Kontrakt om levering og vedligeholdelse af mødebookingsystem

Familieretshuset

Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et mødebookingsystem.
Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne ad hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-04-18. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-03-15.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Edora Software ApS

Hvem?

• Familieretshuset

Hvad?

• Programmelrelaterede tjenester › Implementering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Levering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Programmeludvikling
• Programmeltestning › Systemafprøvning

Hvor?

• Syddanmark › Sydjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-03-15	Udbudsbekendtgørelse
2023-06-23	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2023-03-15)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et mødebookingsystem. Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne ad hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Familieretshuset
Postadresse: Storetorv 10
Postnummer: 6200
Postby: Aabenraa
Kontakt
Internetadresse: https://familieretshuset.dk/ 🌏
E-mail: mab@ramboll.com 📧
Telefon: +45 51617987 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=349198&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=349198&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-03-15 📅
Tilbudsfrist: 2023-04-18 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-03-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 056-164523
EUT-S-nummer: 56
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et mødebookingsystem.

Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne ad hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Anslået samlet værdi: 12 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Familieretshuset løser opgaver på det personretlige og familieretlige område, og behandler overordnet sager om brud og overgange i familien. Afholdelse af møder med borgere, der befinder sig i vanskelige livssituationer, er en kerneaktivitet i Familieretshuset.

Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et mødebookingsystem, der skal håndtere mødeplanlægning, mødebestilling, mødebooking og mødeafholdelse med borgere, bisiddere, tolke og partsrepræsentanter mv. for 700 brugere. Leverancen omfatter tillige uddannelse af forskellige brugertyper, som skal afholdes på Familieretshusets lokationer.

Systemet skal driftes hos Familieretshusets driftspartner (Statens It).

Leverancen omfatter ligeledes krav om integration til en række af Familieretshusets øvrige systemer herunder Familieretshusets eksisterende ESDH løsning (F2), Nem SMS, infoskærme og fremmødestandere.

Leverancens skal understøtte sagsbehandling og mødeafholdelse med borgere fordelt på Familieretshusets 9 lokationer og skal håndtere planlægningen og afholdelsen af ca. 65.000 forskellige møder årligt samt indkaldelsen af sagsparter med og uden CPR-numre og parter med CVR-numre.

Anslået værdi uden moms: 12 000 000 DKK 💰
Varighed: 60 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Beskrivelse af mulighederne: Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Yderligere oplysninger:

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver skal aflevere et ESPD (jf. pkt. VI.3), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

- Tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed).

- Tilbudsgivers samlede aktiver (også kaldet ”balancesum”) i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed).

Erklæringer skal afgives i ESPD, Del IV, Afsnit B. Egenkapital og samlede aktiver skal angives under ”Finansielle nøgletal”.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for tilbudsgiver (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i…

… de seneste 3 disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en positiv egenkapital.

… det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 10 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver (balancesummen).

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af mindstekrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Denne opgøres således:

- Egenkapital beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital i seneste disponible regnskabsår, dvs. virksomhedernes egenkapital lægges sammen

- Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent.

Tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af mindstekrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal som kræves oplyst i ESPD.

En tilbudsgiver, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor tilbudsgiveren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte minimumskrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4.

Tilbudsgiver kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal aflevere et ESPD (jf. pkt. VI.3), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

- Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb, tidspunkter og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Erklæringen skal afgives i ESPD, Del IV, Afsnit C.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for tilbudsgiver (og ikke anden teknisk og faglig formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har mindst 1 relevant reference, der dokumenterer erfaring med levering, implementering, vedligeholdelse og support af mødeplanlægning, mødebestilling, mødebooking og mødeafholdelse samt erfaring med integration til ESDH løsninger.

Den referenceliste, som indeholdes i ESPD, anses for endelig dokumentation for tilbudsgivers referencer.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Kontrakten indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

Kontrakten indeholder ikke krav om anvendelse af personer under oplæring, da Kontrakten ikke er omfattet af anvendelsesområdet for Bekendtgørelse nr. 1079 af 26. juni 2022.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Dato for åbning af tilbud: 2023-04-18 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00
Yderligere oplysninger:

Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29445710
Kontakt
Enhed: Maj-Britt Böwadt
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=349198&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Der er tale om et offentligt udbud. Tilbud skal uploades og afsendes via udbudssystemet (jf. pkt. I.3) inden udløb af den frist, der er angivet i pkt. IV.2.2.

Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om:

- Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 og den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1, nr. 2 [afgives i ESPD Del III, afsnit A, B og C],

- De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.2, og

- De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.3.

Bemærk, at der er indført en særlig dansk udelukkelsesgrund i Udbudslovens § 134a vedrørende etablering i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner. Det er dog ikke nødvendigt at besvare denne udelukkelsesgrund særskilt i ESPD.

En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgivere (jf. herunder lovens § 138).

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om de ovennævnte udelukkelsesgrunde, samt om den økonomiske/finansielle og/eller teknisk/faglige kapacitet som enheden stiller til rådighed for tilbudsgiver.

EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022.

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes.

Ordregiver kan til enhver tid anmode tilbudsgiver om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD(er) - og tro og love erklæring(er) - inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: DK-8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage skal være indgivet inden udløb af de klagefrister, der er fastsat i Lov om Klagenævnet for Udbud. De nugældende fristregler af relevans for dette udbud er følgende:

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: DK-2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 056-164523 (2023-03-15)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-06-23)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 10 195 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-06-23 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-06-28 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 122-386371
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 056-164523
EUT-S-nummer: 122

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 40
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Kvalitetskriterium (navn): Vedligeholdelse og servicemål
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Kontraktlige vilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 5
Pris (justeringskoefficient): 20

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-06-22 📅
Navn: Edora Software ApS
Nationalt registreringsnummer: 37226378
Postadresse: Charlottenlund Slot, Jægersborg Allé 1
Postby: Charlottenlund
Postnummer: DK-2920
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: kontakt@edora.dk 📧
Land: Københavns omegn 🏙️
Internetadresse: https://edora.dk/ 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 10 195 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2023/S 122-386371 (2023-06-23)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)