Før Ordregivers beslutning om tildeling af Rammeaftalen, vil den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, blive anmodet om at fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger, Tilbudsgiver har afgivet i ESPD i Mercell. Den pågældende Tilbudsgiver skal inden for en nærmere angivet frist, fremlægge dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de i Mercell oplistede udelukkelsesgrunde, samt for at de i udbudsbekendtgørelsen punkt III.1.2) nævnte mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt.
Ordregiver kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede Tilbudsgiverne om at indsende dokumentationen, hvis Ordregiver vurderer, at det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren.
Ordregiver vil anmode den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at tildele Rammeaftalen til, om at fremlægge følgende dokumentation:
Serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra en relevant myndighed
Regnskaber eller revisorerklæring, hvis regnskaber ikke er offentligt tilgængelige
Evt. støtteerklæringer fra støttende virksomheder og eller konsortieerklæring, såfremt Tilbudsgiver er et konsortium.
Ordregiver vil tillige acceptere alternative dokumenter som dokumentation, når Ordregiver vurderer, at dokumenterne opfylder de samme krav. Læs mere om krav til dokumentation i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat "Gennemgang af reglerne om dokumentation" af 24. februar 2020 (herefter KFST's notat om ESPD dokumentation).
Tilbudsgivers anførte referencer i Mercell betragtes som fyldestgørende dokumentation for teknisk og faglig egnethed, jf. udbudslovens § 155, nr.2.
6.4.1 Hvem skal fremlægge dokumentation?
Den vindende Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at det der blev anført i ESPD i Mercell er sandt. Det gælder alle de ESPD'er, der er blevet indsendt, der vedrører den vindende Tilbudsgiver - det betyder, at både den vindende Tilbudsgiver og dennes eventuelle støttende enheder vil skulle fremsende dokumentation, og at Tilbudsgiver, såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, vil skulle fremsende dokumentation for samtlige konsortiedeltagere.
Serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra en relevant myndighed skal fremsendes af den vindende Tilbudsgiver og alle evt. støttende enheder og/eller konsortiedeltagere, der måtte være tilknyttet Tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Omkostningen til en serviceattest er Ordregiver uvedkommende. Serviceattesten må være maksimalt 6 måneder gammel.
Regnskaber eller revisorerklæring, hvis regnskaber ikke er offentligt tilgængelige, skal fremsendes af Tilbudsgiver og eventuelle konsortiedeltager. Regnskaber eller revisorerklæring skal alene fremsendes fra støttende enheder, hvis den støtte virksomhederne byder ind med er af økonomisk og finansiel karakter.
Vindende Tilbudsgiver skal i tilfælde af anvendelse af støttende enhed udfylde og fremsende støtteerklæring og således dokumentere, at Tilbudsgiver rent faktisk råder over de støttende enheders kapacitet. Det gøres ved, at de virksomheder, hvis kapacitet Tilbudsgiver baserer sig på, i støtteerklæringen skriver under på, at Tilbudsgiver faktisk kan råde over virksomhedens kapacitet.
Hvor vindende Tilbudsgiver er et konsortium, skal samtlige konsortiedeltagerne underskrive og aflevere en konsortieerklæring. Ved udfyldelse af konsortieerklæringen skal de deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagere i sammenslutningen hæfter solidarisk for opfyldelse af Rammeaftalen.
Tilbudsgiveren ikke forpligtet til at fremlægge dokumentationen, når 1) Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer, jf. udbudslovens § 151, stk. 5.