Beskrivelse af udbuddet
Nærværende udbud vedrører levering af et pladsanvisningssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn, samt at yde borgerservice til Ordregivers borgere i forbindelse med dette i Billund Kommune, Middelfart Kommune og Nordfyns Kommune. Ordregiver ønsker med dette udbud, at købe adgang til en standardløsning. Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler, da ordregiver vurderer at det samlet set giver ordregiver den bedste og mest sammenhængende løsning, ikke at dele aftalen op.
Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer
-Implementering af pladsanvisningssystem
-Indledende uddannelse af Ordregivers aktører
-Drift og vedligehold af løsningen
-Support af Ordregivers superbrugere
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer, jf. pkt. II.2.9.
Tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, indkaldes ligeledes til forhandling. Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med udbudsbetingelsernes afsnit 5. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet.
Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:
1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden.
2. Sammen med dagsordenen følger et kort vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud.
Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold.Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige, risikoelementer eller såkaldte ”cost-drivere”. Tilbudsgiver opfordres til at byde ind med omkostningsfaktorer og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte aftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4. Herefter vil der blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver.
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk. Øvrige krav til sprog fremgår af punkt 1.9.3
Forhandlingen gennemføres på følgende adresse:
Jorden Rundt 1
7200 Grindsted
Der er afsat op til 3 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver.
På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle Tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen, medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.