Rejsebureauydelser (2024)

Kort beskrivelse

SKI udbyder rammeaftalen 16.05 Rejsebureauydelser, som omfatter følgende ydelser:

Sortimentet omfatter rejsebureauydelser til booking af flyrejser, hotelophold, togrejser, billeje, færge mv. telefonisk, på e-mail eller via online bestilling.

Aftalen er inddelt i tre forskellige servicepakker, som de offentlige kunder skal vælge imellem:

Basispakken: Leverandøren skal levere et onlinebestillingssystem suppleret med mulighed for ”offline” betjening via e-mail og telefonisk bestilling.
Inhouse-pakken: Leverandøren skal stille et GDS-bestillingssystem til rådighed. Den rejsende bestiller sin rejse igennem egen lokal in house-medarbejder. In house-medarbejderen kan få support af leverandøren.
Implant-pakken: Kunden vælger at oprette et internt rejsekontor i organisationen, som betjenes af en medarbejder, der er ansat hos leverandøren.

Aftalen giver mulighed for bestilling af grupperejser, ændring og annullering af rejse, bestilling og udlevering af visum samt 24 timers service og bestilling.
Aftalen understøtter endvidere samspil med statens RejsUd-system.

Beskrivelse af udbuddet

SKI udbyder rammeaftalen 16.05 Rejsebureauydelser, som omfatter følgende ydelser:

Sortimentet omfatter rejsebureauydelser til booking af flyrejser, hotelophold, togrejser, billeje, færge mv. telefonisk, på e-mail eller via online bestilling.

Aftalen er inddelt i tre forskellige servicepakker, som de offentlige kunder skal vælge imellem:

Basispakken: Leverandøren skal levere et onlinebestillingssystem suppleret med mulighed for ”offline” betjening via e-mail og telefonisk bestilling.
Inhouse-pakken: Leverandøren skal stille et GDS-bestillingssystem til rådighed. Den rejsende bestiller sin rejse igennem egen lokal in house-medarbejder. In house-medarbejderen kan få support af leverandøren.
Implant-pakken: Kunden vælger at oprette et internt rejsekontor i organisationen, som betjenes af en medarbejder, der er ansat hos leverandøren.

Aftalen giver mulighed for bestilling af grupperejser, ændring og annullering af rejse, bestilling og udlevering af visum samt 24 timers service og bestilling.
Aftalen understøtter endvidere samspil med statens RejsUd-system.

Yderligere oplysninger

• ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i “Udelukkelsesgrund” i afsnit 2.1.6 Grund til udelukkelse. ESPD er desuden et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed anført i “Udvælgelseskriterier”.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Hvis tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for at oplysningerne i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed er korrekte, jf. dog om referencer lige nedenfor.

• De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a. Der skal ikke fremlægges dokumentation herfor.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136, og § 137, stk. 1, nr. 2. Der skal fremlægges dokumentation for afgivne oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 2. Dette gælder for tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder. Det fremgår af Europa Kommissionens tjeneste eCertis, hvad må anses som tilstrækkelig dokumentation for den enkelte virksomhed, da det afhænger af virksomhedens hjemland.

• Det fremgår under de enkelte udvælgelseskriterier, hvilken dokumentation der skal fremlægges for de afgivne oplysninger i ESPD.

• Ad afsnit 2.1.3 Værdi: Den skønsmæssige vurdering af rammeaftalens anslåede værdi er baseret på:

• Omsætning og omsætningsudvikling for den tidligere rammeaftale vedr. rejsebureauydelser for staten, udbudt af Økonomistyrelsen
• Omsætning for rejsebureauydelser ved kommunerne
• Forventninger til udviklingen på rejseområdet
• Forventninger til det fremtidige forbrug på rejsebureauydelser (booking & rådgivning mv.)

Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

• Udviklingen i inflation, både bagudrettet og fremadrettet
• Prisstigninger som følge af forøgede lønomkostninger på serviceområdet, som ligger ud over, hvad der er estimeret med i den anslåede værdi.
• Anvendelsesgraden fra aftalens frivillige kunder kan være højere end forventet

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner .

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

• Ad afsnit 5.1.12 Udbudsvilkår - sprog: Tilbud skal være på dansk, men fagtermer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan accepteres.

• Rammeaftalen er omfattet af forbuddet i artikel 5k i EU-forordning 833/2014, og SKI kræver en erklæring fra den tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, jf. nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 16.5.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Samlet årsomsætning: Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet omsætning på minimum DKK 20 mio.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede årsomsætning som summen af årsomsætningen i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes samlet omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen kan fremlægges:
Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår, eller
Revisorpåtegnet erklæring hvoraf det fremgår, at den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad er korrekt

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Finansielle nøgletal: For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditets-grad på minimum 15 %.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen kan fremlægges:
Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår, eller
Revisorpåtegnet erklæring hvoraf det fremgår, at den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad er korrekt

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser referencer på konkrete leverancer, der:
- er udført inden for de seneste 12 måneder før tilbudsfristen
- omfatter gennemførte billettransaktioner af flybilletter
- der tilsammen indeholder minimum 150.000 gennemførte billettransaktioner af flybilletter

Det bemærkes, at en reference i form af en rammeaftale ikke anses at udgøre en konkret levering og derfor ikke opfylder minimumskravet. En kontrakt baseret på en rammeaftale anses dog at vedrøre en konkret levering, og vil derfor kunne opfylde det fastsatte minimumskrav, hvis kontrakten i øvrigt opfylder betingelserne herfor. Se endvidere udbudsbetingelsernes punkt 7.2.2.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal der alene dokumenteres referencer i alt opfylder minimumskravet. Tilsvarende gælder hvis tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

En virksomhed, der afgiver økonomisk og finansiel støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud, skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, og til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den økonomiske og finansielle støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed.

Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig at hæfte solidarisk, og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

En virksomhed der afgiver teknisk og faglig støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den tekniske og faglige støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed.

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar ved kontraktopfyldelse, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, reguleret i relevant omfang. Herudover indeholder rammeaftalen en arbejdsklausul.

• ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i “Udelukkelsesgrund” i afsnit 2.1.6 Grund til udelukkelse. ESPD er desuden et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed anført i “Udvælgelseskriterier”.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Hvis tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

• Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for at oplysningerne i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed er korrekte, jf. dog om referencer lige nedenfor.

• De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a. Der skal ikke fremlægges dokumentation herfor.

• Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136, og § 137, stk. 1, nr. 2. Der skal fremlægges dokumentation for afgivne oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 2. Dette gælder for tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder. Det fremgår af Europa Kommissionens tjeneste eCertis, hvad må anses som tilstrækkelig dokumentation for den enkelte virksomhed, da det afhænger af virksomhedens hjemland.

• Det fremgår under de enkelte udvælgelseskriterier, hvilken dokumentation der skal fremlægges for de afgivne oplysninger i ESPD.

• Ad afsnit 2.1.3 Værdi: Den skønsmæssige vurdering af rammeaftalens anslåede værdi er baseret på:

• Omsætning og omsætningsudvikling for den tidligere rammeaftale vedr. rejsebureauydelser for staten, udbudt af Økonomistyrelsen
• Omsætning for rejsebureauydelser ved kommunerne
• Forventninger til udviklingen på rejseområdet
• Forventninger til det fremtidige forbrug på rejsebureauydelser (booking & rådgivning mv.)

Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

• Udviklingen i inflation, både bagudrettet og fremadrettet
• Prisstigninger som følge af forøgede lønomkostninger på serviceområdet, som ligger ud over, hvad der er estimeret med i den anslåede værdi.
• Anvendelsesgraden fra aftalens frivillige kunder kan være højere end forventet

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner .

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

• Ad afsnit 5.1.12 Udbudsvilkår - sprog: Tilbud skal være på dansk, men fagtermer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan accepteres.

• Rammeaftalen er omfattet af forbuddet i artikel 5k i EU-forordning 833/2014, og SKI kræver en erklæring fra den tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, jf. nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 16.5.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter SKI har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor SKI har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. § 7, stk. 2, nr. 3 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette SKI om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).