16.07 Konferencer, seminarer og møder (2025) | Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Dato	Dokument
2024-08-28	Udbudsbekendtgørelse
2024-09-17	Udbudsbekendtgørelse

Kort beskrivelse

SKI udbyder en rammeaftale vedrørende indkøb af konferenceydelser i Danmark, benævnt 16.07 Konferencer, seminarer og møder.
Rammeaftalen udbydes som én landsdækkende aftale, hvor der på forhånd reserveres et antal pladser til konferencesteder i specifikt afgrænsede geografiske områder, spredt over landets regioner og kommuner, for at sikre et bredt udbud af konferencesteder fordelt i hele Danmark, der kan imødekomme SKI´s kunders indkøbsbehov. Det er således målet at få et bredt udsnit af konferencesteder fordelt over hele landet.
Den udbudte rammeaftale tildeles flere leverandører. En leverandør kan byde ind med flere forskellige konferencesteder, og tildeling vil ske pr. konferencested. SKI forventer at tildele 124 aktive konferencesteder på rammeaftalen. Herudover tildeles forventeligt 25 passive konferencesteder på en venteliste. I alt tildeles altså forventeligt 149 konferencesteder. Såfremt rammeaftalerne med en eller flere af de 124 aktive konferencesteder ophører, kan rammeaftalen med en eller flere af de 25 passive konferencesteder på ventelisten blive aktiveret. Processen for tildeling er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne, herunder i punkt 8.
Rammeaftalen udbydes efter udbudslovens såkaldte light-regime, som er reguleret i udbudslovens afsnit III.

Yderligere oplysninger

Der er mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet via SKI's udbudssystem ETHICS.
SKI gør endvidere opmærksom på, at der afholdes informationsmøder forud for tilbudsafgivelse. SKI henviser til udbudsbetingelsernes punkt 11.2.
Ad BT-27-Procedure og BT-271-Procedure: Den skønsmæssige vurdering af rammeaftalens anslåede værdi er angivet i felt BT-27-Procedure. Den er baseret på:
• Forventninger til fremtidigt forbrug baseret på kundernes historiske forbrug på nuværende aftale, reguleret for eftervirkninger af corona.
• Øget compliance grundet flere tildelte konferencesteder.
Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.
Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, jf. BT-27-Procedure, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi, jf. BT-271-Procedure. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.
Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:
• Det er en delvis frivillig aftale, som medfører en vis usikkerhed i forhold til kundernes brug af aftalen.
• Usikkerhed for øget compliance grundet forventeligt flere og større tildelte konferencesteder
• Usikkerhed til forventningen for udviklingen af indkøbsområdet
• Usikkerhed om den generelle prisudvikling på markedet, samt evt. stigende interesse for brug af aftalen i samspil med større konkurrence.
• Usikkerhed ved den angivne anslåede værdi grundet forskydning af omsætning dels i aftalens første driftsår, hvor der i et vist omfang kan være foretaget bestillinger på den gamle aftale, og i årene efter Rammeaftalens udløb, da bestilling af en konference kan ske inden for rammeaftalens løbetid, mens afholdelsen og afregningen herfor sker efter rammeaftalens løbetid.

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner, og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, jf. felt BT-113-Lot, uanset det endelige antal heraf.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

Hovedsted eller sted for udførelsen

Indkøb af konferenceydelser udgør en tjenesteydelse omfattet af udbudslovens light-regime, som er reguleret i udbudslovens afsnit III. SKI vil derfor anvende reglerne for light-regimet ved gennemførelse af udbuddet af Rammeaftale 16.07 Konferencer, seminarer og møder. Dette betyder, at udbuddet kun i begrænset omfang vil følge reglerne i udbudslovens afsnit II. Der vil ikke ske forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne. Udbudsforretningen vil følge en tilsvarende procedure, som et offentligt udbud efter afsnit II, dog forbeholder ordregiver sig ret til at gennemføre en skriftlig forhandling med tilbudsgiverne, jf. udbudsbetingelsernes punkt 14.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. Da der tildeles flere leverandører, indgås der i praksis en række parallelle rammeaftaler imellem SKI og leverandørerne, én for hver tildelt leverandør. SKI’s kunder er oprindelige parter på rammeaftalen og de parallelle rammeaftaler, og kan dermed anvende disse og overholde deres udbudspligt.
Staten som helhed er forpligtet til at anvende rammeaftalen. Ved staten forstås samtlige statslige institutioner, ministerier og underliggende styrelser og tilhørende institutioner samt institutioner, der er optaget på finansloven på lige fod med disse.
En række statslige enheder og institutioner udenfor Danmark, i Grønland og Færøerne er dog undtaget fra forpligtelsen, men kan gøre brug af rammeaftalen. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen (frivillige kunder). Disse fremgår af bilag A.
Endvidere er en række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, undtaget fra forpligtelsen, men kan gøre brug af rammeaftalen. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen (frivillige kunder) jf. bilag A.

Der er mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet via SKI's udbudssystem ETHICS.
SKI gør endvidere opmærksom på, at der afholdes informationsmøder forud for tilbudsafgivelse. SKI henviser til udbudsbetingelsernes punkt 11.2.
Ad BT-27-Procedure og BT-271-Procedure: Den skønsmæssige vurdering af rammeaftalens anslåede værdi er angivet i felt BT-27-Procedure. Den er baseret på:
• Forventninger til fremtidigt forbrug baseret på kundernes historiske forbrug på nuværende aftale, reguleret for eftervirkninger af corona.
• Øget compliance grundet flere tildelte konferencesteder.
Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.
Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, jf. BT-27-Procedure, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi, jf. BT-271-Procedure. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.
Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:
• Det er en delvis frivillig aftale, som medfører en vis usikkerhed i forhold til kundernes brug af aftalen.
• Usikkerhed for øget compliance grundet forventeligt flere og større tildelte konferencesteder
• Usikkerhed til forventningen for udviklingen af indkøbsområdet
• Usikkerhed om den generelle prisudvikling på markedet, samt evt. stigende interesse for brug af aftalen i samspil med større konkurrence.
• Usikkerhed ved den angivne anslåede værdi grundet forskydning af omsætning dels i aftalens første driftsår, hvor der i et vist omfang kan være foretaget bestillinger på den gamle aftale, og i årene efter Rammeaftalens udløb, da bestilling af en konference kan ske inden for rammeaftalens løbetid, mens afholdelsen og afregningen herfor sker efter rammeaftalens løbetid.

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner, og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, jf. felt BT-113-Lot, uanset det endelige antal heraf.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.