Rengøringsservice og vinduespolering - Billund Kommune

Kort beskrivelse

Den udbudte Ydelse vedrører løbende Rengøringsservice og Vinduespolering på Lokationer i Billund Kommune. Rengøringsservice og Vinduespolering skal udføres på bl.a. skoler/SFOer, daginstitutioner, rådhus, hjemmesygeplejen, hjælpemiddeldepot, Park og vej, tandklinik, bofællesskaber/fælleshuse, ældreboliger, plejecentre, dagcentre og øvrige institutioner med aktivitets- og rådgivningsformål.
Rengøringsservice omfatter løbende indvendig lokalerengøring og rengøringsrelaterede Serviceopgaver. Rengøringsservice skal udføres i henhold til indsatsbaseret frekvensrengøring og som kravspecificeret i Kontraktbilag 3: Kravspecifikation.
Vinduespolering omfatter indvendige og udvendige facadeglas, internt glas, tagvinduer, rytterlys, indgangspartier som kravspecificeret i Kontraktbilag 3: Kravspecifikation.

Beskrivelse af udbuddet

Rengøringsservice og vinduespolering udbydes samlet i en aftale.
Både Rengøringsservice og Vinduespolering bliver på nuværende tidspunkt udført af eksterne leverandører.
Den komplette liste over omfattede Lokationer fremgår af Kontraktbilag 2A: Omfattede Lokationer. Af Kontraktbilag 2A fremgår tillige hvorvidt der på den enkelte Lokation kun skal udføres Rengøringsservice eller Vinduespolering eller både Rengøringsservice og Vinduespolering. De omfattede Lokationer forventes at være:
Sdr Omme Skole Kirkealle 7 Sdr Omme
Sdr. Omme Plejecenter Rahbæksvej 18-86 Sdr. Omme
Sdr. Omme Børnehave Skovvej 15 Sdr. Omme
Lynghedeskolen Afd. Stenderup Buen 6 og Teglgårdsvej 1, Stenderup-Kroager Grindsted
Børnenes Univers Grindsted Vest Langelandsvej 70 Grindsted
Vestre Skole + SFO Fælledvej 3 Grindsted
Fynsgade Plejecenter Fynsgade 39 Grindsted
Rusmiddelteamet (gl Nærbehandling) Vestergade 122 Grindsted
Bo og Støtte, afd. Lindegården Tingvejen 385 Grindsted
Sprogskole og Dagplejen Sydtoften 167 Grindsted
Lynghedeskolen Afd. Søndre Tinghusgade 9, 7B, Jørgen Glavindsvej 2A, 2C Grindsted
Den Kommunale Tandpleje - Grindsted Tandklinik Tinghusgade 7 Grindsted
10 kl. Tinghusgade 16 Grindsted
Sydtoftens Plejecenter Sydtoften 100 Grindsted
Fasanhuset - hører under Sydtoftens Plejecenter Sydtoften 100A Grindsted
Aktivitet og Arbejde samt Værkstedet Sydtoften 4 Grindsted
Bofællesskab 2 Sydtoften 6A-6E Grindsted
Bofællesskab 3 Sydtoften 6F-6L Grindsted
Cafen + Huset Sydtoften 8 Grindsted
Bofællesskab 1 Sydtoften 389 - 397 Grindsted
Bo og Støtte, afd. Lyngsø Sydtoften 411 Grindsted
Sundhed og træning Sydtoften 102 Grindsted
Billund Rådhus Jorden Rundt 1 Grindsted
Gammel Nordre Skole Banegårdsvej 26 Grindsted
Hjemmesygeplejen Østergade 25 Grindsted
Mødestedet plejecenter Nygade 29 Grindsted
Ungbo Rolighedsvej 10 Grindsted
Toiletbygning Birketorvet 10 Grindsted
Materielgården Grindsted (Park og vej) Tårnvej 30 Grindsted
Kompetencecenter Tårnvej 135 Grindsted
Hjælpemiddeldepotet Heimdalsvej 22 Grindsted
Grindsted Genbrugsplads Ribe Landevej 6 A Grindsted
Billund Skolen Kærvej 503 Billund
Bo og Støtte, afd. Sydtoften 381 Sydtoften 381 Grindsted
Billund Plejecenter Skolevej 2 Billund
Gæsteplejen – Billund Skolevej 8 Billund
Dagcenter Lindegården Lindevej 1 Billund
Børnenes Univers Billund/Klatretræet + Trætoppen Engdraget 8 Billund
Børnenes Univers Billund/Træstubben Tuen 2 Billund
Materialegården Billund (Park og vej) Havremarken 10 Billund
Hejnsvig Plejecenter Kirkevej 8A Hejnsvig
Petersminde Dagcenter - hører under Hejnsvig Plejecenter Torvegade 9 Hejnsvig
Hejnsvig Skole inkl. Hejnsvig Tandklinik Bakkevej 9 Hejnsvig
Hejnsvig Stadion. Klubhus Billundvej 7 Hejnsvig
Frihavnen Vorbasse Degnelodden 1 Vorbasse
Bofællesskabet Vorbasse Søndergade 19 C Vorbasse
Børnehuset Andedammen inkl. Drivhuset Drivvejen 3 Vorbasse
Ventesalen Østergade 25 Grindsted
Billund Idrætscenter Kærvej 501 Billund
Billundcentret Hans Jensens Vej 6 Billund
Borgerservice og Bibliotek Tinghusgade 15 Grindsted
Børnenes Univers Grindsted Syd Søndervold 350 Grindsted
Centralkøkken Sydtoften 104 Grindsted
Civilforsvaret (Brandvæsen og museum) Hedemarken 16 Grindsted
Genbrugsstation Havremarken 8 Billund
Hejnsvig Børnehave Bakkevej 9 Hejnsvig
Karens Minde Morsbølvej 100 +102 Grindsted
Klubhus - Jørgen Glavinds Vej Jørgen Glavinds Vej 2F Grindsted
Klubhus - Vesterhedevej Vesterhedevej 9 Grindsted
Lille Johannes Hus Vester Boulevard 18B Grindsted
Bofællesskabet Lindegården Lindevej 3-61 Billund
Værkstedet Nymarksvej Nymarksvej 10 Grindsted

Beskrivelse af fornyelser

Kontrakten kan forlænges af Ordregiver ad flere omgange og med det antal måneder Ordregiver måtte ønske.
Forlængelsernes samlede varighed, inklusive alle forlængelser, kan dog maksimalt være 36 måneder.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt antallet af egnede ansøgere, der opfylder betingelserne for deltagelse i punkt 3, ikke overstiger det planlagte antal, vil samtlige af disse ansøgere blive prækvalificeret.
Såfremt der er flere egnede ansøgere, der opfylder betingelserne for deltagelse i punkt 3, end det planlagte antal, vil der blive foretaget en begrænsning blandt de egnede ansøgere på grundlag af følgende objektive kriterier:
• Referenceliste, som oplyst af ansøger i punktet ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførsel af tjenesteydelser af den anførte type” i ESPD.
Alle de af ansøger oplyste referencer (op til 5 referencer) tillægges betydning i udvælgelsen af tilbudsgivere. For hver enkelt reference vil der blive lagt vægt på følgende:
• At der på referencen er leveret Rengøringsservice til institutioner/institutionstyper, som i rimelig grad tilsvarer de udbudte institutioner/institutionstyper som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt I.2.4 (angivet af ansøger under ”beskrivelse” i ESPD)
• At der på referencen er leveret Vinduespolering (angivet af ansøger under ”beskrivelse” i ESPD)
• At der på referencen er leveret Rengøringsservice og/eller Vinduespolering med en kontraktsum pr. år (beløb) på minimum DKK 5.000.000,- (eller tilsvarende i anden valuta) i minimum ét af de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for fremsendelse af ansøgning (angivet af ansøger under ”beløb” i ESPD)
• At referencen var igangværende på tidspunktet for fremsendelse af ansøgning og længerevarende (med længerevarende menes at levering til referencen er opstartet senest 1. januar 2020 (angivet af ansøger under ”dato” i ESPD)
Vurderingen af hver af ansøgers referencer (op til 5 referencer) summeres til en samlet vurdering af ansøgers referencer. Den samlede vurdering af ansøgers referencer er bestemmende for udvælgelsen af tilbudsgivere.
Hvis to eller flere ansøgere umiddelbart vurderes ens på udvælgelseskriteriet referenceliste, lægges der særlig vægt på, at der er leveret Rengøringsservice til institutioner/institutionstyper, som i rimelig grad tilsvarer de udbudte institutioner/institutionstyper som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt I.2.4. Hvis der herefter forsat er lighed lægges der vægt på størst mulig summeret kontraktsum pr. år.

Beskrivelse af mulighederne

Der er optioner på diverse time- og enhedspriser på ekstraopgaver. De fremgår af kravspecifikation for ekstraopgaver.
Der kan desuden være mindre optioner i form af rengøringsrelaterede serviceopgaver. Disse fremgår af udbudsmaterialets kalkulationsoplysningsskemaer som tilkøbsydelser.

Yderligere oplysninger

Ansøger bedes orientere sig om de samlede krav i det komplette udbudsmateriale som er tilgængeligt i CTM-systemet på det konkrete udbud under ”Se udbudsdokumenter”.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

En ansøger, der befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135 og § 136 vil blive udelukket fra udbuddet medmindre ansøgeren fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.
Dog bemærkes, at en ansøger, der har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, alene vil blive udelukket på denne baggrund, hvis denne gæld er på 100.000 kr. eller derover.
En ansøger, der befinder sig i en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde fra udbudslovens § 137 vil blive udelukket fra udbuddet medmindre ansøgeren fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138:
• Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1
• Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller
likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.
Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i henhold til ovenstående. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD, Del III, afsnit A, B og C.
Følgende dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene fremlægges, når Ordregiver anmoder herom, jf. udbudslovens § 151:
1) Uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af kompetent rets- eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene.
2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøger/tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor ansøger/tilbudsgiver er etableret, jf. udbudslovens § 135, stk. 2.
For så vidt angår danske ansøgere/tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen.
Er ansøger/tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder ansøgers/tilbudsgivers hjemland ikke certifikater eller dokumenter eller dækker disse ikke alle de i § 135, § 136 og § 137 nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes der ikke edsaflæggelse i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.
Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene (fx serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

1) Under punktet ”Samlet årsomsætning” anføres ansøgers samlet årsomsætning (nettoomsætning) i seneste afsluttede regnskabsår.
2) Under punktet ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” anføres ansøgers egenkapital i seneste afsluttede regnskabsår.

1) Samlet årsomsætning (nettoomsætning) i det seneste afsluttede regnskabsår skal minimum være DKK 25.000.0000 (eller tilsvarende i anden valuta).
2) Egenkapitalen i det seneste afsluttede regnskabsår skal minimum være DKK 5.000.000 (eller tilsvarende i anden valuta).
Dokumentation: Ansøger/tilbudsgiver skal på anmodning fremsende dokumentation vedrørende ovenstående minimumskrav ved at fremlægge en underskrevet revisorerklæring eller ansøgers/tilbudsgivers seneste godkendte årsregnskab fra registreret eller statsautoriseret revisor indeholdende de relevante regnskabsoplysninger.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

1) Under punktet ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførsel af tjenesteydelser af den anførte type” anføres referenceliste over de væsentligste sammenlignelige referencer, der er udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af:
a. Beskrivelse (opgave- og ydelsesbeskrivelse),
b. Beløb (kontraktsum pr. år),
c. Dato (startdato samt slutdato (hvis ikke afsluttet og slutdato ikke er kendt kan anføres, at den er igangværende under "Beskrivelse")), og
d. Modtagere (myndighedens/ virksomhedens navn).
Der henstilles til, at der kun oplyses 5 referencer. Ved angivelse af mere end 5 referencer vil det kun være de 5 første/øverste referencer oplyst i ESPD, der indgår i opfyldelsen af minimumskrav og begrænsningen af antallet af kvalificerede ansøgere. Dette gælder uanset om ansøger er én virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen. Et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen for så vidt, angår faglige erfaringer bør samlet maksimalt fremsende 5 referencer, alternativt tydeligt angive hvilke 5 referencer, der skal lægges til grund i udvælgelsen. Hvis et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen for så vidt, angår faglige erfaringer, samlet fremsender flere end 5 referencer og det ikke tydeligt fremgår, hvilke 5 referencer der skal lægges til grund, forbeholder Ordregiver sig ret til at rette henvendelse til den ansøger med henblik på at fastslå hvilke 5 referencer, der skal indgå i udvælgelsen.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

1) Referencelisten skal indeholde minimum 2 referencer, hvor både punkt a) og b) er
opfyldt for denne samme reference:
a) Referencen vedrører Rengøringsservice med en kontraktsum pr. år på minimum DKK 6.000.000 (eller tilsvarende i anden valuta) inden for minimum ét af de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for fremsendelse af ansøgning (angivet af ansøger under ”beløb” i ESPD), og
b) Modtageren er en lignende kundetype som Ordregiver (kommune/lokal eller regional myndighed) (angivet af ansøger under ”modtagere” i ESPD)
2) Referencelisten skal ligeledes indeholde minimum 1 reference, hvor der udføres Vinduespolering (denne reference behøver ikke være den samme som under punkt 1).
Dokumentation: Ansøger/tilbudsgiver skal på anmodning fremsende dokumentation vedrørende ovenstående minimumskrav ved at fremlægge udspecificeret referenceliste fra ESPD indeholdende: Navnet på referencens kontaktperson, samt telefonnummer og e-mail på referencens kontaktperson. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencerne.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

a) Leverandøren skal i forbindelse med udførelse af opgaver under denne kontrakt efterleve ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter. Leverandøren er forpligtet til at sikre (herunder også hos eventuelle underleverandører) medarbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.
b) Leverandøren skal være villig til at indgå kontrakt som indeholder sociale klausuler, herunder klausul om praktikaftaler.
For oplysninger om de konkrete klausuler henvises til udbudsmaterialet.

Ansøger skal tilmelde sig udbuddet og afgive ansøgning via det elektroniske udbudssystem (CTM-Systemet) på https://www.eu-supply.com/dsr.asp.
Ansøger skal holde sig orienteret i CTM systemet, hvor spørgsmål/svar offentliggøres.
Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation i form af udfyldt ESPD.
ESPD udarbejdes online i CTM-systemet i den særlige ESPD-funktion under ”Mine besvarelser - ESPD”. VIGTIGT: Ordregiver kan IKKE læse en ESPD xml-fil, der er vedhæftet ansøgningen på anden måde end i den særlige ESPD-funktion under ”Mine besvarelser - ESPD”. En ansøger der vedhæfter en ESPD xml-fil, som ordregiver ikke kan læse, vil ikke være konditionsmæssig.
Såfremt ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen.
I disse tilfælde skal de i sammenslutningen deltagende virksomheder i deres ESPD del II A svare ”Ja” til spørgsmålet, ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, ligesom deltagerens rolle i konsortiet beskrives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for opfyldelsen af kontrakten.
Dokumentation: For ansøgere/tilbudsgivere, som udgør en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), gælder desuden, at de som en del af dokumentationen skal fremlægge en underskrevet konsortieerklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem ordregiver kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
Ansøger kan basere sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. I sådanne tilfælde skal ansøger i ESPD del II afsnit C (”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet”) svare ”Ja”.
Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet i forhold til den økonomiske/finansielle formåen og/eller den tekniske/faglige formåen, herunder i forhold til opfyldelse af minimumskrav, skal ansøger vedlægge et særskilt ESPD udfyldt af disse andre enheder med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B, del III og IV. Desuden skal ansøger udfylde ESPD del V.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være ansøgers og de støttende enheders samlede egnethed, der vurderes.
Såfremt ansøger baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår ansøgers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet ansøgers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.
Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på andre enheders kapacitet, skal den/de pågældende enheder udføre den del af Kontrakten, som enhedens kapacitet relaterer sig til.
Dokumentation: For ansøgere/tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet til brug for opfyldelse af mindstekravene til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen og faglige og tekniske formåen, gælder desuden, at ansøger/tilbudsgiver som en del af dokumentationen skal fremlægge en støtteerklæring, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren/tilbudsgiveren. Hvis en ansøger/tilbudsgiver beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, jf. ovenstående, skal denne enhed påtage sig solidarisk at hæfte for ansøgers/tilbudsgivers forpligtelser overfor ordregiver under den udbudte kontrakt.
Virksomheder i en sammenslutning og støttende enheder, hvor autenticiteten ikke kan konstateres af det elektronisk udbudssystem (CTM-systemet), skal underskrive ESPD.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i Lov om Klagenævnet for Udbud (LBK nr 593 af 02/06/2016 - kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Har ordregiveren iværksat et begrænset udbud, et udbud med forhandling, et udbud efter proceduren konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab efter udbudsloven eller Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- energiforsyning, transport samt posttjenester og ophævelse af direktiv 2004/17/EF, skal en virksomheds klage over ikke at være blevet udvalgt være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller denne lovs § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
Stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
- 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
- 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1.