Indkøb af et studieinformationssystem (SIS)

ØSS samarbejdet c/o DTU

Syv danske universiteter (herefter refereret til som “Ordregiver”) ønsker at købe et studieinformationssystem.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-06-27. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-05-09.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Fluido Denmark A/S

Hvem?

• ØSS samarbejdet c/o DTU

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2022-05-09	Udbudsbekendtgørelse
2023-11-16	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2022-05-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Referencenummer: 6744
Kort beskrivelse:

Syv danske universiteter (herefter refereret til som “Ordregiver”) ønsker at købe et studieinformationssystem.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: ØSS samarbejdet c/o DTU
Postadresse: Lundtoftevej 150
Postnummer: 2800
Postby: Kgs. Lyngby
Kontakt
Internetadresse: https://oess.dk/front/front.php 🌏
E-mail: caol@sdu.dk 📧
Telefon: +45 93507229 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=328950&B=DTU 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=328950&B=DTU 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-05-09 📅
Tilbudsfrist: 2022-06-27 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-05-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 093-255534
Henviser til bekendtgørelse: 2019/S 021-045907
EUT-S-nummer: 93
Yderligere oplysninger

I evalueringsøjemed opgøres værdien over en længere aftaleperiode end 48 mrd. Dette med henblik på at sikre den rette vægt mellem implementering og drift, i en tidubegrænset kontrakt. Udbuddet er ikke at opdelt i delaftaler da Løsningen skal bruges på tværs af 7 universiteter, med henblik på effektivisering. Se desuden punkt VI.3.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 330 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Anskaffelse og implementering af et studieadministrativt system til de syv Universiteter nævnt i denne bekendtgørelses sektion I. Løsningen skal leveres som Cloudservice. Anskaffelsen er organiseret som et fælles projekt samt syv underliggende implementeringsprojekter. Målet for anskaffelsesprojektet er overordnet set at kvalitetsudvikle og effektivisere det studieadministrative område via bedre it-understøttelse.

Anslået værdi uden moms: 330 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Aftalen vil ikke have nogen fast udløbsdato, men vil løbe indtil denne bliver opsagt. Den estimerede værdi af Aftalen i sektion II.2.6 er i overensstemmelse med udbudslovens § 38 stk. 2 baseret på en 48 måneders periode. Den estimerede værdi består af implementering og 2 års drift.

Beskrivelse af mulighederne:

Der skal som option tilbydes en integrationsplatform, som Kunden og de enkelte Universiteter kan gøre brug af, såfremt de måtte ønske dette. Optionen er nærmere beskrevet i udbudsmaterialets bilag 3.1 afsnit 4.12.

Yderligere oplysninger:

Se desuden punkt VI.3.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøgeren skal bekræfte den økonomiske formåen i ESPD del IV.B “Finansielle nøgletal” med information fra seneste årsregnskab ved ansøgningstidspunktet i relation til følgende økonomiske nøgletal:

1. Årsomsætning

2. Egenkapital: samlet egenkapital inkl. Aktiekapital, reserver, opskrivninger, overført resultat mv.

3. Soliditetsgrad: (Egenkapital/samlet balancesum)

I tilfælde af at Ordregiver kræver dokumentation for ovenstående, skal ansøgeren oplyse den seneste reviderede årlige finansielle rapport. Hvis den ikke er på engelsk eller dansk, bliver ansøgeren spurgt om også at levere et referat på engelsk.

Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (fx moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) skal information vedrørende ESPD del IV. tillige angives i et separat ESPD for hver af disse enheder jf. Afsnit VI.3) “Yderligere oplysninger”. Det er ansøgers ansvar at sikre, at mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt, når ansøgningen baseres på en anden enheds kapacitet eller ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium).

Mindstekrav til niveauet:

1. Årsomsætning for seneste årsregnskab skal minimum være: 50 mio. DKK

2. Egenkapitalen for seneste årsregnskab skal minimum være: 16,5 mio. DKK

3. Soliditetsgraden fra seneste årsregnskab skal minimum være 20 pct.

Hvis soliditetsgraden er mellem 15 og 20 pct. Kan mindstekrav nr. 3, alternativt opfyldes hvis egenkapitalen fra seneste årsregnskab minimum udgør 33 mio. DKK.

Hvis værdierne ikke er oplyst i pågældende valuta (DKK) vil Ordregiver omregne værdierne baseret på den officielle valutakurs på datoen for ansøgningsfristen.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal i ESPD del IV.C: “Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til fem (5) betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. Med udført inden for de sidste tre (3) år menes, at referencerne ikke må være afsluttet tidligere, end den dato der nås, når der regnes tre (3) år baglæns fra datoen for aflevering af prækvalifikationsansøgning. Referencer ældre end dette vil ikke blive inddraget. Referencer der endnu ikke er endeligt færdiggjort, kan inddrages i ansøgningen, men det er i givet fald vigtigt at ansøger anfører hvad der er udført for referencen. I det tilfælde at der fx er tale om en fortløbende aftale, som endnu ikke er udløbet, er det i den forbindelse vigtigt at anføre hvad der konkret er udført på aftalen. Hver reference bør indeholde:

• En beskrivelse af den specifikke leverance herunder formål, omfang (fx antal registrerede) og delleverancer, i den leverede løsning

• Information om Kunden

• Information om hvornår projektet blev udført (start og slutdato, hvis det er slut)

• Information om den estimerede kontraktsum (hvis muligt)

• Information om ansøgerens rolle og ansvar i leverancen

Mangler eller uklarheder i beskrivelsen af ovenstående kan have negativ betydning for udvælgelsen, jf. afsnit II.2.9). Opmærksomheden henledes på, at tekstboksen i ESPD del IV.C kan rumme mere tekst end hvad der er synligt, samt at det er muligt kopiere tekst ind i boksen.

Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders referencer (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal information vedrørende ESPD del IV.C angives i et separat ESPD for hver af de deltagende enheder. Referencelisten må ikke overstige de 5 mest sammenlignelige og relevante referencer. Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), vil det maksimale antal referencer, der skal indsendes, fortsat skulle respekteres og må således ikke overstige 5, når de lægges sammen. Skulle ansøgningen alligevel inkludere mere end 5 referencer, vil Ordregiver inddrage de 5 seneste referencer regnet fra datoen for endelig levering (referencer der endnu ikke er færdiggjort, vil i så fald ikke blive inkluderet).

Mindstekrav til niveauet: Ingen minimumskrav.
Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Informationen fremgår af udbudsbetingelserne.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Hvis mere end 3 ansøgere opfylder de fastsatte mindstekrav jf. Sektion III, vil Ordregiver prækvalificere de 3 bedst egnede ansøgere, som herefter opfordres til at afgive tilbud. Udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere sker på baggrund af de fremsendte referencer jf. Sektion III.1.3, herunder i hvilket omfang disse vurderes at være tilsvarende den udbudte opgave, jf. Afsnit II.2.4. Som følge heraf vil antallet af referencer ikke være afgørende for udvælgelsen alene, men i højere grad de enkelte referencers konkrete indhold, relevans og sammenlignelighed med den udbudte opgave og dennes omfang og formål. Eksempelvis bliver referencer, der demonstrerer erfaring med levering af SIS til flere institutioner/universiteter evaluereret højere end referencer der demonstrerer erfaring med levering af SIS til en enkelt institution/universitet. Løsninger leveret som Cloudservice bliver evalueret højere end on-premise løsninger.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Aalborg Universitet
Nationalt registreringsnummer: 29102384
Postadresse: Frederik Bejers Vej 5
Postby: Aalborg
Postnummer: 9220
Land: Nordjylland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Copenhagen Business School
Nationalt registreringsnummer: 19596915
Postadresse: Højen 13
Postby: Frederiksberg
Postnummer: 2000
Land: Hovedstaden 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: IT-Universitetet
Nationalt registreringsnummer: 29057753
Postadresse: Rued Langgaards Vej 7
Postby: København
Postnummer: 2300
Land: Byen København 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Roskilde Universitet
Nationalt registreringsnummer: 29057559
Postadresse: Universitetsvej 1
Postby: Roskilde
Postnummer: 4000
Land: Vest- og Sydsjælland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Danmarks Tekniske Universitet
Nationalt registreringsnummer: 30060946
Postadresse: Anker Engelunds Vej 1
Land: Nordsjælland 🏙️
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Universitet
Nationalt registreringsnummer: 29979812
Postadresse: Nørregade 10
Postnummer: 1017
Navn på ordregivende myndighed: Syddansk Universitet
Nationalt registreringsnummer: 29283958
Postadresse: Campusvej 55
Postby: Odense
Postnummer: 5230
Land: Fyn 🏙️
Kontakt
Enhed: Caroline Olesen
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/165863 🌏
Internetadresse: https://www.aau.dk/ 🌏
: https://www.cbs.dk/ 🌏
: https://www.itu.dk/ 🌏
: https://ruc.dk/ 🌏
: https://www.dtu.dk/ 🌏
: https://www.ku.dk/ 🌏
: https://www.sdu.dk/ 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=328950&B=DTU 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres med forbehold for Folketingets finansudvalgs tilslutning til, at programfællesskabet mellem de syv universiteter kan igangsætte it-projektet ”Nyt SIS”. Endelig aftale kan dermed ikke indgås før denne tilslutning er opnået

Såfremt det ønskes at ansøge om deltagelse i denne udbudsproces, skal det tilhørende ESPD udfyldes. ESPD’et til denne udbudsproces kan findes i EU-Supply. Ansøgninger må ikke være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde jf. lov nr. 1564 af 15 december 2015 (udbudsloven) §§ 135, stk. 1-3 og 136. Derudover må ansøger ikke være omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde anført i udbudslovens § 137 nr. 1, 2 og 4.

ESPD’et skal udfyldes i EU-Supply. Bemærk venligst følgende: - En ansøger, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør), skal sikre, at der til ansøgningen vedlægges, såvel ansøgerens eget ESPD, samt et separat ESPD for hver af de enheder, som denne ønsker at basere sig på med en udfyldt del II: ”Oplysninger om den økonomiske aktør” og del III: ”Udelukkelsesgrunde” samt relevant information vedrørende del IV: ”Udvælgelseskriterier” og del V: ”Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere”. Det vedlagte ESPD fra disse andre enheder bør være behørigt udfyldt og underskrevet. Herudover skal der i forbindelse med fremlæggelse af endelig dokumentation yderligere vedlægges dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende i form af støtteerklæring.

Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, ansøger sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et fuldt ESPD særskilt med de krævede oplysninger. Herudover skal der i forbindelse med den endelige dokumentation yderligere vedlægges konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave.

Hvis samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger - er Ordregiver berettiget til at anmode ansøger om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke har medført en begrænsing af konkurrencen i strid med konkurrenceloven, herunder godtgøre at det ikke har medført en mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.

Tilbud skal afgives på dansk. Tilbudsgivers eget bilagsmateriale (præsentationsmateriale, datablade o. lign.), der ikke foreligger på dansk, kan dog leveres på engelsk.

Ordregiver yder et vederlag på 100.000 DKK ekskl. Moms til de prækvalificerede, men ikke vindende tilbudsgivere under forudsætning af følgende:

- Tilbudsgiveren har indleveret et fyldestgørende indledende tilbud. Ved fyldestgørende skal her forstås et tilbud, hvor alle efterspurgte bilag er udfyldt, således at disse kan indgå i evalueringen og

- At tilbudsgiveren har gennemført en løsningsdemonstration jf. Udbudsbetingelsernes Bilag B og

- At tilbudsgiveren har deltaget i den indledende forhandlingsrunde, forudsat en sådan gennemføres.

Det følger af Investeringsscreeningsloven, Lov nr. 842 af 10. maj 2021, at økonomiske aktører,

i) som ikke er hjemmehørende i EU (”udenlandsk aktør”), eller

ii) som er en dattervirksomhed eller filial til en udenlandsk aktør, eller

iii) som er kontrolleret af eller underlagt betydelig indflydelse fra en udenlandsk aktør,

i visse tilfælde på forhånd skal ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå ”særlige økonomiske aftaler” eller anmelde indgåelsen. Ansøger/Tilbudsgiver der falder i en af de nævnte kategorier, opfordres derfor til at afklare, hvorvidt en aftaleindgåelse om ”Nyt SIS” vil være en ”særlig økonomisk aftale”. Der henvises generelt til Erhvervsstyrelsen hjemmeside for nærmere information.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til Kapitel 3 i Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud, LBK nr. 593 af 2. juni 2016 (tilgængeligt ved www.retsinformation.dk), gælder følgende tidsfrister for udfyldelse af klage:

En klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet for Udbud inden 20 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. jf. § 7(1) Bekendtgørelsen om Klagenævnet for Udbud, forudsat at meddelelsen inkluderer en kort beskrivelse af de relevante årsager for beslutningen.

Andre klager skal i overensstemmelse med § 7(2) Bekendtgørelsen for Klagenævnet for Udbud udfyldes af Klagenævnet for Udbud indenfor:

1) Inden 45 kalenderdage fra datoen efter at Ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse om kontraktindgåelse Den Europæiske Unions Tidende (med effekt fra dagen efter offentliggørelsesdatoen):

2) Inden 30 kalenderdage fra dagen efter at Ordregiver underrettet de berørte Tilbudsgivere, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, eller såfremt at notifikationen inkluderer en kort redegørelse af de relevante årsager for beslutningen:

3) Inden 6 måneder fra dagen efter, at Ordregiver har underrettet tilbudsgiverne om, hvem ordregiveren vil indgå kontrakt med, hvis der er tale om en rammeaftale. såfremt at meddelelsen inkluderer en kort redegørelse for de relevante årsager for beslutningen:

4) Inden 20 kalenderdage fra dagen efter Ordregiver har offentliggjort en meddelelse vedrørende deres beslutning for at opretholde kontrakten, jf. § 185(2) af Udbudsloven.

Klager skal, senest samtidig med indleveringen af klagen til Klagenævnet for Udbud, skriftligt informere Ordregiver om klagen, herunder oplyse om klagen er blevet indleveret i standstillperioden, jf. Bekendtgørelsens § 6(4). Hvis klagen er indleveret i standstillperioden, skal klageren dertil oplyse om der er anmodet om at klagen tillægges opsættende virkning, jf. Bekendtgørelsens § 12(1).

E-mailen til Klagenævnet for Udbud er oplyst i sektion VI.4.1.

Klagenævnet for Udbuds retningslinjer vedrørende klager er ligeledes tilgængelige på internetadressen oplyst i sektion VI.4.1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 093-255534 (2022-05-09)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-11-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 789 680 280 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: dafaj@dtu.dk 📧
Telefon: +45 93596840 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-11-16 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-11-21 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 224-705281
Henviser til bekendtgørelse: 2022/S 093-255534
EUT-S-nummer: 224
Yderligere oplysninger

I evalueringsøjemed opgøres værdien over en længere aftaleperiode end 48 mrd. Dette med henblik på at sikre den rette vægt mellem implementering og drift, i en tidubegrænset kontrakt. Oplysning om kontraktens samlede værdi i denne bekendtgørelse er baseret på evalueringsværdien.

Objekt
Omfanget af udbuddet

I evalueringsøjemed opgøres værdien over en længere aftaleperiode end 48 mrd. Dette med henblik på at sikre den rette vægt mellem implementering og drift, i en tidubegrænset kontrakt. Oplysning om kontraktens samlede værdi i denne bekendtgørelse er baseret på evalueringsværdien.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Løsning
Kvalitetskriterium (vægtning): 40
Kvalitetskriterium (navn): Levering
Kvalitetskriterium (vægtning): 30
Pris (justeringskoefficient): 30

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-10-27 📅
Navn: Fluido Denmark A/S
Nationalt registreringsnummer: 36478179
Postadresse: Strandvejen 125
Postby: Hellerup
Postnummer: 2900
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: claus.riis.pedersen@fluidogroup.com 📧
Land: Nordsjælland 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 789 680 280 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 30 06 09 46
Kontakt
Enhed: David Fajnzylber
Kilde: OJS 2023/S 224-705281 (2023-11-16)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)