- og polstrerarbejderne i den resterende leverance.

Stolene forudsættes istandsat i istandsættelsesrunder, hvor der før hver runde afleveres et aftalt antal stole til tilbudsgiver, og hvor dette antal leveres samlet tilbage som delleverance. Ved aflevering af en delleverance afholdes en afleveringsforretning, hvor stolene gennemgås for fejl og mangler. Eventuelle stole med fejl eller mangler beholdes af leverandøren, der udbedrer fejl og mangler samtidigt
med den næste istandsættelsesrunde. Ved sidste istandsættelserunde skal eventuelle fejl og mangler være udbedret inden 4 uger.

Der kan maksimalt udleveres 90 stole pr. istandsættelsesrunde.
Der kan maksimalt afholdes 8 afleveringsforretninger ifm. delleverancer. Hertil kommer modtagelse og godkendelse evt. enkeltstole efter sidste afleveringsforretning.

Såfremt option udnyttes på istandsættelse af yderligere op til 60 stole, vil dette arbejde iværksættes efter sidste afleveringsforretning for de 430 stole. Tidsplan herfor aftales efterfølgende.

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen udfylde og vedlægge ESPD (det fælles europæiske udbudsdokument) i Ethics som et foreløbigt bevis for:
• At Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene
• At Tilbudsgiver opfylder egnethedskravene

Oplysningerne danner grundlag for Ordregivers vurdering af, om Tilbudsgiver skal udelukkes fra at deltage i udbuddet, og om Tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte Aftale.
---
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137

Den/De frivillige udelukkelsesgrunde er:
• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller ar-bejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88,
• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insol-vens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet ind-stillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,
Såfremt Tilbudsgiver er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren.

Dokumentation – Personlige forhold
Fremsendes når Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har Serviceattest eller tilsvarende dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

Serviceattesten må maksimalt være udstedt 12 måneder før tilbudsfristen.

Indhentning af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen tager normalt mellem 2-3 uger

1.1 Dokumentation for egnethed og udelukkelse
Før tildeling af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, Tilbudsgiver skal fremsætte en af nedenstående:
o Fremlæggelse af relevante erklæringer fra et pengeinstitut eller dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring.

o Fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret.

o Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning eller omsætningen inden for det område, som kontrakten vedrører, i indtil de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed.

• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)
o Formular – Konsortieerklæring

• Tro og love-erklæring ang. Rusland

Når Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen
En Tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders ”økonomiske og finansielle formåen” og/eller ”tekniske og faglige formåen” i relation til opfyldelse af Aftalen eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene.

Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne.

Virksomheden skal udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Ordregiveren, at virksomheden råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD-dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende.

Det skal fremgå om der er tale om støtte i ”økonomisk og finansiel formåen” og/eller ”teknisk og faglig formåen” samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for Tilbudsgiveren.

Såfremt Tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds ”tekniske og faglige formåen” er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed, der udfører den del af Aftalen, hvormed der støttes.

Baserer Tilbudsgiver sig på andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne eller disse virksomheder:

1) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde eller de frivillige udelukkelsesgrunde, der er anført i nærværende udbudsbetingelsers jf. afsnit 2.3, punkt A ovenfor.

2) Opfylder de relevante minimumskrav til egnethed, jf. afsnit 2.3, punkt B og C ovenfor.

Vedlæggelse af ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder)
Hvis Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt i ESPD’et, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Or-dregiver, med bindende virkning over for konsortiet, kan indgå Aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Aftale.

Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel ”økonomisk og finansiel formåen” som ”teknisk og faglig formåen” oplyses i ESPD’et.

Dertil skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde samt de frivillige udelukkelsesgrunde ved at hvert medlem af sammenslutningen udfylder et ESPD.

Vedlæggelse af Formular – Konsortieerklæring
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Aftale.

Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Fremsendelse af ”Tro- og love-erklæring ang. Rusland”
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse udfyldes ”Tro og love-erklæring ang. Rusland”.

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen udfylde og vedlægge ESPD (det fælles europæiske udbudsdokument) i Ethics som et foreløbigt bevis for:
• At Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene
• At Tilbudsgiver opfylder egnethedskravene

Oplysningerne danner grundlag for Ordregivers vurdering af, om Tilbudsgiver skal udelukkes fra at deltage i udbuddet, og om Tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte Aftale.
---
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137

Den/De frivillige udelukkelsesgrunde er:
• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller ar-bejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88,
• Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insol-vens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet ind-stillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,
Såfremt Tilbudsgiver er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren.

Dokumentation – Personlige forhold
Fremsendes når Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har Serviceattest eller tilsvarende dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

Serviceattesten må maksimalt være udstedt 12 måneder før tilbudsfristen.

Indhentning af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen tager normalt mellem 2-3 uger

1.1 Dokumentation for egnethed og udelukkelse
Før tildeling af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, Tilbudsgiver skal fremsætte en af nedenstående:
o Fremlæggelse af relevante erklæringer fra et pengeinstitut eller dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring.

o Fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret.

o Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning eller omsætningen inden for det område, som kontrakten vedrører, i indtil de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed.

• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)
o Formular – Konsortieerklæring

• Tro og love-erklæring ang. Rusland

Når Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen
En Tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders ”økonomiske og finansielle formåen” og/eller ”tekniske og faglige formåen” i relation til opfyldelse af Aftalen eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene.

Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne.

Virksomheden skal udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Ordregiveren, at virksomheden råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD-dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende.

Det skal fremgå om der er tale om støtte i ”økonomisk og finansiel formåen” og/eller ”teknisk og faglig formåen” samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for Tilbudsgiveren.

Såfremt Tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds ”tekniske og faglige formåen” er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed, der udfører den del af Aftalen, hvormed der støttes.

Baserer Tilbudsgiver sig på andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne eller disse virksomheder:

1) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde eller de frivillige udelukkelsesgrunde, der er anført i nærværende udbudsbetingelsers jf. afsnit 2.3, punkt A ovenfor.

2) Opfylder de relevante minimumskrav til egnethed, jf. afsnit 2.3, punkt B og C ovenfor.

Vedlæggelse af ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder)
Hvis Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt i ESPD’et, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Or-dregiver, med bindende virkning over for konsortiet, kan indgå Aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Aftale.

Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel ”økonomisk og finansiel formåen” som ”teknisk og faglig formåen” oplyses i ESPD’et.

Dertil skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde samt de frivillige udelukkelsesgrunde ved at hvert medlem af sammenslutningen udfylder et ESPD.

Vedlæggelse af Formular – Konsortieerklæring
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Aftale.

Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Fremsendelse af ”Tro- og love-erklæring ang. Rusland”
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse udfyldes ”Tro og love-erklæring ang. Rusland”.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud.

• Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation.

• Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

• Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

• Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.