Udbudsmaterialet er tilgængeligt på den i pkt. I.3) anførte hjemmeside. Afgivelse af ansøgning og efterfølgende tilbud kan kun ske elektronisk via hjemmesiden, der er anført i pkt. I.3). Alle ansøgere opfordres til at
gennemlæse hele udbudsmaterialet før ansøgning i form af ESPD udformes og indsendes. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udfyldelse af ESPD. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest 10 dage før ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristen, kan ikke forventes besvaret. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem.
Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudsportalen, kan ansøger i dagtimerne på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til Ethics Support: på telefonnummeret + 45 7022 70 07. Ansøger skal udfylde det offentliggjorte ESPD via Ethics. Ansøger skal udfylde ESPD'et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder del II.A, II.C, III.A, III.B, III.C, IV.B, IV.C og V.
- I del II.A: Ansøger skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende).
- I del II.C: Ansøger skal angive, om ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet.
- I del II.D: Ansøger skal angive, om ansøger har til hensigt at give en del af kontrakten i underleverance til tredjeparter.
- I del III, afsnit A, B og C: Ansøger skal oplyse alle de efterspurgte oplysninger. Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, stk. 1-3 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 og 2.
- I del IV.B: Beskrives økonomisk og finansiel kapacitet, jf. Del III.1.2 i udbudsbekendtgørelsen.
- I del IV.C: Beskrives teknisk og faglig kapacitet, jf. Del III.1.3 i udbudsbekendtgørelsen. De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Hvis ansøger deltager i udbudsprocessen sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er ansøgningen ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og/eller faglige kapacitet for at kunne opfylde de stillede egnethedskrav, skal der vedlægges særskilte ESPD'er med udfyldt del II.A og del III samt relevante oplysninger i del IV, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESPD del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.
Ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver ansøgning, skal ansøgeren sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.