Udbud af ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning til CBS

Copenhagen Business School Handelshøjskolen

CBS ønsker med nærværende udbud at erhverve en ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning med en mere fleksibel, moderne og fremtidssikret løsning for i højere grad at kunne understøtte CBS' visioner og ambitioner for HR-arbejdet.
Nærværende udbud omhandler derfor levering, implementering, drift, support og vedligehold af en standard SaaS HR-løsning, som er en kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning til CBS. Udbuddet indeholder ligeledes integration til SLS og CPR, migrering af data samt uddannelse af CBS' brugere
Tryk her https://permalink.mercell.com/165336603.aspx

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-11-19. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-10-18.

Hvem?

• Copenhagen Business School Handelshøjskolen

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-10-18	Udbudsbekendtgørelse
2021-11-24	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-10-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

CBS ønsker med nærværende udbud at erhverve en ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning med en mere fleksibel, moderne og fremtidssikret løsning for i højere grad at kunne understøtte CBS' visioner og ambitioner for HR-arbejdet. Nærværende udbud omhandler derfor levering, implementering, drift, support og vedligehold af en standard SaaS HR-løsning, som er en kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning til CBS. Udbuddet indeholder ligeledes integration til SLS og CPR, migrering af data samt uddannelse af CBS' brugere Tryk her https://permalink.mercell.com/165336603.aspx

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programpakker og informationssystemer 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Copenhagen Business School Handelshøjskolen
Postadresse: Solbjerg Plads 3
Postnummer: 2000
Postby: Frederiksberg
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx 🌏
E-mail: atn.legal@cbs.dk 📧
Telefon: +45 38153339 📞
Fax: +45 38152015 📠
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-10-18 📅
Tilbudsfrist: 2021-11-19 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-10-22 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 206-538005
EUT-S-nummer: 206
Yderligere oplysninger

Udbudsmaterialets indeholder en række mindstekrav, herunder stilles der mindstekrav til hvordan Leverandøren behandler persondata i Løsningen, jf. Bilag 5a Sikkerhed. Ansøger og tilbudsgiver opfordres til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem inden udarbejdelsen af henholdsvis ansøgning og tilbud.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Nærværende udbud omhandler derfor levering, implementering, drift, support og vedligehold af en standard SaaS HR-løsning, som er en kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning til CBS. Udbuddet indeholder ligeledes integration til SLS og CPR, migrering af data samt uddannelse af CBS' brugere

Tryk her https://permalink.mercell.com/165336603.aspx

Anslået samlet værdi: 5 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

CBS har behov for en brugervenlig konfigurér-bar standard SaaS løsning til registrering og opbevaring af HR-data, håndtering af CBS' HR-processer samt sagsfordeling i HR. CBS skal uden særlige IT-kompetencer kunne konfigurere og tilpasse Løsningen.

Løsningen bliver CBS' nye kildesystem, med integration af stam- og ansættelsesdata til mere end 20 lokale CBS systemer. Det er derfor afgørende for CBS, at der sker migrering af stamdata, ansættelsesdata og fraværsdata fra CBS' nuværende HR-system og fraværssystem.

CBS har i dag ca. 3.600 personer, som skal registreres i Løsningen, heriblandt 520 Eksternt tilknyttede. De Eksternt tilknyttede skal, som de eneste, ikke have adgang til Løsningen. Der vil derfor være omkring 3.080 aktive Brugere i Løsningen, heraf omkring 77 ledere og 32 ansatte i HR. HR vil bruge Løsningen dagligt, ligesom lederne også vil anvende den regelmæssigt, flere gange om ugen. De resterende Brugere vil primært anvende Løsningen til løbende selv at registrere deres ferie og fravær samt ændre udvalgt stamdata. Der kan på baggrund af ferie varslingsmails, være spidsbelastningsperioder ift. registrering af fravær.

Leverandøren har leveranceansvaret, hvilket indebærer, at Løsningen skal indeholde de ydelser, behov og krav der er beskrevet i Kontrakten, herunder særligt (men ikke begrænset til):

- Bilag 4 Forretningskrav

- Bilag 4a Data- og migreringsfelter

- Bilag 4b Optioner

- Bilag 5 IT krav

- Bilag 5a Sikkerhed

- Bilag 5b Afprøvning af API

- Bilag 10 Drift, support, vedligeholdelse og servicemål

Se endvidere udbudsmaterialets bestanddele i udbudsbetingelsernes pkt. 1.4.

Anslået værdi uden moms: 5 000 000 DKK 💰
Varighed: 60 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

CBS har ret til at forlænge Kontrakten to gange, hver gang med op til 12 måneder.

Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten indeholder to optioner på integration til hhv. Digital Post og NemRefusion. Se Kontraktens Bilag 4b for yderligere beskrivelse af optionerne.

Yderligere oplysninger:

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling: Positiv egenkapital
Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal have en positiv egenkapital i de seneste tre (3) disponible regnskabsår. Har ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal ansøger fremlægge positiv egenkapital for virksomhedens tilgængelige regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

I dokumentet benævnt "Referenceskema" kan ansøger angive minimum 3 og maksimalt 5 referencer på opgaver påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 3 år. Det er op til ansøger at angive de mest sammenlignelige referencer i forhold til den udbudte opgave.

Ansøger bedes angive følgende i dokumentet benævnt "Referenceskema":

- Beskrivelse: En beskrivelse af referencen med fokus på de elementer Ansøger mener gør referencen sammenlignelig.

- Beløb: Det samlede kontraktbeløb på referencen.

- Startdato: Dato for kontraktstart.

- Slutdato: Dato for udløb eller ophør af kontrakten.

- Modtager: Kundens navn.

Det bemærkes at Ordregiver udelukkende vil vurdere ansøger på op til 5 referencer. Såfremt der angives mere end 5 referencer vil ordregiver udelukkende se på de første 5 referencer.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal angive minimum tre (3) sammenlignelige referencer, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9) og udbudsbetingelsernes pkt. 3.4.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Ud af de egnede ansøgere vil CBS prækvalificere 5 ansøgere, såfremt flere end 5 egnede ansøgninger modtages.

Udvælgelsen sker på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer.

CBS vægter følgende positivt ift. udvælgelsen:

- Ansøger har et højt antal af relevante sammenlignelige referencer i forhold til den udbudte opgave.

- Referencerne omhandler en sammenlignelig leverance til en ordregivende myndighed eller virksomhed med samme kompleksitet som CBS ift. HR løsninger.

Definition af en sammenlignelig leverance:

Levering og implementering af en standard SaaS HR-løsning (kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning) på det skandinavisk arbejdsmarked, som understøtter bl.a. forskellige overenskomster, faglig organisering samt relevant lovgivning på Human Ressource- og ferie-/fraværsområdet.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2021-12-14 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 7 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 19596915
Kontakt
Enhed: Anastasia T.J. Nordensgaard
Køberprofilens adresse: http://www.cbs.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 206-538005 (2021-10-18)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-11-24)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

CBS ønsker med nærværende udbud at erhverve en ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning med en mere fleksibel, moderne og fremtidssikret løsning for i højere grad at kunne understøtte CBS' visioner og ambitioner for HR-arbejdet. Nærværende udbud omhandler derfor levering, implementering, drift, support og vedligehold af en standard SaaS HR-løsning, som er en kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning til CBS. Udbuddet indeholder ligeledes integration til SLS og CPR, migrering af data samt uddannelse af CBS' brugere

Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-11-24 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-11-29 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 231-609393
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 206-538005
EUT-S-nummer: 231

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 60
Pris (justeringskoefficient): 40
Kilde: OJS 2021/S 231-609393 (2021-11-24)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)