Udbud med forhandling af kontrakt om levering, implementering og vedligeholdelse af Sydtelefoni til Region Syddanmark

Region Syddanmark

Implementering, drift og vedligehold af en telefoniløsning, hvilket vil sige fastnettelefoni, mobiltelefoni og videoinfrastruktur inklusive videoenheder.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-12-06. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-11-04.

Hvem?

• Region Syddanmark

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Syddanmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-11-04	Udbudsbekendtgørelse
2022-01-31	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-11-04)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Telekommunikationsleverancer
Referencenummer: 21/47690
Kort beskrivelse:

Implementering, drift og vedligehold af en telefoniløsning, hvilket vil sige fastnettelefoni, mobiltelefoni og videoinfrastruktur inklusive videoenheder.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Telekommunikationsleverancer 📦
Yderligere CPV-kode: Mobiltelefoner 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Syddanmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Syddanmark
Postadresse: Damhaven 12
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Kontakt
Internetadresse: https://www.regionsyddanmark.dk 🌏
E-mail: lib@rsyd.dk 📧
Telefon: +45 40180152 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=315373&B=REGIONSYDDK 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=315373&B=REGIONSYDDK 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-11-04 📅
Tilbudsfrist: 2021-12-06 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-11-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 217-570683
EUT-S-nummer: 217
Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud. Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud. Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. Udbudsbetingelserne pkt. 4 Tidsplan.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 280 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omhandler levering, implementering, Drift og vedligehold af Ordregivers telefoniløsning, hvilket vil sige fastnettelefoni, mobiltelefoni og videoinfrastruktur inklusiv videoenheder på Ordregivers mange enheder.

Regionens hovedopgave er sundhedsvæsenet, men har også ansvar for den regionale udvikling og specialiserede sociale tilbud. Forretningsomfanget er således bredt, og omfatter mange funktioner, hvor telefoni-løsningen har afgørende betydning for patienter, pårørende og andre borgere i regionen.

Ordregiver ønsker derfor et godt samarbejde med Leverandøren i hele Kontraktens løbetid, båret af gensidig positiv, professionel og ansvarlig holdning.

Telefoni-løsningen er en vital del af Ordregivers infrastruktur, og en høj driftssikkerhed er af afgørende betydning. Der forventes et tæt samarbejde med Leverandøren, hvilket afspejles i udbuddets høje krav til governance og samarbejdsform, både i normaldrift og i beredskabssituationer.

Løsningen omtales i sin helhed som Sydtelefoni-løsningen, og dækker:

Intern og ekstern telefoni, kontaktcenter-funktionalitet (herunder køsystemer, telefonsvarere, omstilling m.v.), optagelse af samtaler, unified communication og collaboration, video- og audio-møder, webkonferencesystem, samt integration til 3.part systemer (Active Directory, Microsoft Exchange, DECT, alarm- og kaldesystemer mv).

Løsningen dækker derudover også indkøb af hardware, enheder og tilbehør (jf. Underbilag 3.2 Sortiment), herunder

- ip-telefoner til kontaktcentre og receptioner/sekretærfunktioner på afdelingerne

- mobiltelefoner til forskellige formål (”almindelig” brug og ”håndværkertelefoner”)

- tilbehør som panserglas, covers, audiotilbehør, opladere mv.

- videoudstyr til møderum, kontorer, konferencelokaler mv.

- servere ved opgradering af fastnet- og videoløsningen

Og endelig indeholder Leverancen indkøb af

- fastnetabonnementer

- mobilabonnementer, herunder også telemetri og mobilt bredbånd

- bylinjer

- serviceydelser og teknisk bistand

Den anslåede værdi på 280.000.000 kr. er beregnet på baggrund af en 8 årig periode, som er hele kontraktens mulige løbetid.

Udbuddet på telefoniydelser udbydes på én samlet kontrakt. Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i henhold til Udbudslovens § 49, idet det vurderes, at der er en sådan sammenhæng mellem de udbudte ydelser, at de mest hensigtsmæssigt varetages af samme leverandør. Dette skyldes et stort fokus på at opretholde en høj driftsikkerhed i hele kontraktperioden for at kunne sikre den nødvendige patientsikkerhed.

Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på dele af kontrakten. Der skal derimod afgives tilbud på alle positioner inden for kontrakten.

Tilbudsgiver leverer de i Kontrakten omfattede Ydelser på eksklusiv basis, og Ordregiver forpligter sig til at anskaffe Ydelserne direkte omfattet af Kontrakten ved den kommende Leverandør. Den kommende Leverandør leverer Ydelserne til de enhedspriser, som Leverandøren anfører i sit tilbud.

Anslået værdi uden moms: 280 000 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: 2 * 24 måneder
Beskrivelse af mulighederne: Overførsel af statusinformation
Yderligere oplysninger:

Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. Udbudsbetingelserne pkt. 4 Tidsplan.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Vejle

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationerjf. punkt III.1. skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger,Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde

Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135,stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135,stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf.udbudslovens § 137, stk. 1:

Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2.

Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.

Kontrakt med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

Tilbudsgiver har uretmæssigt forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces etc., jf. nr. 6.

Økonomisk og finansiel stilling:

For det seneste afsluttede regnskabsår skal ansøger i ESPD'et give oplysninger om følgende:

- Ansøgers soliditetsgrad i %

- Ansøgers egenkapital.

Ansøger skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Finansielle Nøgletal”.

Med "det seneste afsluttede regnskabsår" forstås det seneste regnskabsår, for hvilket der foreligger et godkendt

årsregnskab.

Hvis ansøger ikke kan give oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, fordi ansøger er etableret

inden for det seneste år, skal ansøger anføre dette i ESPD'et.

Dokumentation: Den tilbudsgiver, der står til at få tildelt kontrakten, skal på anmodning (ikke som en del af

prækvalifikationsansøgningen) fremsende tilbudsgivers seneste godkendte årsregnskab eller revisorpåtegnet

erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal, medmindre oplysningerne er frit tilgængelige for ordregiver.

For ansøgere, som baserer sig på andre enheders kapacitet til brug for opfyldelse af mindstekravene, gælder

desuden, at ansøger som en del af dokumentationen skal fremlægge en støtteerklæring eller tilsvarende

dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. Hvis en

ansøger beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle kapacitet, jf. foranstående, skal denne enhed

påtage sig solidarisk at hæfte for ansøgers forpligtelser under den udbudte kontrakt i form af udfyldelse og

underskrift af bilag A - erklæring fra anden enhed om at stille kapacitet til rådighed for tilbudsgiver.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudslovens § § 140 og

§142:

- En positiv soliditetsgrad på minimum 15 % i det seneste afsluttede regnskabsår.

- Den samlede årsomsætning, dvs. nettoomsætningen, for hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår skal være minimum DKK 70.000.000.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal i ESPD del IV.C: ”Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til 3 betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år, og som ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud jf. udbudsbekendtgørelsens del II. pkt. 2.4).

Referencerne skal være sammenlignelig på økonomisk og teknisk omfang.

Med udført inden for de sidste tre (3) år menes, at referencerne ikke må være afsluttet tidligere, end den dato der nås, når der regnes 3 år baglæns fra datoen for aflevering af prækvalifikationsansøgning. Referencer ældre end dette vil ikke blive inddraget. Referencer der endnu ikke er endeligt færdiggjort kan inddrages i ansøgningen, men det skal i givet fald anføres, hvilke dele der endnu ikke er færdiggjort, og dette kan have betydning for udvælgelsen, jf. del II.2.9)

Referencerne skal indeholde følgende:

- Angivelse af kunde

- Dato for igangsættelse og endelig aflevering (dag, måned, år)

- En beskrivelse af det faktisk udførte arbejde

- Angivelse af den anslåede samlede værdi

- Kontaktperson/reference

Såfremt Ansøger er et konsortium, jf. pkt. 6.4 eller baserer sig på andres tekniske/faglige formåen for at overholde minimumskravet, jf. pkt. 6.5, er det tilstrækkeligt, at én af de medvirkende virksomheder overholder kravet vedr. referencer.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger vedlægger mindst én (1) reference der er udført i løbet af de tre (3) seneste år regnet fra ansøgningsfristens udløb, og som vedrører telefoniydelser til en kunde med minimum 8.000 ansatte og som har en værdi af minimum 10.000.000 kr.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Udvælgelsen blandt de egnede Ansøgere sker på baggrund af de fremsendte referencer, herunder i hvilket omfang de vurderes at være lignende den tilbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens del II. pkt. 2.4). Som følge heraf vil antallet af referencer ikke være afgørende for udvælgelsen alene, men i højere grad de enkelte referencers konkrete indhold, relevans og sammenlignelighed med den udbudte opgave og dennes omfang og formål, særligt vedrørende:

- Telefoniydelser til en lignende kunde, som har behov for en høj driftssikkerhed på geografisk spredte lokationer

- Kompleksiteten i løsningen, med mange brugerhensyn, brugerdiversitet, mange forskellige typer ansatte og arbejdsopgaver og dermed behov

- Høj grad af decentralisering og dermed høj grad af løsningsdiversitet, herunder anvendelse af forskellige fastnetteknologier, mobil og hybridløsninger

Ovenstående vurderes på baggrund af følgende oplysninger fra Ansøger:

• Referenceliste som oplyses i ESPD. Bemærk at der kun kan lægges vægt på referencer, der ikke er ældre end 3 år udregnet fra ansøgningsfristen.

De Ansøgere, som Ordregiver har til hensigt at prækvalificere skal som endelig dokumentation for ovenstående oplysninger fremsende følgende på Ordregivers anmodning:

• En af Ansøger underskrevet referenceliste. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre(3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 10:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2021-12-20 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 2022-11-01 📅

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29190909
Kontakt
Enhed: Lis Hermind
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/181055 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=315373&B=REGIONSYDDK 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres elektronisk via det internetbaserede udbudssystem, Complete Tender Management (CTM) fra EU-Supply. Dette gælder således for al skriftlig korrespondance, herunder Ordregivers besvarelse af spørgsmål, Ansøgers fremsendelse af ansøgning og Tilbudsgivers fremsendelse af tilbud mv. Såfremt dele af udbudsprocessen ikke foregår via CTM, vil det fremgå af udbudsbetingelserne.

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

Skatteforvaltningen

ATP

Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse medbestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171,stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions

Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.

Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Navn: Der findes ikke et sådant organ
Postby: x
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: https://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2021/S 217-570683 (2021-11-04)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-01-31)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse
Kriterier for tildeling
Den laveste pris

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-01-31 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-02-04 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 025-061154
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 217-570683
EUT-S-nummer: 25
Yderligere oplysninger

Ordregiver har valgt at annullere udbuddet, da der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Dette i form af mindstekrav, der ikke er markedskonforme.

Kilde: OJS 2022/S 025-061154 (2022-01-31)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Radio-, fjernsyns-, kommunikations- og telekommunikationsudstyr og beslægtet udstyr (1 nye indkøb)

Telekommunikationsleverancer