Nærværende udbud vedrører anskaffelse af et elektroniske sags- og dokument håndteringssystem. Ordregiver ønsker at anskaffe en standard ESDH-løsning til understøttelse af drift og administration af Vejdirektoratets sagsbehandling – herunder myndighedsopgaver og bygherreopgaver.
Løsningen skal være Software as a Service (SaaS) baseret og Brugerne skal kunne tilgå løsningen via en standard webbrowser og en Mobilapplikation.
Kontrakten omfatter implementering af en standardløsning til dækning af følgende opgaver:
• installation og konfiguration af ESDH-løsning (Standardsoftware),
• udtræk og konvertering af data fra nuværende ESDH-løsning til ny ESDH-løsning
• undervisning i anvendelse af den tilbudte ESDH-løsning
• sagsbehandling i forbindelse med myndighedsopgaver, herunder aktindsigt og arkivering
• sagsstyring i forbindelse med planlægnings-, anlægs- og driftsprojekter
• Kontrakten omfatter desuden drift, vedligeholdelse og support i hele kontraktperioden
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2023-03-03.
Indkøbet blev offentliggjort på 2023-01-27.
Objekt Omfanget af udbuddet
Titel:
“Vejdirektoratets udbud med forhandling vedrørende anskaffelse af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system)”
Produkter/tjenester: Programmering af software og konsulentvirksomhed📦
Kort beskrivelse:
“Nærværende udbud vedrører anskaffelse af et elektroniske sags- og dokument håndteringssystem. Ordregiver ønsker at anskaffe en standard ESDH-løsning til...”
Kort beskrivelse
Nærværende udbud vedrører anskaffelse af et elektroniske sags- og dokument håndteringssystem. Ordregiver ønsker at anskaffe en standard ESDH-løsning til understøttelse af drift og administration af Vejdirektoratets sagsbehandling – herunder myndighedsopgaver og bygherreopgaver.
Løsningen skal være Software as a Service (SaaS) baseret og Brugerne skal kunne tilgå løsningen via en standard webbrowser og en Mobilapplikation.
Kontrakten omfatter implementering af en standardløsning til dækning af følgende opgaver:
• installation og konfiguration af ESDH-løsning (Standardsoftware),
• udtræk og konvertering af data fra nuværende ESDH-løsning til ny ESDH-løsning
• undervisning i anvendelse af den tilbudte ESDH-løsning
• sagsbehandling i forbindelse med myndighedsopgaver, herunder aktindsigt og arkivering
• sagsstyring i forbindelse med planlægnings-, anlægs- og driftsprojekter
• Kontrakten omfatter desuden drift, vedligeholdelse og support i hele kontraktperioden
Vis mere
Anslået værdi uden moms: DKK 30 000 000 💰
1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support📦
Sted for udførelsen: Danmark🏙️
Beskrivelse af udbuddet: Se nærmere i udbudsmaterialet.
Kriterier for tildeling
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er kun anført i udbudsdokumenterne
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: DKK 30 000 000 💰
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Beskrivelse
Varighed: 72
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges ✅ Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser:
“Ordregiver kan forlænge kontrakten på uændrede vilkår i op til 2 gange a 12 måneder.” Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“Hvis antallet af konditionsmæssige ansøgninger overstiger 3 ansøgere, udvælges 3 ansøgere på baggrund af ansøgernes referencerne, jf. pkt. III.1.3). Ved...”
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere
Hvis antallet af konditionsmæssige ansøgninger overstiger 3 ansøgere, udvælges 3 ansøgere på baggrund af ansøgernes referencerne, jf. pkt. III.1.3). Ved vurdering af referencernes relevans lægges vægt på:
• At referencen indhold og størrelse er sammenlignelig med den udbudte kontraktgenstand, jf. Bestemmelser om udbud og tilbud pkt. 2.1. Dvs. jo flere ydelser ansøgers leverance omfatter desto mere sammenlignelig betragtes leverancen med det udbudte kontrakt og jo mere positivt vægtes det i vurdering.
• At referencekunden i høj grad har en størrelse og arbejdsopgaver svarende til Ordregivers. Der lægges ved udvælgelsen særlig vægt på, at referencekunden er en anden sammenlignelig offentlig organisation.
• At den økonomiske ramme for referencens værdi er lige med eller højere end værdien af den udbudte kontrakt. Herudover tillægges positiv værdi, desto højere økonomiske værdi leverancen har.
• Sekundært tillægges positivt værdi, at ansøger kan dokumentere, at ansøgers leverede løsning er drift stabil eksempelvis gennem brugertilfredshedsundersøgelser eller lign.
Vis mere Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne: Se i bilag 1 Kundens behovsbeskrivelse for nærmere information om optionerne.
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Den anslåede værdi i II.1.5 <og II.2.6> er udtryk for et skøn. Kontraktværdien forventes at blive mellem 20.000.000 DKK og 30.000.000 kr., ekskl. moms”
Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD).
Ved udbud med...”
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier
Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD).
Ved udbud med prækvalifikation medtages, jf. § 142, stk. 1:
Ansøger skal som dokumentation for nettoomsætning vedlægge kopi af årsregnskab eller revisorpåtegnet oplysning om nettoomsætning.
For virksomheder, der har været etableret i en kortere periode, fremsendes oplysningerne for så lang en periode af regnskabsåret som muligt.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der gives fuldmagt til en person, der bemyndiges til at tegne sammenslutningen. Samtlige deltagende virksomheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ansøger godtgøre, at de har ret til at råde over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse.
Der ønskes ikke økonomiske og finansielle oplysninger om øvrige planlagte underleverandører, hvis økonomiske og finansielle kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på med henblik på at opfylde minimumskravet.
“Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:
• Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste...”
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:
• Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår skal minimum udgøre 60 mio. DKK
• Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på mindst 38 % i det seneste disponible regnskabsår.
Vis mere Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Ansøger skal i ESPD eller i et særskilt bilag beskrive referencer, der dokumenterer, at minimumskravene under nærværende punkt er opfyldt. Herudover skal...”
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier
Ansøger skal i ESPD eller i et særskilt bilag beskrive referencer, der dokumenterer, at minimumskravene under nærværende punkt er opfyldt. Herudover skal ansøger fremlægge en serviceattest eller tilsvarende dokumentation og en underskrevet Bilag 6 Tro og love-erklæring angående Rådets Forordning 2022/576 om Rusland.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der afleveres en referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde minimumskravet.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ansøger godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder om deres forpligtelser i så henseende. Tilsagn kan gives ved enhedens udfyldelse af felt hertil i ESPD og underskrift af ESPD. Herudover skal hver deltager fremlægge en serviceattest eller tilsvarende dokumentation og en underskrevet Bilag 6 Tro og love-erklæring angående Rådets Forordning 2022/576 om Rusland.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige kapacitet, henledes opmærksomheden på udbudsloven, § 144, stk. 3. Herudover skal hver deltagere fremlægge en serviceattest eller tilsvarende dokumentation og en underskrevet Bilag 6 Tro og love-erklæring angående Rådets Forordning 2022/576 om Rusland.
Der ønskes ikke tekniske og faglige oplysninger om øvrige planlagte underleverandører, hvis tekniske og faglige kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på med henblik på at opfylde minimumskravet.
Vis mere Betingelser for deltagelse
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer):
“Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være faglig egnet til at opfylde kontrakten:
• Tilbudsgiver skal som minimum fremlægge 1 reference på...”
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være faglig egnet til at opfylde kontrakten:
• Tilbudsgiver skal som minimum fremlægge 1 reference på levering af en lignende løsning inden for de seneste 3 år, og som har lighed med kontraktens genstand og Ordregivers organisation samt med en økonomisk værdi svarende til værdien af den udbudte kontrakt eller derudover.
Ved lighed med kontraktens genstand forstås referencer, der i høj grad svarer til de udbudte kontraktydelser, som er beskrevet i pkt. 2.1
Ved lighed med ordregivers organisation forstås som en anden sammenlignelig organisation på størrelse og som betegnes for at drive en projekttung forretning.
Ved levering indenfor de seneste 3 år forstås, at datoen for overtagelsesdagen til den leverede løsning ligger indenfor de seneste 3 år, regnet fra tidspunktet for offentliggørelse af udbudsmaterialet.
Referencen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
• En klar beskrivelse af løsning.
• Ansøgers rolle i forbindelse med løsning.
• Modtager af løsningen
• Kontaktinformation på kontaktpersonen hos modtager af løsningen.
• Tidspunktet for den faktiske dato for overtagelsesprøven af den samlede løsning.
Brugertilfredshedsundersøgelser eller lign.
Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte den angivne modtager af løsningen med henblik på at få bekræfte oplysningerne om referencen.
Vis mere Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
“Udbudsmaterialet indeholder en arbejdsklausul iht. Cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.”
Procedure Type af procedure
Konkurrencepræget procedure med forhandling
Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de første tilbud uden at føre forhandlinger
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2023-03-03
12:00 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2023-03-13 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6
Supplerende oplysninger Oplysninger om gentagelse
Der er tale om et tilbagevendende indkøb ✅
Anslået tidsplan for offentliggørelse af yderligere bekendtgørelser: Inden kontraktens udløb initieres en ny udbudsproces.
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Yderligere oplysninger
“Fristen anført i pkt. IV.2.2 er gældende for ansøgning om prækvalifikation.
Ansøgning om prækvalifikation skal afleveres elektronisk på URL-adressen anført...”
Fristen anført i pkt. IV.2.2 er gældende for ansøgning om prækvalifikation.
Ansøgning om prækvalifikation skal afleveres elektronisk på URL-adressen anført i pkt. I.3.
Som bilag til ansøgningen skal der vedlægges udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD). Dokumentet er tilgængeligt samme sted som udbudsmaterialet, jf. pkt. I.3).
I ESPD, Del II, pkt. A, oplyses en gennemgående kontaktperson for hele udbudsprocessen. Herudover skal ansøger samtidigt aflevere dokumentationen for dennes ESPD i form af en serviceattest eller tilsvarende. Formkrav til ansøgning følger af udbudsmaterialet, Bestemmelser om udbud og tilbud, pkt. 4.3.
Kommunikation, ansøgning og tilbud skal være på dansk.
Eventuelle bilag fx serviceattest eller tilsvarende dokumentation må dog gerne være formuleret på engelsk.
Udover de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudsloven § 134a, §§ 135 - 136, er udelukkelsesgrundene anført i udbudsloven § 137, stk. 1, nr. 2, gældende for dette udbuddet.
Udbuddet gennemføres ved anvendelse af et to-kuvertsystem. Proceduren er beskrevet i detaljer i udbudsmaterialet.
Eventuelle spørgsmål stilles til e-mailadressen anført i udbudsmaterialet, Bestemmelser om udbud og tilbud, pkt. 7.1
Spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige på internetadressen anført i I.3), under Aktuelle udbud.
Vis mere Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: DK-8800
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk📧
URL: http://www.klfu.dk🌏 Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Navn: Der er intet mæglingsorgan i Danmark.
Postby: N/a
Land: Danmark 🇩🇰 Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Frister for og procedurer for klager fremgår af "Lov om Klagenævnet for Udbud", lov nr. 492 af 12.5.2010, medefterfølgende ændringer, sidst...”
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer
Frister for og procedurer for klager fremgår af "Lov om Klagenævnet for Udbud", lov nr. 492 af 12.5.2010, medefterfølgende ændringer, sidst lovbekendtgørelse nr. 593 af 02.06.2016.
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage.
Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgereom, hvem der er blevet prækvalificeret. Fristen begynder dog først, når der i underretningen er angivet en kortredegørelse for de relevante grunde for ordregiverens beslutning.
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1. 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidendeom, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen erblevet offentliggjort.
2. 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivereom, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået. Det er en betingelse for, at fristen begynder at løbe, at underretningen indeholder en kortredegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
3. 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvorordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 2, stk.2.
4. 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning om kontraktensvidereførelse, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underretteordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. Lov omKlagenævnet for Udbud § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mail adresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes på Klagenævnets hjemmeside.
Vis mere Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: DK-2500
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: kfst@kfst.dk📧
URL: http://www.kfst.dk🌏
Kilde: OJS 2023/S 023-066055 (2023-01-27)
Supplerende oplysninger (2023-02-10)
Supplerende oplysninger Oprindelig reference til meddelelsen
Meddelelsesnummer i EUT S: 2023/S 023-066055
Ændringer Tekst, der skal berigtiges i den oprindelige meddelelse
Afsnittets nummer: III.1.2
Sted for den tekst, der skal ændres: Hele afsnittet erstattes med ny tekst
Gammel værdi
Tekst:
“Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD).
Ved udbud med...”
Tekst
Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD).
Ved udbud med prækvalifikation medtages, jf. § 142, stk. 1:
Ansøger skal som dokumentation for nettoomsætning vedlægge kopi af årsregnskab eller revisorpåtegnet oplysning om nettoomsætning.
For virksomheder, der har været etableret i en kortere periode, fremsendes oplysningerne for så lang en periode af regnskabsåret som muligt.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der gives fuldmagt til en person, der bemyndiges til at tegne sammenslutningen. Samtlige deltagende virksomheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ansøger godtgøre, at de har ret til at råde over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse.
Der ønskes ikke økonomiske og finansielle oplysninger om øvrige planlagte underleverandører, hvis økonomiske og finansielle kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på med henblik på at opfylde minimumskravet.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:
• Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår skal minimum udgøre 60 mio. DKK
• Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på mindst 38 % i det seneste disponible regnskabsår.
Vis mere Ny værdi
Tekst:
“Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD) samt soliditetsgraden...”
Tekst
Ansøger skal oplyse virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår i udfyldt "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD) samt soliditetsgraden for den seneste regnskabsår.
Ansøger skal som dokumentation for nettoomsætning og soliditetsgraden vedlægge kopi af årsregnskab eller revisorpåtegnet oplysning om nøgletallene eller anden behørig dokumentation i henhold til UBL § 154.
For virksomheder, der har været etableret i en kortere periode, fremsendes oplysningerne for så lang en periode af regnskabsåret som muligt.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet.
Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der gives fuldmagt til en person, der bemyndiges til at tegne sammenslutningen. Samtlige deltagende virksomheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ansøger godtgøre, at de har ret til at råde over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse.
Der ønskes ikke økonomiske og finansielle oplysninger om øvrige planlagte underleverandører, hvis økonomiske og finansielle kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på med henblik på at opfylde minimumskravet.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:
• Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår skal minimum udgøre 60 mio. DKK
• Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på mindst 35 % i det seneste disponible regnskabsår.
“Ansøgningsfristen forlænges med 5 dage. Ansøgningsfristen og de restende frister er opdateret i ny version af Bestemmelser for udbud og tilbud.”
Kilde: OJS 2023/S 033-096729 (2023-02-10)