Overtagelse og fremtidig varetagelse af drift, support, udvikling, design- og UX-opgaver i relation til BUVM’s 14 websites og koncernintranet

Kort beskrivelse

Børne- og Undervisningsministeriets departement udbyder en kontrakt vedrørende tilrettelæggelse og gennemførelse af følgende 3 hovedopgaver:
1) Overtagelse af de eksisterende 14 websites, BUVM’s koncernintranet og 2 løsninger fra nuværende leverandør.
2) Varetagelse af drift, support og teknisk videreudvikling af de eksisterende 14 websites, BUVM’s koncernintranet og 2 løsninger.
3) Varetagelse af design- og UX-opgaver i relation til de eksisterende 14 websites og BUVM’s koncernintranet.

Beskrivelse af udbuddet

Børne- og Undervisningsministeriets departement udbyder en kontrakt vedrørende tilrettelæggelse og gennemførelse af følgende 3 hovedopgaver:
1) Overtagelse af de eksisterende 14 websites, BUVM’s koncernintranet og 2 løsninger fra nuværende leverandør.
2) Varetagelse af drift, support og teknisk videreudvikling af de eksisterende 14 websites, BUVM’s koncernintranet og 2 løsninger.
3) Varetagelse af design- og UX-opgaver i relation til de eksisterende 14 websites og BUVM’s koncernintranet.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der modtages flere en 5 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra objektive og ikkediskriminerende kriterier, som er angivet i pkt. III. 1.3).
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante referencer af de ydelser, som kontrakten vedrører. Det tillægges positiv vægt, at referencerne dokumenterer erfaringer med overtagelse af komplekse Sitecore-baserede multi-site portalløsninger. Derudover tillægges det positiv vægt, at referencerne dokumenterer erfaringer med udviklings-, videreudviklings-, drifts-, design-, UX- og IA-relaterede opgaver på komplekse Sitecore-baserede multi-site portalløsninger.
Der kan maksimalt angives 5 referencer pr. ansøgning, uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer.
Referencer her ud over vil der blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de første 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:
ESDP’et skal indeholde en liste over de 5 betydeligste sammenlignelige leverancer, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.
I stedet for at angive referencerne i ESPD’et opfordres ansøger til angive referencerne i et særskilt dokument i word eller pdf format, hvortil der henvises i ESPD’et.
Ansøger bedes bestræbe sig på at beskrive referencerne så kortfattet som muligt og ikke på mere end én normalside, 2 400 anslag inkl. mellemrum pr. reference. Såfremt der vedlægges referencebeskrivelser ud over én normalside, vil der alene blive lagt vægt på den første normalside.
Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som skal indgå i referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen skal indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II 2.4) anførte hovedydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, fx fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 5 referencer pr. ansøgning, jf. punkt II.2. 9).
Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II 2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.
Hvis ansøger vil anvende underleverandører til udførelse af kontrakten eller dele heraf, skal ansøger i ESPD del II, afsnit D, angive andelen af kontrakten, som denne vil give i underleverance. Ansøger skal desuden angive navnene på underleverandørerne i ESPD Del II, afsnit D, såfremt disse kendes ved ansøgningstidspunktet, samt hvilken rollefordeling der forventes mellem leverandør og underleverandør.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.
Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (fx. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Skabelonen til støtteerklæringen er udleveret sammen med det øvrige udbudsmateriale.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.
Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest mandag den 25. januar 2021. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.
Yderligere oplysninger:
I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid på 8,4 mio. DKK. Skønnet er baseret på det historiske forbrug over de sidste 4 år samt forventet forbrug fremadrettet.
I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at der ved kontraktens ophør vil være behov for en fleksibel udløbsfase for at sikre en uforstyrret funktion af applikationerne ved et evt. genudbud. I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.
Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.