Biblioteksmaterialer - Danske bøger og noder VEST og ØST

Kort beskrivelse

SKI udbyder 50.05 Biblioteksmaterialer - Danske bøger og noder VEST og ØST. "Danske bøger og noder" er det resterende område af SKI's Rammeaftale 50.05 Biblioteksmaterialer, som pt. står til fornyet udbud. I første halvår af 2024 udbød SKI Rammeaftale 50.05 - Delaftale 2-6, der omfatter "Udenlandske bøger og noder", "Danske og udenlandske seriepublikationer", "Musik, film og spil", "Klargjorte klassesæt og taskebøger" samt "Ikke-klargjorte klassesæt og taskebøger". 50.05 Biblioteksmaterialer - Danske bøger og noder VEST og ØST er opdelt geografisk i 2 delaftaler: Danske bøger og noder VEST omfatter de kunder, som er beliggende i centralbiblioteksområde Roskilde, Odense, Vejle, Herning og Aalborg og Danske bøger og noder ØST omfatter de kunder, som er beliggende i centralbiblioteksområde Gentofte. Se nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 3.1. Sortimentet på delaftalerne Danske bøger og noder VEST og ØST er identisk og omfatter biblioteksmaterialer, samt forskellige klargøringsydelser, der skal sikre, at det indkøbte materiale kan indgå i bibliotekernes materialesamling, uden at bibliotekerne skal foretage sig yderligere, herunder bl.a. forstærkning af bøgerne med omslag, påføring af etiketter o.lign. Rammeaftalen vil være forpligtende for de af SKI's kunder, som på forhånd har tilsluttet sig aftalen. Aftalen vil kunne anvendes frivilligt af regionale, statslige og øvrige kunder. Der vil blive stillet krav, som bidrager til en mere klimabevidst rammeaftale og antallet af leveringsdage vil blive reduceret.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres i henhold til proceduren for offentligt udbud. Udbuddet er desuden tilrettelagt efter en øst/vest-model. Denne model har været omtvistet og senest er der truffet afgørelse herom i EU-domstolens dom af 13. juni 2024, i sagen C-737/22. På bagrund af EU-domstolens dom skal Østre Landsret afsige sin endelige dom i sagen, og indtil SKI har haft mulighed for at forholde sige til dommen forbeholder SKI sig retten til ikke at indgå en rammeaftale og aflyse udbudsproceduren, såfremt østre landsrets dom måtte være til hinder for indgåelse af rammeaftalen på baggrund af udbuddet.
Det fremgår af udbudsbetingelsernes punkt 3.2: Delaftalerne udbydes ud fra en øst/vest-model, der betyder, at udbuddet og tildelingen af delaftalerne er indbyrdes afhængige af hinanden. Det er en betingelse for tilbudsafgivelse, at tilbuddet gælder for begge delaftaler. Ved afgivelse af tilbud, gives der således automatisk tilbud på begge delaftaler med identiske priser. Der må ikke tages forbehold herfor. Der må ikke afgives tilbud på alene den ene af de to delaftaler. SKI påtænker at tildele én leverandør til Danske bøger og noder VEST og en anden leverandør til Danske bøger og noder ØST, dog således at priserne på de tildelte delaftaler vil være identiske, så priserne bliver ens for alle kunder, uanset om kunderne er beliggende i Vest- eller Østdanmark. Tilbudsgiveren, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, tildeles som leverandør på delaftale Danske bøger og noder VEST. Tilbudsgiveren, der afgiver det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud, får tilbudt at blive leverandør på delaftale Danske bøger og noder ØST. Denne tilbudsgiver skal dog acceptere, at tildelingen som leverandør i Østdanmark forudsætter, at tilbudsgiveren skal levere rammeaftalens produkter og ydelser til kunderne i Østdanmark til præcis samme priser, som tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud har tilbudt og skal levere til i Vestdanmark. Hvis tilbudsgiveren med det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud ikke accepterer at blive leverandør i Østdanmark, går muligheden videre til tilbudsgiveren med det økonomisk tredje mest fordelagtige tilbud, som skal acceptere, at tildelingen som leverandør i Østdanmark forudsætter, at tilbudsgiveren skal levere rammeaftalens produkter og ydelser til kunderne i Østdanmark til præcis samme priser, som tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud har tilbudt og skal levere til i Vestdanmark. Hvis denne tilbudsgiver heller ikke accepterer at blive leverandør i Østdanmark, går muligheden videre til næste tilbudsgiver i rækken osv. Hvis rækken af tilbudsgivere, med konditionsmæssige tilbud, udtømmes, og der ikke iblandt disse findes en leverandør til Østdanmark, vil leverandøren, som tildeles Vestdanmark, også blive tildelt Østdanmark. Denne skal i så fald være leverandør i hele Danmark, dvs. på både delaftale Danske bøger og noder VEST og delaftale Danske bøger og noder ØST og levere til samme priser i hele landet. For tilbudsgiverne betyder øst/vest-modellen, at tilbudsgiverne, hvis evalueringen måtte vise, at de har afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud, accepterer at give fuld indsigt i deres tilbudte priser til de øvrige tilbudsgivere. I første række til tilbudsgiveren med det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud, og hvis denne ikke accepterer at blive leverandør i Østdanmark, til den næste i rækken osv.
Baggrunden for, at leverandøren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud tildeles Vestdanmark er, at der forventeligt vil være en større omsætning på delaftalen, der dækker Vestdanmark end delaftalen der dækker Østdanmark. Tilbudsgiveren, der tildeles Østdanmark, skal således også være opmærksom på, at tilbudsgiveren ved accept af vilkårene for at blive leverandør i Østdanmark, skal sikre sig, at denne ved de dikterede priser skal kunne opnå en rentabel drift i forhold til egne omkostninger, selvom den forventede omsætning i Østdanmark er lavere end i Vestdanmark.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type: Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 referencer på konkrete leverancer, der: 1) er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, og 2) omfatter levering og/eller klargøring af materialer inden for et eller flere af de følgende områder: Danske bøger og noder, udenlandske bøger og noder, danske og udenlandske seriepublikationer, musik, film, spil og multimedier. Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme. Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale. Kontrakten, som leverancen er udført i henhold til, kan være startet tidligere end 3 år før tilbudsfristen og/eller løbe videre efter tilbudsfristen, men der kan alene lægges vægt på de dele af leverancen, der er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen. Referencen skal derfor alene beskrive og angive værdien for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode. Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) skal der alene fremlægges 3 referencer i alt. Der skal ikke fremlægges 3 referencer pr. deltager i sammenslutningen af økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen, henvises til udbudsbetingelsernes punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og udbudsbetingelsernes punkt 16.4 om støtteerklæring.
Der skal ikke fremlægges endelig dokumentation, jf. udbudsbetingelsernes punkt 16, for ovenstående oplysninger.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

En virksomhed, der afgiver økonomisk og finansiel støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud, skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, og til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den økonomiske og finansielle støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig at hæfte solidarisk, og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

En virksomhed der afgiver teknisk og faglig støtte til en tilbudsgiver i forbindelse med dette udbud skal påtage sig en uigenkaldelig forpligtelse til at stille de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den tekniske og faglige støtte, i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed. I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar ved kontraktopfyldelse, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, reguleret i relevant omfang. Herudover indeholder rammeaftalen en arbejdsklausul.

Yderligere oplysninger

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i “Udelukkelsesgrund” i afsnit 2.1.6 Grund til udelukkelse. ESPD er desuden et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed anført i afsnit 5.1.9 “Udvælgelseskriterier”.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.
Hvis tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.
Inden tildelingsbeslutningen skal den/de tilbudsgivere, som SKI har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for at oplysningerne i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed er korrekte, jf. dog om referencer lige nedenfor.
De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.
Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a. Der skal ikke fremlægges dokumentation herfor.
Tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136, og § 137, stk. 1, nr. 2. Der skal fremlægges dokumentation for afgivne oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 2. Dette gælder for tilbudsgiver samt eventuelle konsortiedeltagere og støttende virksomheder. Det fremgår af Europa Kommissionens tjeneste eCertis, hvad må anses som tilstrækkelig dokumentation for den enkelte virksomhed, da det afhænger af virksomhedens hjemland.
Det fremgår under de enkelte udvælgelseskriterier, hvilken dokumentation der skal fremlægges for de afgivne oplysninger i ESPD.
Ad punkt 2.1.3 Værdi og punkterne 5.1.5 Værdi: Angivelserne af delaftalernes anslåede værdi og maksimale værdi, hver for sig og samlet set, er udtryk for en skønsmæssig vurdering af det forventede fremtidige forbrug, som baseres på:
- Kundernes egne estimater af det kommende forbrug
- Den samlede omsætning for delaftalerne, dvs. avance, bogens pris og klargøring
- Omsætning og omsætningsudvikling for den nuværende rammeaftale 50.05
- Biblioteksmaterialer 2021, delaftale 1
- Hvem der er kunder på delaftalerne
- Historisk forbrug på indkøbsområdet
- At det er forpligtende for kunderne at bruge delaftalerne
- Forventninger til udviklingen på indkøbsområdet
- Forventninger til det fremtidige forbrug på indkøbsområdet
Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på delaftalerne, er der således også en usikkerhed om, hvad de enkelte delaftalers værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:
Inflationen har været høj de seneste år, og det må forventes, at denne udvikling i nogen grad fortsætter. Dette kan medføre tilbudte priser, som nominelt ligger ud over, hvad kunderne har taget i betragtning ved indrapportering af deres estimater. I SKI’s anslåede værdi er der estimeret med en inflation pr. år på 3 %. Avance og klargøringsydelser reguleres i forhold til nettoprisindekset, men selve bogens pris er ikke reguleret i delaftalerne, men indgår i den samlede omsætning, jf. punkt 2.
Der estimeres derfor yderligere med en inflation på 10 % over delaftalernes levetid. Priserne på papir har været stigende siden COVID 19-pandemien, efterfulgt af energikrisen. Hvis denne tendens fortsætter, kan det ligeledes medføre tilbudte priser, som overstiger, hvad kunderne har taget i betragtning ved indrapportering af deres estimater.
De seneste par år, også fra højeste politiske niveau, er der kommet fokus på at læse fysiske bøger fremfor digitale bøger (e-bøger og lydbøger), hvilket kan medføre, at bibliotekerne køber flere bøger ud over, hvad der er estimeret i anslået værdi. Dette estimeres til, i tilgift til ovenstående, at kunne medføre en forøgelse af den maksimale værdi med 30 % i forhold til den anslåede værdi.
Generelt er der sket prisstigninger for transport, hvilket kan påvirke tilbudsgivernes omkostninger, som vil have indflydelse på den samlede kontraktværdi og de tilbudte priser. Udover ovenstående forhold estimeres dette til at kunne medføre en forøgelse af den maksimale værdi med 10 % i forhold til den anslåede værdi.
Skønnet indebærer derfor både en vurdering af de anslåede værdier af delaftalerne, og en vurdering af de maksimale værdier af delaftalerne. Disse værdier anses ikke for klart usandsynlige. De maksimale værdier kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.
Forskellen mellem anslået værdi og maksimal værdi er begrundet i usikkerheden om hvad delaftalernes værdier ender med at blive.
Skønnet af anslået værdi og maksimal værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på delaftalerne på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse.
Bemærk, at den samlede anslåede værdi og den samlede maksimale værdi for alle delaftalerne er angivet i punkt 2.1.3.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.
Ad afsnit 5.1.12 Udbudsvilkår - sprog: Tilbud skal være på dansk, men fagtermer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan accepteres.
Rammeaftalen er omfattet af forbuddet i artikel 5k i EU-forordning 833/2014, og SKI kræver en erklæring fra den eller de tilbudsgiver(e) som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, jf. nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 16.5.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter SKI har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor SKI har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. § 7, stk. 2, nr. 3 i klagenævnsloven (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette SKI om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 6, stk. 4 i klagenævnsloven (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1, jf. § 6, stk. 4 i klagenævnsloven (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).