Anskaffelse af dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumentation

Region Syddanmark

Udbuddet vedrører primært indkøb af følgende ydelser: 1) Levering af et IT-system, der skal understøtte formidlingen af politikker, retningslinjer og instrukser vedrørende operative procedurer i kliniske, parakliniske og administrative enheder samt understøtte kvalitetsopfølgning i hele organisationen (2) Løsningen skal understøtte dokumentstyring med versionsstyring, feedback og kvalitetsopfølgning. (3) Vedligholdelse af IT-systemet, herunder supportydelser (4) Drift af systemet, idet det dog er Tilbudsgivers valg, om systemet skal driftes af Ordregiver i Kundens eget IT-miljø, eller af Tilbudsgiver i Tilbudsgivers eget driftsmiljø eller ved hjælp en cloudløsning. Der kan også tilbydes en kombination af disse. (5) Uddannelse af Ordregivers medarbejdere. Herudover indeholder udbuddet en række optioner for Ordregiver, herunder option på migrering fra Ordregivers nuværende løsning, en option på et formularmodul, option på validerede instanser, option på udvidet teknisk support mm.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2022-08-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-06-14.

Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2022-06-14 Udbudsbekendtgørelse
2023-03-16 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2022-06-14)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Region Syddanmark
Nationalt registreringsnummer: 29190909
Postadresse: Damhaven 12
Postby: Vejle
Postnummer: 7100
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Lis Bjerg Hermind
Telefon: +45 40180152 📞
E-mail: lib@rsyd.dk 📧
Region: Syddanmark 🏙️
URL: https://www.regionsyddanmark.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/181055 🌏

Ordregivende myndighed (yderligere)
Navn: Region Nordjylland
Nationalt registreringsnummer: 29190941
Postadresse: Niels Bohrs Vej 30
Postby: Aalborg Ø

Ordregivende myndighed
Postnummer: 9220
E-mail: region@rn.dk 📧
Region: Nordjylland 🏙️
URL: https://rn.dk/ 🌏
Oplysninger om fælles indkøb
Kontrakten omfatter fælles indkøb
Kommunikation
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=333034&B=REGIONSYDDK 🌏
URL for deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=333034&B=REGIONSYDDK 🌏
URL til indkøbsværktøj: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=333034&B=REGIONSYDDK 🌏

Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel:
“Anskaffelse af dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumentation 21/21329”
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Kort beskrivelse:
“Udbuddet vedrører primært indkøb af følgende ydelser: 1) Levering af et IT-system, der skal understøtte formidlingen af politikker, retningslinjer og...”    Vis mere
Anslået værdi uden moms: DKK 15 000 000 💰

1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Yderligere produkter/tjenester: Programmeringsservice i forbindelse med programmelpakker 📦
Yderligere produkter/tjenester: Udvikling af programmel til dokumenthåndtering 📦
Yderligere produkter/tjenester: System- og supporttjenester 📦
Yderligere produkter/tjenester: Implementering af programmel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Konfigurering af programmel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi 📦
Yderligere produkter/tjenester: Levering af programmel 📦
Yderligere produkter/tjenester: Konvertering af data 📦
Yderligere produkter/tjenester: Uddannelse af personale 📦
Sted for udførelsen: Danmark 🏙️
Hovedsted eller sted for udførelsen: Region Nordjylland og Region Syddanmark
Beskrivelse af udbuddet:
“Region Syddanmark og Region Nordjyllands vision for anskaffelse og implementering af en it-løsning til Dokumentstyring er, at (1) sikre patientsikkerheden...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er kun anført i udbudsdokumenterne
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: DKK 15 000 000 💰
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Beskrivelse
Varighed: 48
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges
Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser:
“Kontrakten med den enkelte region er gældende i 48 måneder fra bestået overtagelsesprøve i den pågældende region. I denne periode skal leverandøren således...”    Vis mere
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“Udvælgelsen vil ske på baggrund af Ordregivers vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer). Som følge...”    Vis mere
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne:
“Udbuddet omfatter optioner af følgende forhold: - Option på migrering af indhold på nuværende løsning - Option på formularmodul - Optioner på validerede...”    Vis mere
Oplysninger om elektroniske kataloger
Tilbuddene skal være udformet som elektroniske kataloger eller indeholde et elektronisk katalog
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Formålet med forhandling er dels, at Tilbudsgiver får adgang til at optimere sit tilbud, dels at sikre,...”    Vis mere

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“NETTOOMSÆTNING: Som dokumentation for nettoomsætningens størrelse skal Ansøgere, som bliver prækvalificeret fremsende følgende afhængigt af, hvilken...”    Vis mere
Betingelser for deltagelse

“Det er et minimumskrav, at den samlede årsomsætning, dvs. nettoomsætningen, for det seneste disponible regnskabsår er minimum 5.000.000 danske kroner. For...”    Vis mere
Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“REFERENCER: Ordregiver anser som udgangspunkt den i ESPD angivne referenceliste som endelig dokumentation for Ansøgers relevante erfaring, men kan dog vælge...”    Vis mere
Betingelser for deltagelse
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer):
“Det er et minimumskrav, at Ansøger har relevant erfaring i form af mindst 1 sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år udregnet fra datoen for...”    Vis mere
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
“Der gælder særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten. 1) Socialt ansvar: Parterne påtager sig under under Kontrakten et socialt ansvar. Se yderligere...”    Vis mere
Oplysninger om det personale, der er ansvarligt for kontraktens udførelse
Pligt til at oplyse navn og faglige kvalifikationer for det personale, der er udpeget til at udføre kontrakten

Procedure
Type af procedure
Konkurrencepræget procedure med forhandling
Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de første tilbud uden at føre forhandlinger
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2022-08-10 10:00 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2022-08-26 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Buddet skal være gyldigt indtil: 2023-05-21 📅

Supplerende oplysninger
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Yderligere oplysninger

“UDELUKKELSESGRUNDE: Udover de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudsloven finder følgende af udbudslovens frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i...”    Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
URL: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen...”    Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL: https://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2022/S 116-326562 (2022-06-14)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-03-16)
Objekt
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Brugsmæssig anvendelighed
Kvalitetskriterium (vægtning): 35
Kvalitetskriterium (navn): Leverancesikkerhed
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Service & support
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Pris (justeringskoefficient): 40

Procedure
Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2022/S 116-326562

Tildeling af kontrakt

1️⃣
Kontraktnummer: 1
Titel: Anskaffelse af dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumentation
Oplysninger om ikke-tilskudsgivende
Andre årsager (afbrydelse af proceduren)

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

“Kontrakten er ikke tildelt, da begge tilbudsgiveres tilbud lå langt uden for den økonomiske ramme, som Region Syddanmark havde oplyst.”
Kilde: OJS 2023/S 057-168144 (2023-03-16)