Rammeaftale om levering af flytteplanlægning og -koordinering

Kort beskrivelse

Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål. Opgaverne består overordnet af at planlægge, koordinere og føre tilsyn på flytninger og rømninger. Herunder bl.a. dialog med flyttende medarbejdere, planlægning af logistik, møbeloptælling, samt i særlige tilfælde, assistance i forbindelse med space-planning, aktivitetsanalyser, tilsyn ved møbelleverancer og andre relevante opgaver.
Selve de fysiske flytninger foretages af flyttefirmaer. Ordregiver håndterer selv bestilling af flyttefirma. Leverandøren skal udfylde og rettidigt aflevere en oversigt over dét, der skal flyttes, så Ordregiver rettidigt kan sende flyttebestillingen.
Opgaven med flytteplanlægning og flyttekoordinering skal kunne løses af Leverandøren både på hverdage og i weekender/på helligdage, samt udenfor normal arbejdstid.

Beskrivelse af udbuddet

Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål.
Planlægnings- og koordineringsopgaverne, som skal løses af Leverandøren, består af:
o Behovsafdækning i samarbejde med Ordregiver
o Udarbejdelse af overordnet flytteproces i samarbejde med Ordregiver
o Håndtering af praktisk kommunikation og information hele vejen ud til medarbejderniveau samt opfølgning på eventuelle mangler
o Projektstyring
o Koordinering med alle aktører, fx bestiller hos Ordregiver, flyttefirma, Ordregivers IT-afdeling og relevante eksterne leverandører
o Logistikstyring
o Inventarregistrering, udarbejdelse af inventarlister og opmærkning
o Levere udfyldt oversigt over det, der skal flyttes, til brug for bestilling af flyttefirma
o Bistand i forbindelse med miniudbud af fysiske flytninger, bl.a. bistand i forbindelse med besigtigelse, udarbejdelse af de flytterelaterede beskrivelser i materialet i forbindelse med miniudbuddet, koordination med flyttefirma og lignende. Besigtigelserne kan være på såvel eksisterende som nye lokationer.
o Udarbejde flytteinstruks og flytteinformation
o Udarbejdelse og levering af præ-udfyldte flyttelabels
o Sikkerhedstjek af flyttemænd på opgaven. Sikkerhedstjek omfatter ID-kontrol sammenholdt med medarbejderliste fra flyttefirma.
o Føre tilsyn med flytninger, før, under og efter, herunder tilsikre at inventar placeres efter tegning, og at gældende afstandskrav er overholdt
o Registrering af skader på bygninger og inventar efter flytninger/rømninger
o Planlægning og tilsyn i forbindelse med rømninger
o Koordinering og gennemførsel af salgs- og/eller donationsproces i henhold til aftale med Ordregiver i forbindelse med overskudsinventar, typisk i forbindelse med rømninger. Salg skal ske på markedsmæssige vilkår, mens donationer skal ske til almennyttige foreninger. Indtægter fra salg skal betales til Ordregiver.
o Evaluering og afslutning efter hver opgave, i samarbejde med Ordregiver. Herunder afrapportering til Administrations- og Servicestyrelsen samt styrelserne, flytteopgaven har omfattet.
Ordregiver varetager selv følgende opgaver:
o Bestilling af flyttefirma
o Bygningsarbejder
o Nedtagning og opstilling af IT
o Bestilling af ekstern leverandør til ledningsophæng
o Indretning
o Nedpakning og udpakning
o Indstilling af stole
o Håndværksmæssige opgaver som reparationer af inventar m.v.
Øvrige opgaver, som Ordregiver som udgangspunkt står for, men som Ordregiver kan an-mode Leverandøren om at varetage:
o Diverse ufaglærte serviceopgaver i forbindelse med klargøring, flytning eller rømning. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Fordeling af kabler, indsamling/fordeling af skraldespande/lamper og lignende, udarbejdelse af patchlister (liste over netværksstik i anvendelse).
o Diverse rådgivnings- og konsulentopgaver. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Udarbejdelse af plantegninger, MAX-tegninger, forslag til arealoptimering og lignende, og tegningerne skal kunne leveres som DWG-filer; aktivitetsanalyser af arbejdsområder (dvs. analyser af, hvor meget en fysisk arbejdsplads udnyttes); allokering af møbler ud fra indretningsforslag og i dialog med Ordregiver – herunder afklaring af indkøbsbehov og lignende; modtagelse, kvalificering og placering af nyindkøbt inventar.
Opgavens omfang:
De kommende fire år forventes flytninger af ca. 2.000 medarbejdere mellem eksisterende lokationer. Herudover forventes der at være ca. 1.500 medarbejderflytninger til helt nye lejemål og ca. 3.000 medarbejderflytninger internt i allerede etablerede lejemål. Der forventes behov for bistand fra Leverandøren til de fleste af disse flytninger.
Det bemærkes, at Rammeaftalen er landsdækkende. Ikke-brofaste øer dækkes dog ikke af Rammeaftalen.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Vindende Tilbudsgiver skal i overensstemmelse med udbudsbetingelserne fremlægge følgende dokumentation for opfyldelse af ordregivers minimumskrav vedr. økonomisk og finansiel kapacitet:
1. Samlet omsætning pr. år i det senest disponible regnskabsår:
Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf for det senest disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret, eller anden dokumentation for minimumsomsætningen.
2. Egenkapitalens størrelse pr. år i det senest disponible regnskabsår:
Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf for det senest disponible regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse.
Såfremt Tilbudsgiver er nyetableret, og derfor ikke har aflagt regnskaber for det seneste disponible regnskabsår, skal Tilbudsgiver alene oplyse de nøgletal, der er tilgængelige på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiver om at fremsende en revisorattesteret erklæring som dokumentation for, at Tilbudsgiver har tilstrækkelig økonomisk kapacitet til at løse den udbudte opgave.
Baserer Tilbudsgiver sig på anden enheds økonomiske og finansielle formåen skal den eller de virksomheder, hvis ressourcer der henvises til, fremsende ovenstående.
Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal ovenstående fremsendes for hver af virksomhederne.

1) Den samlede årlige omsætning i det senest disponible regnskabsår skal minimum udgøre DKK 4.000.000.
2) Egenkapitalen i det senest disponible regnskabsår skal minimum være positiv.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Vindende Tilbudsgiver skal i overensstemmelse med udbudsbetingelserne fremlægge følgende dokumentation for opfyldelse af ordregivers minimumskrav vedr. teknisk og faglig kapacitet:
En kort beskrivelse af lignende referencer, som Tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år. Ved en lignende reference forstås levering af flytteplanlægning og flyttekoordinering af minimum 100 medarbejdere i ét sammenhængende logistisk projektforløb for samme kunde. Referencerne kan angå igangværende aftaler, dog skal flytte-forløbene være afsluttet for at opfylde kravet.
Fyldestgørende referencer angivet i ESPD del IV.C anses for endelig dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer med henblik på bekræftelse af de afgivne oplysninger.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

1) Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver har udført mindst tre lignende referencer inden for de seneste tre år.
2) Det er et minimumskrav, at mindst én af referencerne omhandler flytteplanlægning og flyttekoordinering af minimum 250 medarbejdere i ét sammenhængende logistisk projektforløb for samme kunde.
3) Det er et minimumskrav, at minimum én af referencerne udover flytteplanlægning og flyttekoordinering også omfatter rådgivning og analyse ifm. arealoptimering.

Udbudsmaterialet, herunder udbudsbetingelserne, offentliggøres via det internetbaserede eSourcing-system EU-Supply. Således kan udbudsmaterialet downloades via https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=SKATTEMINISTERIET. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via EU-Supply i overensstemmelse med udbudsbetingelserne - og ikke via ordregivers ovenfor oplyste e-mail.
Adgang til udbudsmaterialet og deltagelse i udbuddet kræver online registrering i EU-Supply. Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet. Efter registreringen logger man ind og kan herefter se en oversigt over alle udbud under Skatteministeriets koncern. Der klikkes på det relevante udbud, hvorefter udbudsmaterialet kommer frem, herunder de bilag, som skal afleveres som en del af det samlede tilbud.
Bemærk venligst, at både ordregivers og tilbudsgivers/ansøgers handlinger logges i systemet. Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supply's Support på telefon 70 20 80 14 eller mail til dksupport@eu-supply.com
Spørgsmål til selve udbuddet skal stilles til ordregiver via spørgsmål/svar-modulet inde i systemet. Svar på disse spørgsmål offentliggøres i anonymiseret form i systemet, hvor de er tilgængelige for alle.
Udover de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudsloven finder følgende af Udbudslovens frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i nærværende udbud:
• Konkurs, insolvens, tvangsakkord uden for konkurs, en situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret, aktiver administreres af en kurator, eller erhvervsvirksomheden er indstillet, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.
Oplysninger om udelukkelsesgrunde angives i ESPD.
Ordregiver afholder et informationsmøde på det tidspunkt og sted, som fremgår af udbudsbetingelserne. Frist for tilmelding fremgår ligeledes af udbudsbetingelserne.
Ordregiver skønner, at den maksimale værdi af Rammeaftalen udgør DKK 24.000.000 eksklusive moms i Rammeaftalens løbetid, men Ordregiver kan ikke garantere en bestemt omsætning.
Baggrunden for forskellen mellem den anslåede og den maksimale værdi er, at det er svært at forudse, hvad der sker på området, da eventuelle omorganiseringer mellem ressortområder og internt i koncernen kan opstå uventet og medføre yderligere behov for flytninger. Dertil kommer, at flytninger i Skatteforvaltningen ofte er afhængige af politiske beslutninger, som endnu ikke er kendt, hvorfor omfanget af mulige fremtidige flytninger ikke kan estimeres præcist. Endelig arbejder Administrations- og Servicestyrelsen løbende på at optimere Skatteforvaltningens lokaler, hvilket kan medføre flytninger til nye eller midlertidige lejemål, som endnu ikke er kendt.
På baggrund af ovenstående vurderes det, at den maksimale værdi af udbuddet kan afvige signifikant fra den anslåede værdi, hvorfor den maksimale værdi er vurderet til at være væsentligt højere end den anslåede værdi.
Selve de fysiske flytninger foretages enten af flyttefirmaer på Statens Facility Managementaftale eller af flyttefirmaer fra Økonomistyrelsens rammeaftale for flytteydelser. Ordregiver håndterer selv bestilling af flyttefirma. Leverandøren skal udfylde og rettidigt aflevere en oversigt over dét, der skal flyttes, så Ordregiver rettidigt kan sende flyttebestillingen.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.