Udbud af kontrakt om vedligeholdelse, support og videreudvikling af RHS (Regionernes Høringsportal System)

Region Syddanmark

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på vedligeholdelse, support og videreudvikling af regionernes høringsportal system (RHS).

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-03-27. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-02-21.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Commentor A/S

Hvem?

• Region Syddanmark

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-02-21	Udbudsbekendtgørelse
2023-09-13	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2023-02-21)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Referencenummer: 22/15112
Kort beskrivelse:

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på vedligeholdelse, support og videreudvikling af regionernes høringsportal system (RHS).

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Billedbehandlings- og arkiveringssystem 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Syddanmark
Postadresse: Damhaven 12
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Kontakt
Internetadresse: https://www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: hans.christian.ries@rsyd.dk 📧
Telefon: +45 29201561 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=354408&B=REGIONSYDDK 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=354408&B=REGIONSYDDK 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-02-21 📅
Tilbudsfrist: 2023-03-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-02-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 040-116655
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 030-084662
EUT-S-nummer: 40
Yderligere oplysninger

Ad II.1.6: Anskaffelsen er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er, at det ikke er vurderet kommercielt og økonomisk hensigtsmæssigt at opdele anskaffelsen i delaftaler.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 6 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

RHS (Regionernes Høringssystem) er udviklet og idriftsat som et færdigt webbaseret system til brug for publicering og høring af parternes planer og tilladelser mm. Ordregiver ønsker ved nærværende udbud at indgå aftale med en ekstern IT-leverandør om vedligehold, support og videreudvikling af RHS.

Ydelsen består overordnet set af følgende tre dele:

(a) Vedligeholdelsesdelen

Vedligeholdelsesdelen omfatter drift og opdatering af diverse fælles miljøer vedrørende Systemet, vedligehold af Backlog med Ændringer og Fejl (Issue Tracking System) samt egen projektledelse, administration, mv.

(b) Supportdelen

Supportdelen omfatter løbende support til regionernes projektgruppe. Supportydelserne falder i to kategorier:

Generel support – dvs. support på de elementer af Systemet, der er fælles for alle regionerne og finansieres af RHS Samarbejdet.

Lokal Support – dvs. support på regionale installationer af Systemet. Lokal Support er omfattet af Kontrakten, men finansieres af de enkelte regioner.

Videreudvikling af Systemet skal ske løbende i takt med, at tilpasninger, fejlrettelser og nye funktioner efterspørges af regionerne, der sker udvikling af browserne, m.m., hvis projektgruppen stiller krav herom, eller hvis regionerne i øvrigt ønsker at opgradere Systemet.

Anslået værdi uden moms: 6 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Med et skriftligt varsel på 3 måneder til udgangen af kontraktperioden kan ordregiver kræve kontraktperioden forlænget på uændrede vilkår med op til 1 år. Kontraktperioden kan efter ordregivers valg forlænges 2 gange således, at den samlede kontraktperiode maksimalt løber i 6 år fra systemoverdragelsesdagen.

Yderligere oplysninger:

Ad II.1.6: Anskaffelsen er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er, at det ikke er vurderet kommercielt og økonomisk hensigtsmæssigt at opdele anskaffelsen i delaftaler.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Den økonomiske og finansielle kapacitet vurderes på baggrund af følgende:

• Ansøgers gennemsnitlige nettoomsætning i de tre seneste disponible regnskabsår

• Ansøgers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår

Oplysningerne skal af ansøger angives i det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD). Som dokumentation for, at ansøger opfylder de ovenfor opstillede krav til egnethed, skal ansøger indlevere udfyldt ESPD-dokument (via EU-Supply).

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

• Tilbudsgivers tre seneste årsrapporter eller

• anden dokumentation hvoraf omsætningen fremgår, f.eks. revisorpåtegnet erklæring.

Ved en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende krav til økonomisk og finansiel formåen:

• Nettoomsætning på minimum kr. 2.000.000 i gennemsnit over de seneste 3 disponible årsregnskab.

• Soliditetsgrad på 15 % i det seneste disponible regnskabsår.

For konsortier gælder, at konsortiedeltagerne tilsammen skal opfylde minimumskravene. For ansøgere, der baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske formåen gælder, at ansøgeren og den støttende enhed tilsammen skal opfylde minimumskravene.

Teknisk og faglig kompetence:

Den tekniske og faglige formåen vurderes på baggrund af ansøgerens anførte referencer.

Ansøger skal angive sine referencer i ESPD’ens del IV.C.

Bemærk, at en ansøger i sit eget ESPD alene kan angive egne referencer, dvs. for den pågældende juridiske person (f.eks. selskab). Dette indebærer eksempelvis, at koncernforbundne selskabers referencer kun kan tages i betragtning, hvis ansøgeren baserer sig på de pågældende koncernforbundne selskaber i relation til egnethed, og hvis der således indleveres særskilt ESPD og støtteerklæring for de pågældende koncernforbundne selskaber, jf. nedenfor.

For konsortier gælder, at konsortiedeltagerne tilsammen skal opfylde minimumskravet. For ansøgere, der baserer sig på andre økonomiske aktørers tekniske og faglige formåen gælder, at ansøgeren og den støttende enhed tilsammen skal opfylde minimumskravet.

Hvis ansøgningen afgives af et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet indleveres udfyldt ESPD-dokument.

Hvis ansøger i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers formåen (herunder koncernforbundne selskaber) skal der indleveres udfyldt ESPD-dokument for ansøger samt den eller de andre økonomiske aktører, som ansøgeren baserer sig på.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et krav, at ansøgeren har minimum 1 reference omfattende følgende ydelser:

• Udvikling af Web applikationer ved brug af og anvendelse af .NET CORE 5 eller senere

• Udvikling af systemer som gør brug af Nemlogin & MitID til identifikation af brugeren.

• Udvikling af Web Apps til brug på tablets og smartphones.

• Udvikling af brugerflader i overensstemmelse med statens design principper (se Det fælles designsystem).

Det er ikke et krav, at alle fire ovenstående elementer er indeholdt i en og samme reference. Ansøger skal blot have 1 reference for hver af de tre ovennævnte elementer.

Ansøger skal for hver reference oplyse følgende:

• Periode: Startdato og slutdato for opgavens udførelse.

• Kunde: Hvem har rekvireret opgaven.

• Sammenlignelighed: Præcis angivelse af, hvilke/hvilket af de ovenstående fire elementer, referencen omfatter.

• Beskrivelse af opgaven: Hvilken overordnet opgave er løst.

• Motivation: Beskrivelse af, hvordan det/de sammenlignelige elementer (1-4 ovenfor), som referencen omfatter, har indgået i løsningen af den samlede opgave.

• Release: Tidspunkt for release

Referencerne skal være udført (vurderet ud fra dato for releaset) inden for de seneste tre år fra tidspunktet for ansøgningsfristen.

Referencekravet kan opfyldes via referencer, hvor tilbudsgiver har været leverandør eller underleverandør. Det afgørende er, at tilbudsgiver har udført det af referencen omfattede arbejde.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Vilkårene fremgår af udkast til kontrakt.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Ordregiver vil prækvalificere 3 ansøgere.

Udvælgelsen af ansøgere finder sted på grundlag af de bedste og mest relevante referencer, som dokumenterer kompetencer og erfaring med:

• Udvikling af Web applikationer ved brug af og anvendelse af .NET CORE 5 eller senere

• Udvikling af systemer som gør brug af Nemlogin & MitID til identifikation af brugeren.

• Udvikling af Web Apps til brug på tablets og smartphones.

• Udvikling af brugerflader i overensstemmelse med statens design principper.

Ved udvælgelsen lægges vægt på, at ansøger har en høj grad af erfaring med alle ovennævnte nævnte discipliner.

Ved udvælgelsen vil der desuden blive lagt vægt på, at der er minimum én af de udvalgte ansøgere, der er en mikro eller lille (små) virksomhed i overensstemmelse med Europa-Kommissionens henstilling af 6. maj 2003 om definitionen af mikrovirksomheder, små og mellemstore virksomheder.

Ved udvælgelsen vægtes de bedste og mest relevante referencer højere, end at der blandt de udvalgte ansøgere er en mikro eller lille (små) virksomhed. Dvs. hvis de tre ansøgere med de bedste og mest relevante referencer alle er mellemstore virksomheder, udvælges disse fremfor en evt. mikro eller lille (små) virksomhed. Hvis eksempelvis en mikrovirksomhed og en mellemstor virksomhed vurderes at have lige gode og relevante referencer, udvælges mikrovirksomheden fremfor den mellemstore virksomhed.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 23:59
Dato for afsendelse af opfordringer: 2023-04-18 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Samarbejdsorganisation
Kvalitetskriterium (vægtning): 25 %
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 40 %
Kvalitetskriterium (navn): Leverancesikkerhed
Kvalitetskriterium (vægtning): 10 %
Pris (justeringskoefficient): 25 %

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29190909
Navn på ordregivende myndighed: Region Hovedstaden
Nationalt registreringsnummer: 29190623
Postadresse: Kongens Vænge 2
Postby: Hillerød
Postnummer: 3400
Land: Hovedstaden 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Region Sjælland
Nationalt registreringsnummer: 29190658
Postadresse: Alléen 15
Postby: Sorø
Postnummer: 4180
Land: Sjælland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Region Midtjylland
Nationalt registreringsnummer: 29190925
Postadresse: Skottenborg 26
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Midtjylland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Region Nordjylland
Nationalt registreringsnummer: 29190941
Postadresse: Niels Bohrs Vej 30
Postby: Aalborg Ø
Postnummer: 9220
Land: Nordjylland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Vejdirektoratet
Nationalt registreringsnummer: 18848082
Postadresse: Carsten Niebuhrs Gade 43
Postby: København V
Postnummer: 1577
Kontakt
Enhed: Hans Christian Ries
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/181055 🌏
Enhed: Jan Sjørup Nielsen
E-mail: jan.sjoerup.nielsen@regionh.dk 📧
Internetadresse: https://www.regionh.dk 🌏
Enhed: Nils Morten Sevelsted Berthelsen
E-mail: nimb@regionsjaelland.dk 📧
Internetadresse: https://regionsjaelland.dk 🌏
Enhed: John Ryan Pedersen
E-mail: john.ryan@ru.rm.dk 📧
Internetadresse: https://RU.RM.DK 🌏
Enhed: Eskild Nilas Laursen
E-mail: eskild.laursen@rn.dk 📧
Internetadresse: https://rn.dk 🌏
Enhed: Sener Can
E-mail: seca@vd.dk 📧
Internetadresse: https://www.vejdirektoratet.dk/ 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=354408&B=REGIONSYDDK 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde: For nærværende udbud gælder udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ § 134 a-136 samt § 137 stk. 1, nr. 1 og 2.

Forhandling: Ordregiver påtænker at gennemføre én forhandlingsrunde, men forbeholder sig retten til at gennemføre flere, ligesom der kan foretages tildeling på grundlag af de indledende tilbud uden forhandling. Der ydes ikke vederlag for tilbudsgivers deltagelse i forhandlingen.

Udfyldelse af ESPD: Udfyldelse af ESPD sker via den digitale udbudsportal. Såfremt ansøgningen afgives af en sammenslutning, skal hver konsortiedeltager aflevere ESPD. Såfremt ansøger basere sig på andre enheders økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen, skal der for den eller de aktører, som ansøgeren baserer sig på ligeledes udfyldes et ESPD.

Dokumentation:

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene (obligatoriske og frivillige), samt er egnet, skal ansøger alene indlevere udfyldt ESPD-dokument (via EU-Supply). Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage berigtigelse og efterindhente manglende oplysninger i ESPD’et. Hvis ansøgningen afgives af et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet indleveres udfyldt ESPD-dokument samt konsortieerklæring for konsortiet som helhed (evt. ved anvendelse af skabelon i udbudsbilag A). Konsortiet skal tilsammen opfylde egnethedskravene. Hvis ansøger baserer sin økonomiske og finansielle eller tekniske og faglige formåen på støttende enheder, skal der indleveres udfyldt ESPD-dokument for ansøger samt de/den støttende enhed(er), samt støtteerklæring, hvor den støttende enhed juridisk forpligtiger sig til at stille sine ressourcer til rådighed (evt. ved anvendelse af skabelon i udbudsbilag B). Ansøger skal sammen med støttende enheder tilsammen opfylde egnethedskravene.

Endelig dokumentation:

Forinden ordregiver kan meddele tildelingsbeslutning, skal ordregiver indhente dokumentation for rigtigheden af de vindende tilbudsgiveres oplysninger i ESPD'et. Denne dokumentation vil for danske tilbudsgivere bestå af Serviceattest (udstedt ikke tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen) og ansøgerens tre seneste årsregnskab. For udenlandske tilbudsgivere præsteres tilsvarende dokumentation.

Berigtigelse:

Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage berigtigelse af indsendte oplysninger vedrørende ansøgers opfyldelse af egnethed og efterhente manglende oplysninger i ESPD’et og tilbuddet generelt i henhold til udbudslovens § 159, stk. 5.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: https://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2023/S 040-116655 (2023-02-21)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-09-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 6 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-09-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-09-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 179-560600
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 040-116655
EUT-S-nummer: 179
Yderligere oplysninger
Det angivne beløb i del V.2.4 er den evalueringstekniske pris.

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-09-08 📅
Navn: Commentor A/S
Nationalt registreringsnummer: 31873932
Postadresse: Visionsvej 51, 3.
Postby: Aalborg
Postnummer: 9000
Land: Danmark 🇩🇰
Nordjylland 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 4 769 050 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Kilde: OJS 2023/S 179-560600 (2023-09-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)