Tender for an Employee Records Management Solution

Ørsted Services A/S

Ørsted is tendering for an off-the-shelf, cloud-based and global Employee Records Management (ERM) Solution to handle all employee records (contracts etc.) lifecycle from document creation, maintenance, storing and deletion. Ørsted is looking for a solution that enables standardized and common processes, that supports local variations to requirements without jeopardizing Ørsted’s corporate compliance objective, and a governance setup that cater for cultural differences.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2021-08-16. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-07-13.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2021-07-13 Udbudsbekendtgørelse
2021-12-21 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2021-07-13)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Ørsted Services A/S
Nationalt registreringsnummer: 27446485
Postadresse: Kraftværksvej 53
Postby: Fredericia
Postnummer: Skærbæk 7000
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Maria Kannov
Telefon: +45 99554156 📞
E-mail: makan@orsted.dk 📧
Region: Danmark 🏙️
URL: www.orstedprocurement.com 🌏
Kommunikation
URL til dokumenter: www.orstedprocurement.com 🌏
URL for deltagelse: www.orstedprocurement.com 🌏
URL til indkøbsværktøj: www.orstedprocurement.com 🌏

Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Tender for an Employee Records Management Solution
Produkter/tjenester: Programpakke til forvaltning af forretningstransaktioner og privatsager 📦
Kort beskrivelse:
“Ørsted is tendering for an off-the-shelf, cloud-based and global Employee Records Management (ERM) Solution to handle all employee records (contracts etc.)...”    Vis mere
Anslået værdi uden moms: EUR 660 000 💰

1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: Programpakke til tidsregnskab eller personalestyring 📦
Sted for udførelsen: Danmark 🏙️
Hovedsted eller sted for udførelsen: Gentofte
Beskrivelse af udbuddet:
“Ørsted is tendering for an off-the-shelf, cloud-based and global Employee Records Management (ERM) Solution to handle all employee records (contracts, etc.)...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er kun anført i udbudsdokumenterne
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Beskrivelse
Varighed: 60
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges
Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser: 2 x 12 months extension options.
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“The contracting entity will perform the pre-qualification on the basis of an evaluation of the following criteria with the weights specified...”    Vis mere

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“The assessment regarding the applicant’s economic and financial capacity will be based upon an overall assessment of the below three areas (in prioritized...”    Vis mere
Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“The evaluation of experience will be based on the information requested in section 3.3 of the Standard Prequalification Notice and will be an overall...”    Vis mere
Betingelser for deltagelse
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer):
“Minimum 3 references must be submitted Minimum 1 reference with an implementation/roll-out in multiple countries”
Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier:
“Applicants shall fill out the eESPD document via the Contracting Entity’s online sourcing platform Ørsted Procurement Portal using the available eESPD-file....”    Vis mere
Oplysninger om det personale, der er ansvarligt for kontraktens udførelse
Pligt til at oplyse navn og faglige kvalifikationer for det personale, der er udpeget til at udføre kontrakten

Procedure
Type af procedure
Forhandlet procedure med forudgående indkaldelse af konkurrencer
Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandling eller dialog
Anvendelse af en trinvis procedure for gradvist at reducere antallet af løsninger, der skal drøftes, eller af tilbud, der skal forhandles
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2021-08-16 23:59 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2021-08-23 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: engelsk 🗣️
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 3

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

“I.3 In order to get access to the Tender Material please register in Ørsted Procurement Portal here: www.orstedprocurement.com. Guide on how to get access...”    Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud, Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
URL: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Complaints about not having been pre-qualified must be filed with the Complainants Board for Public Procurement (Klagenævnet for Udbud) within 20 (twenty)...”    Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: klfst@kfst.dk 📧
URL: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 136-363147 (2021-07-13)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-12-21)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
E-mail: makan@orsted.com 📧
Region: Danmark 🏙️

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
“Ørsted was tendering for an off-the-shelf, cloud-based and global Employee Records Management (ERM) Solution to handle all employee records (contracts etc.)...”    Vis mere
Samlet værdi af indkøbsaftalen (ekskl. moms): EUR 1 034 125 💰
Beskrivelse
Sted for udførelsen: Danmark 🏙️
Beskrivelse af udbuddet:
“Ørsted was tendering for an off-the-shelf, cloud-based and global Employee Records Management (ERM) Solution to handle all employee records (contracts,...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Solution Functionality
Kvalitetskriterium (vægtning): 40%
Kvalitetskriterium (navn): IT (Non-functionality)
Kvalitetskriterium (vægtning): 10%
Kvalitetskriterium (navn): Solution Implementation Approach and Training
Kvalitetskriterium (vægtning): 15%
Kvalitetskriterium (navn): Contractual Terms
Pris (justeringskoefficient): 25
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne: Two extension options. Each 12 months duration

Procedure
Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2021/S 136-363147

Tildeling af kontrakt

1️⃣
Dato for indgåelse af kontrakten: 2021-12-01 📅
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Navn og adresse på kontrahenten
Navn: Gavdi A/S
Postby: Copenhagen
Land: Danmark 🇩🇰
Region: Danmark 🏙️
Entreprenøren er en SMV
Kilde: OJS 2021/S 250-664807 (2021-12-21)