Offentligt udbud af kontrakt vedr. etablering og drift af eksternt driftsmiljø til Brugerklubben SBSYS

Kort beskrivelse

Aftalen omfatter hhv. etablering og drift af eksternt driftsmiljø til brug for fremtidig driftsafvikling af hhv. SBSYS- og SBSIP-systemet og omfatter følgende delydelser:
1. Leverancen, jf. Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse som indeholder leverandørens ydelser relateret til etablering af driftsmiljøet, og som udmunder i, at Brugerklubbens udviklingsleverandører kan tage driftsmiljøet i brug.
2. Efterfølgende driftsafvikling af driftsmiljøet og vedligeholdelse af dette, således der sikres stabil driftsafvikling.
3. Skaleringsydelser som, når Brugerklubben får behov for at udvide med antal af servere, eller udvidelse af allerede etablerede serveres kapacitet, kan leveres ved bestilling.
4. Samarbejde med Brugerklubbens øvrige leverandører, herunder særligt med SBSYS- og SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser.
De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i det samlede udbudsmateriale.
Formålet med aftalen er at give Brugerklubben det aftalemæssige fundament ift. at fortsætte udviklingen af de to applikationer SBSYS og SBSIP i henhold til Brugerklubbens vedtagne strategi for udvikling i de kommende år, således der skabes et driftsmæssigt fundament for fremtidig mulighed for, at SBSYS og SBSIP kan driftsafvikles uafhængigt af Brugerklubbens medlemmers lokale driftsmiljøer.
Den udbudte Kontrakt indeholder rammeaftalelignende elementer ift. Brugerklubbens forventede behov for skalering. Ordregiver har ikke et bindende estimat for anvendelsen af disse skaleringsydelser, hvorfor Kontrakten udbydes som en rammeaftale. Kontraktens varighed er således begrænset til 48 måneder.
Kontraktens forventede totale volumen er estimeret til mellem 8 - 10 mio. DKK ekskl. moms. Den forventede volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på estimater baseret på en as-is analyse af Brugerklubbens medlemmers eksisterende 43 driftsmiljøer, hvorfor den ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede årsomsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
• Dokumentation for kvalitetssikringsstandarder kan ske ved fremlæggelse af certifikater fra et uafhængigt organ til bekræftelse af, at Tilbudsgiver opfylder det stillede krav.

Informationsmøde
Ordregiver vil på et informationsmøde orientere om Brugerklubben SBSYS, baggrunden for udbuddet samt præsentere udbudsmaterialet og Brugerklubbens forventninger til kontrakten samt gennemførelsen af udbudsprocessen.
Informationsmødet afholdes fredag den 10.01.2025, kl. 12.30 - 14.00 via Teams. Informationsmødet afholdes på dansk.
Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet ETHICS senest den 09.01.2025, kl. 12.00 ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes ansøger for hver af de tilmeldte oplyse navn, e-mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning.

Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation” . Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade Kontraktbilag 14 – Spørgsmål og svar.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

Ordregiver udbyder kontrakten som én samlet aftale. Brugerklubben har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser og bedre forpligtende samarbejder med leverandører. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave og Brugerklubbens eksisterende driftsforhold med to applikationsleverandører, vurderes det hensigtsmæssigt med en samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Yderligere oplysninger

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Gennemsnitlig årsomsætning: Den økonomiske aktørs gennemsnitlige årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmodes om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:
Det er et mindstekrav, at den gennemsnitlige årsomsætning er på mindst otte (8) millioner DKK baseret på de tre (3) seneste afsluttede regnskabsår.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Certifikater udstedt af uafhængige organer vedrørende kvalitetssikringsstandarder: Tilbudsgiver skal være i besiddelse af certifikater fra et uafhængigt organ til bekræftelse af, at Tilbudsgiver opfylder følgende kvalitetssikringsstandarder:
ISO 27001 eller tilsvarende.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver dokumenterer mindst en (1) reference vedr. etablering og driftsafvikling af et offentligt system med følsomme data til en kommune og/eller region.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134 a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Hvis disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede årsomsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
• Dokumentation for kvalitetssikringsstandarder kan ske ved fremlæggelse af certifikater fra et uafhængigt organ til bekræftelse af, at Tilbudsgiver opfylder det stillede krav.

Informationsmøde
Ordregiver vil på et informationsmøde orientere om Brugerklubben SBSYS, baggrunden for udbuddet samt præsentere udbudsmaterialet og Brugerklubbens forventninger til kontrakten samt gennemførelsen af udbudsprocessen.
Informationsmødet afholdes fredag den 10.01.2025, kl. 12.30 - 14.00 via Teams. Informationsmødet afholdes på dansk.
Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet ETHICS senest den 09.01.2025, kl. 12.00 ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes ansøger for hver af de tilmeldte oplyse navn, e-mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning.

Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation” . Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade Kontraktbilag 14 – Spørgsmål og svar.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

Ordregiver udbyder kontrakten som én samlet aftale. Brugerklubben har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser og bedre forpligtende samarbejder med leverandører. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave og Brugerklubbens eksisterende driftsforhold med to applikationsleverandører, vurderes det hensigtsmæssigt med en samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.

Kort beskrivelse

Aftalen omfatter hhv. etablering og drift af eksternt driftsmiljø til brug for fremtidig driftsafvikling af hhv. SBSYS- og SBSIP-systemet og omfatter følgende delydelser: 1. Leverancen, jf. Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse som indeholder leverandørens ydelser relateret til etablering af driftsmiljøet, og som udmunder i, at Brugerklubbens udviklingsleverandører kan tage driftsmiljøet i brug. 2. Efterfølgende driftsafvikling af driftsmiljøet og vedligeholdelse af dette, således der sikres stabil driftsafvikling. 3. Skaleringsydelser som, når Brugerklubben får behov for at udvide med antal af servere, eller udvidelse af allerede etablerede serveres kapacitet, kan leveres ved bestilling. 4. Samarbejde med Brugerklubbens øvrige leverandører, herunder særligt med SBSYS- og SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser. De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i det samlede udbudsmateriale. Formålet med aftalen er at give Brugerklubben det aftalemæssige fundament ift. at fortsætte udviklingen af de to applikationer SBSYS og SBSIP i henhold til Brugerklubbens vedtagne strategi for udvikling i de kommende år, således der skabes et driftsmæssigt fundament for fremtidig mulighed for, at SBSYS og SBSIP kan driftsafvikles uafhængigt af Brugerklubbens medlemmers lokale driftsmiljøer. Den udbudte Kontrakt indeholder rammeaftalelignende elementer ift. Brugerklubbens forventede behov for skalering. Ordregiver har ikke et bindende estimat for anvendelsen af disse skaleringsydelser, hvorfor Kontrakten udbydes som en rammeaftale. Kontraktens varighed er således begrænset til 48 måneder. Kontraktens forventede totale volumen er estimeret til mellem 8 - 10 mio. DKK ekskl. moms. Den forventede volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på estimater baseret på en as-is analyse af Brugerklubbens medlemmers eksisterende 43 driftsmiljøer, hvorfor den ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4; 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.