Beskrivelse af udbuddet
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Alene prækvalificerede tilbudsgiver opfordres til at afgive tilbud. Prækvalifikation sker i henhold til afsnit II.2.9. Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder end beskrevet herunder, samt at forhandle på andre måder end ved fysisk fremmøde.
Såfremt Tilbudsgiver har forbedringsforslag til udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til at beskrive disse sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i materialet. Forslagene skal vedlægges det indledende tilbud.
De indledende tilbud vil blive gennemgået af Ordregiver, og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage en elektronisk orientering med forhold i tilbuddet, som Ordregiver på forhandlingsmødet enten ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgivers stillingtagen til.
Første forhandlingsrunde forventes gennemført 17.-18. november 2021.
Ordregiver vil stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder mv. samt påpege det afleverede tilbuds relative stærke og svage elementer.
Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt, såfremt disse forhold ikke ændres i det endelige tilbud. Tilbudsgiver kan dog ikke forvente at Ordregiver påpeger alle forhold, der kan have indflydelse på konditionsmæssigheden.
Derefter kan Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet, herunder uhensigtsmæssigheder.
Ordregiver vil udarbejde referater fra forhandlingsmøderne, som skal dokumentere indholdet på de enkelte møder.
Ordregiver er opmærksom på at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem Tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de fremadrettede tilbud vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive tilbud.
Efter forhandlingsrunden udsendes der et kort referat af mødet til den pågældende Tilbudsgiver, samt eventuelt reviderede krav til samtlige tilbudsgivere.
Oplysninger og oplæg fra den enkelte Tilbudsgiver kan føre til, at Ordregiver anser det for nødvendigt at revidere og/eller konkretisere sine krav i udbudsmaterialet. Sådanne ændrede krav vil kunne indgå i forhandlingerne med samtlige tilbudsgivere.
Ved behov for at ændre/konkretisere udbudsmaterialet, vil et revideret materiale blive sendt ud, når forhandlingsrunden er slut. Herefter følger en kort periode, hvor Tilbudsgiver har mulighed for at stille yderligere spørgsmål inden afgivelse af næste/endeligt tilbud.
Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Ordregiver Tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud, som vil danne grundlag for Ordregivers tildeling.
Fristen for det endelige tilbud fastlægges, så alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.
Det endelige tilbud skal være fuldstændigt, og det er Tilbudsgivers ansvar, at det ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ukonditionsmæssighed.
Det endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det fastsatte tildelingskriterium.
Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen via udbudssystemet.
Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
Såfremt Ordregiver vælger at antage et indledende tilbud, vil der ikke blive gennemført nogen forhandlingsrunde, som beskrevet i ovenstående.
Der ydes ikke vederlag for deltagelse i forhandlingerne.