Udbud af løsning for tidsregistrering, lønadministration og HR-administration

Kort beskrivelse

Løsning for tidsregistrering, lønadministration og HR-Refusioner, samt planlægning af arbejdstid og registrering medarbejder afholdte udgifter, herunder kilometer regnskab

Beskrivelse af udbuddet

I forbindelse med at Forsvarsministeriet med underliggende myndigheder (Kunden) i foråret 2022 får virksomhedsoverdraget et antal medarbejdere fra ISS Facility Services A/S (herefter benævnt Afgivende Leverandør), og, som er ansat på en række private overenskomster, har Ordregiveret behov for i en periode fra overtagelsen af medarbejdere den 01.02.2022 og frem til 1.3.2023, at outsource sin Tidsregistrerings- lønadministrations- og HR-administration (Løsningen) for de pågældende medarbejdere.
Overtagelse af Medarbejdere fra Afgivende Leverandør foregår successivt i tre tempi:
• Overtagelse 1 - 01.02.2022 – Delleverance 1
• Overtagelse 2 - 01.04.2022 – Delleverance 2
• Overtagelse 3 - 01.06.2022 – Delleverance 3
Løsningen skal alene håndtere de virksomhedsoverdragne Medarbejdere fra Afgivende Leverandør, eftersom der ikke vil ske nyansættelser hos Kunden under privat overenskomst. Medarbejdere kan i kontraktperioden enkeltvis eller i grupper, løbende overgå til offentlig overenskomst hos Kunden, eller overgå til anden ansættelse.
Det er Kundens forventning, at Kundens Medarbejdere helt eller delvist overgår til offentlig overenskomst den 01.03.2023. Kunden ønsker at have mulighed for at fastholde en eller flere grupper af Medarbejdere på privat overenskomst efter 1.3.2023 og vil såfremt dette er tilfældet, fortsætte kontrakten uændret for disse Medarbejdere. Kunden estimerer at dette kan omhandle 375 Medarbejdere frem til 1.2.2025.
Kunden har behov for, at Løsningen indeholder funktionalitet, hvor Kunden kan planlægge arbejdstid for Medarbejdere, samt eksportere den enkelte Medarbejders arbejdstidsplan til Medarbejders profil i Løsningen. Kunden ønsker den tilsvarende funktionalitet for en gruppe Medarbejdere uden overenskomst. Kunden estimerer at dette kan omhandle 500 Medarbejdere uden overenskomst i den samlede kontraktperiode.
Kunden har behov for at Løsningen indeholder følgende:
- Integreret kommunikationssystem som overholder reglerne indenfor GDPR
- Løsningen er en sammenhængende løsning med fuld integration, og med et integreret kommunikationssystem.
- Løsningen håndterer opbygning af Medarbejders lønbærende stamdata, samt dataimport fra Afgivende Leverandør.
- Opbygning af tidsregistreringssystem i relation til lønbærende stamdata.
- Lønberegning og lønadministration, samt håndtering af kontrolmiljøer og udbetaling.
- Arbejdstidsplan for en samlet gruppe af Medarbejdere, både på privat overenskomst og uden overenskomst.
- Løsningen indeholder funktionalitet, som sikrer at Medarbejder kan registrere kørte kilometer, diæter, bilag mv.
- Indhentelse af refusioner for Kunden.
- Styring af transitionsproces når medarbejdere overgår til Kunden
- Undervisning af Kundens medarbejdere i anvendelsen af Løsning
- Service Desk og Support funktion

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1. skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver, Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør
Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.
Del III: Udelukkelsesgrunde
Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135,stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135,stk. 4 og 5.
Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2.
Kontrakt med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.
Tilbudsgiver skal udfyldes i udbudssystemet ETHICS.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist.
Tilbudsgiver skal oplyse ”soliditetsgrad” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist

Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst 8.000.000 kr. for hvert af de tre (3) anførte afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 20% for hvert af de 3 seneste på tilbudsfristen afsluttede regnskabsår.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at mindst en (1) af de anførte referencer demonstrerer, at den til referencen leverede løsning er idriftsat og taget i brug af referencens kunde, og at løsningen understøtter tidsregistrering og lønadministration af minimum 750 medarbejdere på privat overenskomst.
Det er mindstekrav, at mindst en (1) af de anførte referencer omhandler levering af tidsregistreringsløsning, lønadministrationsløsning og indhentelse af HR-Refusioner i én samlet løsning.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.
Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet .
Ordregiver besvarer samtlige spørgsmål i anonymiseret form ved at uploade spørgsmål/svardokumentet.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet.
I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller klikke på ikonet ”Kundeservice”.
Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse medprækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
Skatteforvaltningen
ATP
Politiet (Kriminalregistret)
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse medbestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede omsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171,stk.4;
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgåeten kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.

Annullation sker, idet Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har besluttet at hjemtage opgaven, henset til at den udbudte kontrakt kan varetages i Forsvarets egne systemer.