Udbud af aftalen om digital bookingportal samt forenings- og anlægsregister

Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen

Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.
Tryk her https://permalink.mercell.com/197367564.aspx

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-03-27. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-02-22.

Hvem?

• Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-02-22	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2023-02-22)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister. Tryk her https://permalink.mercell.com/197367564.aspx

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen
Postadresse: Borups Allé 177
Postnummer: 2400
Postby: København NV
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/197367564.aspx 🌏
E-mail: py7u@kk.dk 📧
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/197367564.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/197367564.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-02-22 📅
Tilbudsfrist: 2023-03-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-02-27 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 041-120187
EUT-S-nummer: 41
Yderligere oplysninger

Vedr. Del IV.2.4): Kommunikation, ansøgning og tilbud skal være udarbejdet på dansk. Referencer vedlagt som fil til ansøgningen, eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer samt endelig dokumentation for den vindende aktørs egnethed, kan dog være udarbejdet på engelsk.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.

Tryk her https://permalink.mercell.com/197367564.aspx

Anslået samlet værdi: 15 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en software as a service-aftale om levering af en IT-platform, som Tilbudsgiver skal stille til rådighed for Københavns Kommune, til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.

Formålet med den digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister er, at denne skal imødekomme to forskellige brugergruppers behov ifm. booking af faciliteter i Københavns Kommune.

Den digital bookingportal skal anvendes til at understøtte folkeoplysende foreningers og aftenskolers bookinger af faciliteter på Københavns Kommunes idrætsanlæg, svømmehaller, boldbaner, folkeskoler, selvejende institutioner m.fl., jf. Folkeoplysningsloven. Endvidere skal private borgere i Københavns Kommunen eller andre brugere via en selvbetjent webshop-bookingløsning kunne booke de pågældende faciliteter, såfremt der er kapacitet hertil på de enkelte faciliteter. De forskellige private brugertyper skal kunne oprette sig som bruger i en webshop og brugerne skal kunne foretage booking og betaling for leje af ledige tider i henhold til Kundens prisstruktur. Løsningen skal endvidere kunne udstede bookingbevis med relevante data vedrørende bookingen eller seriebookingen samt information om fx adgangskoder eller regler gældende for private brugeres leje af faciliteten. En privat bruger skal herudover via webshoppen kunne annullere en eksisterende booking indenfor en given tidsfrist med en automatisk refusion af betalingen og med udstedelse af en e-mail til brugeren inkl. Kreditnota. Den digitale løsning skal derudover kunne anvendes af Kunden som et forenings- og anlægsregister.

Efter udvikling og implementering af IT-platformen i henhold til Københavns Kommunes behov, skal Leverandøren forestå hosting, drift og vedligeholdelse af løsningen i kontraktperioden.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 oplyses, at den udbudte kontrakt ikke opdeles i delkontrakter, idet Ordregiver har vurderet, at det af tekniske grunde ikke er muligt at have flere leverandører af ydelserne omfattet af kontrakten.

Anslået værdi uden moms: 15 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Ordregiver har to (2) Optioner på forlængelse af Kontraktperioden. Hver Option omfatter forlængelse med 12 måneder, hvorved den samlede forlængelse maksimalt kan udgøre 24 måneder. Forlængelse af kontraktperioden finder sted på uændret vilkår i henhold til Aftalens og dennes Bilag.

Beskrivelse af mulighederne:

Option på integration af Tjenesten til Ordregivers 'Produktionssystem Terminal', jf. Bilag 1 (Leverancebeskrivelse) K-141.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal i ansøgningen oplyse følgende vedr. ansøgers økonomisk og finansiel formåen:

1) Ansøgers gennemsnitlige (middeltal) omsætning ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). Har ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal der alene oplyse den gennemsnitlige årsomsætning for det/de afsluttede regnskabsår, hvor ansøger har eksisteret. I ESPD oplyses i givet fald, hvornår ansøger er etableret eller startede sin virksomhed. Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) eller ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal disse i fællesskab opfylde dette krav.

2) Ansøgers soliditetsgrad i hvert enkelt år, i de seneste 3 tilgængelige regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital/samlede aktiver x 100.

Baserer ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden, som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.

Har ansøgeren direkte eller indirekte ejerandele i den støttende enhed eller vice versa, beregnes soliditetsgraden på grundlag af virksomhedernes konsoliderede regnskabstal. Det samme gælder, hvis én sammenslutningsdeltager har direkte eller indirekte ejerandele i en anden sammenslutningsdeltager. De pågældende virksomheder skal i dette tilfælde afgive de oplysninger i eESPD'et, der er nødvendige for at foretage en korrekt beregning.

Vedrørende ansøgers økonomisk og finansiel formåen henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes pkt. 6.2.1.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende to mindstekrav for økonomisk og finansiel formåen for at kunne deltagelse i udbudsforretningen:

1) Ansøgers gennemsnitlige (middeltal) omsætning skal være på minimum DKK 1.000.000 ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab) eller i de år, hvor ansøger har eksisteret,

2) Ansøgers soliditetsgrad skal være på minimum 5 % eller derover i hvert enkelt år, i de seneste 3 tilgængelige regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab) eller i de år, hvor ansøger har eksisteret.

Baserer ansøgeren sig på andre enheders tekniske og faglige kapacitet, skal disse enheder hver især (og uden brug af støttevirksomheder) have den krævede soliditetsgrad på minimum 5 % eller derover i de seneste disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøgeren skal ved referencer dokumentere at have relevant erfaring med udførelse af tilsvarende ydelser, som omfattet af den udbudte kontrakt. Ansøger bedes maksimalt vedlægge 4 referencer med ansøgningen.

Ordregiver opfordrer ansøger til at prioritere oplistningen af vedlagt referencer og kun vedlægger maksimalt 4 referencer. Vedlægges mere end 4 referencer vil Ordregiver kun lægge vægt på de 4 første i ansøgers prioriterede oplistning eller vælge de 4 referencer, der står først i ansøgningen. Ordregiver opfordrer til, at referencerne ikke indeholder mere end 2 sider per reference. Såfremt én reference indeholder mere end 2 sider tages alene de første 2 sider i betragtning ved vurdering af ansøgers egnethed og udvælgelse. Referencer må ikke udgøre links eller tilsvarende henvisninger.

Ansøgers referencer bedes til brug for vurderingen af egnethed og evt. udvælgelse indeholde følgende:

a) Referencekunden, inkl. kontaktoplysninger

b) Beskrivelse af referencekunden, herunder antal lokationer og brugere

c) Kontraktværdi

d) Kontraktperiode samt tidspunkt for levering og idriftsættelse

e) Beskrivelse af de leverede ydelser

f) Beskrivelse af hvorledes referencen er sammenlignelig med de ydelser, som er den udbudte kontrakts genstand, herunder særligt, i hvilken grad referencen afspejler en behovsopfyldelse, hvor løsningen har omfattet:

a. Bookingportal og / eller

b. Forenings- og anlægsregister.

Ansøger opfordres til at skrive referencerne ind i eESPD'et alternativt at vedlægge disse som en supplerende fil til ansøgningen.

Vedrørende krav til tekniske og faglige formåen henvises i øvrigt til pkt. 6.2.2 i udbudsbetingelserne.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

1) Ansøger skal i eESPD'et angive mindst én (1) reference vedrørende kontrakter om levering af ydelser, som er idriftsat eller afsluttet indenfor inden for de seneste tre (3) år, og som har lighed med de ydelser, som er genstand for den udbudte kontrakt, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.2.2.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Vilkår og betingelser for udførelse af ydelser omfattet af den udbudte kontrakt fremgår af kontraktudkastet samt bilag 1 - 14.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Ordregiver vil udvælge (prækvalificere) fire (4) ansøgere, der inviteres til at afgive indledende tilbud, såfremt der er flere end 4 egnede ansøgere, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene og som opfylder minimumskravene til egnethed.

Ordregiver foretage udvælgelsen af de fire (4) ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud, på grundlag af en helhedsvurdering af hvilke ansøgere, der ved referencer har dokumenteret den mest relevante erfaring med sammenlignelige projekter, udført indenfor de seneste 3 år.

Mest relevante referencer:

Ordregiver vil ved udvælgelsen af ansøgere lægge vægt på ansøgernes mest relevante referencer af sammenlignelige projekter ud fra nedenstående forhold. Ved vurdering af om en reference omfatter sammenlignelige projekter, som den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger, 80 aftenskoler samt 70.000 private brugere på 200 anlæg i Københavns Kommune), lægges vægt på, i hvor høj grad den konkrete reference har en størrelse og kompleksitet svarende til den udbudte kontrakt, hvor følgende forhold vil indgå i vurderingen:

a. Antal anlæg/lokationer i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører en sammenhængende opfyldelse af behovet for facilitetsbooking på mange anlæg/lokationer,

b. Antal brugere i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører opfyldelse af behovet for facilitetsbooking for mange foreninger og aftenskoler,

c. Antal ansøgninger og bookinger, idet det vægter højere, at en reference vedrører en tilsvarende datamængde, som den udbudte kontrakt,

d. At referencer vedrører ydelser til kommuner eller andre offentlige myndigheder.

I jo højere grad en reference er sammenlignelig med den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger, 80 aftenskoler samt 70.000 private brugere på 200 anlæg i Københavns Kommune) og omfatter flere/alle kategorier af ydelser, jf. litra a - d ovenfor, desto mere positivt vil Ordregiver bedømme referencen.

Vedrørende udvælgelse af ansøgere henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes pkt. 6.3.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2023-03-31 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 64942212
Kontakt
Enhed: Susanne Ramsted Hensch
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/197367564.aspx 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Vedr. Del IV.2.4): Kommunikation, ansøgning og tilbud skal være udarbejdet på dansk.

Referencer vedlagt som fil til ansøgningen, eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer samt endelig dokumentation for den vindende aktørs egnethed, kan dog være udarbejdet på engelsk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 041-120187 (2023-02-22)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)