Beskrivelse af udbuddet
Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål.
Planlægnings- og koordineringsopgaverne, som skal løses af Leverandøren, består af:
o Behovsafdækning i samarbejde med Ordregiver
o Udarbejdelse af overordnet flytteproces i samarbejde med Ordregiver
o Håndtering af praktisk kommunikation og information hele vejen ud til medarbejderniveau samt opfølgning på eventuelle mangler
o Projektstyring
o Koordinering med alle aktører, fx bestiller hos Ordregiver, flyttefirma, Ordregivers IT-afdeling og relevante eksterne leverandører
o Logistikstyring
o Inventarregistrering, udarbejdelse af inventarlister og opmærkning
o Levere udfyldt oversigt over det, der skal flyttes, til brug for bestilling af flyttefirma
o Bistand i forbindelse med miniudbud af fysiske flytninger, bl.a. bistand i forbindelse med besigtigelse, udarbejdelse af de flytterelaterede beskrivelser i materialet i forbindelse med miniudbuddet, koordination med flyttefirma og lignende. Besigtigelserne kan være på såvel eksisterende som nye lokationer.
o Udarbejde flytteinstruks og flytteinformation
o Udarbejdelse og levering af præ-udfyldte flyttelabels
o Sikkerhedstjek af flyttemænd på opgaven. Sikkerhedstjek omfatter ID-kontrol sammenholdt med medarbejderliste fra flyttefirma.
o Føre tilsyn med flytninger, før, under og efter, herunder tilsikre at inventar placeres efter tegning, og at gældende afstandskrav er overholdt
o Registrering af skader på bygninger og inventar efter flytninger/rømninger
o Planlægning og tilsyn i forbindelse med rømninger
o Koordinering og gennemførsel af salgs- og/eller donationsproces i henhold til aftale med Ordregiver i forbindelse med overskudsinventar, typisk i forbindelse med rømninger. Salg skal ske på markedsmæssige vilkår, mens donationer skal ske til almennyttige foreninger. Indtægter fra salg skal betales til Ordregiver.
o Evaluering og afslutning efter hver opgave, i samarbejde med Ordregiver. Herunder afrapportering til Administrations- og Servicestyrelsen samt styrelserne, flytteopgaven har omfattet.
Ordregiver varetager selv følgende opgaver:
o Bestilling af flyttefirma
o Bygningsarbejder
o Nedtagning og opstilling af IT
o Bestilling af ekstern leverandør til ledningsophæng
o Indretning
o Nedpakning og udpakning
o Indstilling af stole
o Håndværksmæssige opgaver som reparationer af inventar m.v.
Øvrige opgaver, som Ordregiver som udgangspunkt står for, men som Ordregiver kan an-mode Leverandøren om at varetage:
o Diverse ufaglærte serviceopgaver i forbindelse med klargøring, flytning eller rømning. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Fordeling af kabler, indsamling/fordeling af skraldespande/lamper og lignende, udarbejdelse af patchlister (liste over netværksstik i anvendelse).
o Diverse rådgivnings- og konsulentopgaver. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Udarbejdelse af plantegninger, MAX-tegninger, forslag til arealoptimering og lignende, og tegningerne skal kunne leveres som DWG-filer; aktivitetsanalyser af arbejdsområder (dvs. analyser af, hvor meget en fysisk arbejdsplads udnyttes); allokering af møbler ud fra indretningsforslag og i dialog med Ordregiver – herunder afklaring af indkøbsbehov og lignende; modtagelse, kvalificering og placering af nyindkøbt inventar.
Opgavens omfang:
De kommende fire år forventes flytninger af ca. 2.000 medarbejdere mellem eksisterende lokationer. Herudover forventes der at være ca. 1.500 medarbejderflytninger til helt nye lejemål og ca. 3.000 medarbejderflytninger internt i allerede etablerede lejemål. Der forventes behov for bistand fra Leverandøren til de fleste af disse flytninger.
Det bemærkes, at Rammeaftalen er landsdækkende. Ikke-brofaste øer dækkes dog ikke af Rammeaftalen.