Genudbud af konferenceydelser til EU-formandskabet

Udenrigsministeriet

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet søger derfor konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dette er det samlede estimat, og det omfatter således også de møder, der skal afholdes udenfor København, og som ikke er omfattet af nærværende udbud. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde. Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet. Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søger derfor ét konferencested i Københavnsområdet, der kan dække behovet i København. Nærværende udbud omfatter alene mødeaktiviteten i København, idet mødeaktiviteten i Jylland eller på Fyn er omfattet af et andet udbud, som Udenrigsministeriet tidligere har offentliggjort. Aftalen udbydes under én samlet aftale, idet Udenrigsministeriet har vurderet, at det er økonomisk mest fordelagtige at indkøbe ydelserne under én aftale, navnlig henset til stordriftsfordelene ved én samlet aftale. Tildelingsproceduren er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet samt nedenfor i denne bekendtgørelse, i afsnittet "udvidet beskrivelse". Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Aftalen omfatter tre perioder, hvor Udenrigsministeriet har brug for tilrådighedsstillelse af konferencestedet. Den første periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den. 11. juli 2025 – 25. juli 2025 (begge dage inklusiv). I denne periode forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes fire ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference på konferencestedet. Den anden periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 22. august 2025 – 30. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes seks ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes tre embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Den tredje periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 1. november 2025 - 30. november 2025 (begge dage inkl.). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes syv embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Et møde vil forventeligt vare én eller to dage. Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F, hvor EU-formandskabets mødekalender er illustreret.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2024-06-18. Indkøbet blev offentliggjort på 2024-05-16.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2024-05-16 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2024-05-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Genudbud af konferenceydelser til EU-formandskabet
Referencenummer: 4030616 II
Kort beskrivelse:
Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet søger derfor konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dette er det samlede estimat, og det omfatter således også de møder, der skal afholdes udenfor København, og som ikke er omfattet af nærværende udbud. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde. Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet. Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søger derfor ét konferencested i Københavnsområdet, der kan dække behovet i København. Nærværende udbud omfatter alene mødeaktiviteten i København, idet mødeaktiviteten i Jylland eller på Fyn er omfattet af et andet udbud, som Udenrigsministeriet tidligere har offentliggjort. Aftalen udbydes under én samlet aftale, idet Udenrigsministeriet har vurderet, at det er økonomisk mest fordelagtige at indkøbe ydelserne under én aftale, navnlig henset til stordriftsfordelene ved én samlet aftale. Tildelingsproceduren er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet samt nedenfor i denne bekendtgørelse, i afsnittet "udvidet beskrivelse". Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Aftalen omfatter tre perioder, hvor Udenrigsministeriet har brug for tilrådighedsstillelse af konferencestedet. Den første periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den. 11. juli 2025 – 25. juli 2025 (begge dage inklusiv). I denne periode forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes fire ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference på konferencestedet. Den anden periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 22. august 2025 – 30. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes seks ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes tre embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Den tredje periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 1. november 2025 - 30. november 2025 (begge dage inkl.). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes syv embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Et møde vil forventeligt vare én eller to dage. Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F, hvor EU-formandskabets mødekalender er illustreret.
Vis mere
Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: Hotel — møde- og konferencetjenester 📦
Anslået værdi uden moms: 55 000 000 DKK 💰
Andre begrænsninger af opfyldelsesstedet: Hvor som helst i det pågældende land
Oplysninger om partier
Maksimalt antal partier, der kan tildeles én tilbudsgiver: 1
Der kan afgives bud for alle partier ✅
Beskrivelse
Intern ID: 1
Titel: Genudbud af konferenceydelser til EU-formandskabet - Københavnsområdet
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Beskrivelse af udbuddet: Der henvises til beskrivelsen af aftalen i nærværende bekendtgørelse.
Hovedsted eller sted for udførelsen:
Der stilles krav til det tilbudte konferencesteds placering. Se beskrivelsen af aftalen.
Land: Danmark 🇩🇰
Varighed
Startdato: 2025-07-11 📅
Slutdato: 2025-11-30 📅
Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 30
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 35
Kvalitetskriterium (navn): Catering
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Fleksibilitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000
Beskrivelse
Hovedsted eller sted for udførelsen:
Der stilles krav til det tilbudte konferencesteds placering. Der henvises til beskrivelsen af aftalen og til udbudsmaterialet.

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:
Udbuddet er omfattet af light-regimet og afvikles som udgangspunkt efter proceduren for et offentligt udbud. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at gennemføre forhandlinger. Proceduren er beskrevet indgående i udbudsbetingelserne, der er en del af udbudsmaterialet.
Vis mere
Retsgrundlag:
Udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU).
Udbuddet er omfattet af udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer), som implementerer udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU).
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2024-06-18 10:00:00 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6 måneder
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling ✅
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2024-06-04 12:00:00 📅
Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)
Udbudsbetingelser
Kontrakten indeholder gennemførelsesbetingelser ✅

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
Positiv egenkapital: Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet indlevere oplysninger om virksomhedens egenkapital i den seneste disponible årsrapport / årsregnskab, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport / årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab.
Vis mere
Omsætning: Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet indlevere oplysninger om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport / årsregnskab, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport / årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 5.000.000 i den seneste disponible årsrapport / årsregnskab. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport / årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport / årsregnskab.] Såfremt tilbudsgiveren ved tilbudsafgivelsen baserer sig på en støtteenheds formåen, skal der ligeledes indleveres en støtteerklæring, hvori den eller de enheder, som tilbudsgiveren baserer sig på, erklærer, at tilbudsgiveren kan basere sig på den pågældende enheds formåen. Enheder, hvis økonomiske og finansielle formåen tilbudsgiveren baserer sig på, skal endvidere erklære, at de hæfter solidarisk med tilbudsgiver for kontraktens gennemførelse, såfremt denne bliver tildelt kontrakten. Støtteerklæringen skal indleveres sammen med ansøgningen. Skabelonen til støtteerklæringen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
Vis mere
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
Kunden forbeholder sig retten til at foretage en baggrundsundersøgelse af Leverandørens og eventuelle underleverandørers medarbejdere, med henblik på at sikre, at disse – ud fra sikkerhedsmæssige hensyn – kan godkendes til at medvirke til Kontraktens opfyldelse. Leverandørens og eventuelle underleverandørers medarbejdere vil blive bedt om at afgive en samtykkeerklæring hertil, såfremt Kunden vurderer, at der er behov for at foretage en baggrundsundersøgelse. Ligeledes forbeholder Kunden sig at kræve, at visse af Leverandørens medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, herunder underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler.
Vis mere
Betingelser for deltagelse
Udelukkelsesgrund:
Aktiver, der administreres af en kurator
Betaling af skatter og afgifter
Betaling af socialsikringsbidrag
+ 15 mere
Børnearbejde og andre former for menneskehandel
Deltagelse i en kriminel organisation
Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure
En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret
Erhvervsvirksomheden er indstillet
Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure
Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
Insolvens
Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren
Konkurs
Korruption
Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
Svig
Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet
Tvangsakkord uden for konkurs
Beskrivelse af udelukkelsesgrunde:
Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 2.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 5.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 3.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 6.
Udbudslovens § 136, nr. 3.
Udbudslovens § 136, nr. 1.
Udbudslovens § 136, nr. 2.
Udbudslovens § 136, nr. 4.
Udbudslovens § 135, stk. 3.
Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 4.

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Udenrigsministeriet
Nationalt registreringsnummer: 4024777
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1402
Postby: København K
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Thomas Lund-Andersen
E-mail: thomlu@um.dk 📧
Telefon: +45 33920712 📞
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/281426 🌏
Kommunikation
URL til dokumenter: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=403015&B= 🌏
URL for deltagelse: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=403015&B= 🌏
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger
Konferencestedet betales et fast vederlag for tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i den angivne periode. Derudover betales konferencestedet et vederlag pr. dag eller pr. halve dag pr. deltager for de konkrete ministermøder eller embedsmøder/konferencer, som afholdes i den pågældende periode, samt særskilt vederlag for de konkrete tilkøbsmuligheder og den catering, som ordregiver konkret bestiller. Ministermøder: Det er ordregivers forventning, at der almindeligvis til et ministermøde vil være omtrent 130 mødedeltagere, omtrent 150 støttepersonel og omtrent 50 journalister. Der kan dog til enkelte ministermøder være op til omtrent 230 mødedeltagere, 250 støttepersonel og 200 journalister, ligesom der til nogle ministermøder kan være færre end 130 mødedeltagere, færre end 150 støttepersonel og færre end 50 journalister. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme det højeste antal personer, men tilbudsgiver er ikke dermed garanteret, at de ministermøder der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden. Ved ministermøder skal konferencestedet kunne opdeles i tre forskellige funkionsopdelte zoner for hhv. ministre og delegerede, pressen samt mixed-zone. Embedsmøder/konferencer: Antallet af deltagere til embedsmøder/konferencer er usikkert. Ligeledes er antallet af embedsmøder/konferencer forbundet med betydelig usikkerhed. Til visse embedsmøder/konferencer vil der være under 100 deltagere, mens der til andre kan være op til 600 deltagere. Der forventes ikke at deltage støttepersonel eller journalister til embedsmøder/konferencer. Konferencestedet skal være dimensioneret til at imødekomme op til 600 personer, men tilbudsgiver er ikke garanteret, at de embedsmøder/konferencer der afholdes på det pågældende Konferencested er i denne størrelsesorden. De dele af konferencestedet, hvor der foregår mødeaktivitet relateret til EU-formandskabet, skal kunne afspærres til én sikkerhedszone med eksklusiv adgang for udvalgte personer. Catering: Tilbudsgiver skal kunne akkommodere forplejning til de varslede mødedeltagere til de enkelte møder – herunder ministre, delegerede, pressefolk og støttepersonale, i henhold til kravene hertil, som beskrevet i udbudsmaterialet. IT- og AV-udstyr: Tilbudsgiver skal desuden stille IT- og AV-udstyr til rådighed til afvikling af ministermøder og embedsmøder/konferencer i henhold til kravene hertil, som er beskrevet i udbudsmaterialet. Den i udbudsbekendtgørelsen angivne varighed er udtryk for EU-formandskabets varighed for så vidt angår de perioder, der vedrører København. Den i udbudsbekendtgørelsen angivne værdi er udtryk for ordregivers skøn over den anslåede værdi. Skønnet er baseret på priserne til det seneste EU-formandskab og de estimerede markedspriser for konferenceydelser. Skønnet er dog forbundet med betydelig usikkerhed grundet usikkerheden om priserne på markedet og prisudviklingen siden det seneste EU-formandskab. Kontrakten er udbudt som en offentlig kontrakt, idet kontraktens hovedelement består i tilrådighedsstillelsen af konferencestedet i de angivne perioder, hvilket Leverandøren er garanteret et fast vederlag for. Ordregiver er dog berettiget til at reducere det forventede antal møder, ligesom ordregiver er berettiget til at afholde flere møder, end ordregiver har angivet som sin forventning. Som følge af, at den udbudte kontrakt indeholder visse elementer, der har rammeaftale-lignende karakter, har ordregiver angivet både den anslåede og den maksimale værdi nedenfor og i feltet herfor i denne bekendtgørelse: Aftalens anslåede værdi er DKK 55.000.000 og den maksimale værdi er DKK 82.000.000. Det bemærkes, at værdien er angivet i et felt tiltænkt rammeaftaler, men at der som beskrevet ovenfor er tale om en offentlig kontrakt.
Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage angående udbud omfattet af udbudslovens afsnit III: Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i udbudsbekendtgørelsen. Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/
Vis mere
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2024/S 096-292095 (2024-05-16)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Byen København Midtjylland Vestjylland
Produkter/tjenester:
Tjenester i forbindelse med hotel,... Hotelvirksomhed Hotel — møde- og konferencetjenester