Mit Sygefravær 2.0

KOMBIT A/S

Nærværende udbud omfatter udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den borgervendte selvbetjeningsløsning ”Mit Sygefravær 2.0”, som KOMBIT ved lov er bemyndiget til at indkøbe og leverandørstyre på vegne af samtlige 98 kommuner.
KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6). Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-01-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-12-10.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Knowledge Cube A/S

Hvem?

• KOMBIT A/S

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-12-10	Udbudsbekendtgørelse
2022-04-25	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-12-10)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Referencenummer: Mit Sygefravær 2.0
Kort beskrivelse:

Nærværende udbud omfatter udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den borgervendte selvbetjeningsløsning ”Mit Sygefravær 2.0”, som KOMBIT ved lov er bemyndiget til at indkøbe og leverandørstyre på vegne af samtlige 98 kommuner. KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6). Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Kombit a/s
Postadresse: Halfdansgade 8
Postnummer: 2300
Postby: København S
Kontakt
Internetadresse: http://www.kombit.dk 🌏
E-mail: ifa@kombit.dk 📧
Telefon: +45 72688115 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=317351&B=KOMBIT 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=317351&B=KOMBIT 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-12-10 📅
Tilbudsfrist: 2022-01-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-12-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 243-640998
EUT-S-nummer: 243
Yderligere oplysninger

Opgørelsen af kontraktens anslåede værdi i pkt II.2.6) udgør et skøn for hele kontraktperioden inkl. optioner på forlængelser samt på optionen på overtagelse af drift, videreudvikling og vedligeholdelse af løsningen Mit Sygefravær. Skønnet er derfor forbundet med en vis usikkerhed.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6). Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Anslået samlet værdi: 35 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Siden 1. december 2015 har der i sygedagpengeloven været krav om obligatorisk digital selvbetjening for de borgere, hvis sygedagpengesag er blevet anmeldt digitalt til kommunernes fælles sygedagpengesystem (KSD) via selvbetjeningsløsningen for virksomheder (NemRefusion).

Borgerne har pligt til at bruge digital selvbetjening, når de skal give meddelelse om uenighed i forhold til de oplysninger, der fremgår af underretningsbrevet, anmode om sygedagpenge og udfylde oplysningsskema til brug for sygedagpengesagen. Kravet er indført ved lov nr. 742 af 1. juni 2015 om ændring af forskellige lovbestemmelser om ansøgninger, anmodninger, meddelelser og klager til offentlige myndigheder.

Borgerens digitale selvbetjening i sygedagpengesagen skal foretages i den digitale løsning »Mit Sygefravær«, som findes på www.mitsygefravaer.dk. Løsningen tilgås enten via et link i det brev, der er modtaget fra NemRefusion med Digital Post eller på www.borger.dk/sygedagpenge, hvor selvbetjeningsløsningen »Mit Sygefravær« er tilgængelig. Selvbetjeningen sker i et guidet forløb i den rækkefølge, som er præsenteret i ”Mit Sygefravær”.

Brugergrænsefladen i ”Mit Sygefravær 2.0” skal udvikles primært med henblik på håndholdte smartphones, og sekundært til tablets, labtops og stationære computere (”mobile first”).

Når arbejdsgiveren, a-kassen eller den selvstændige har indberettet sygefraværet i NemRefusion, modtager den sygemeldte et brev i sin digitale postkasse med besked om at gå ind i selvbetjeningsløsningen og afgive oplysninger til sin sygefraværssag.

Via Mit Sygefravær skal borgeren hurtigt, enkelt, effektivt og brugervenligt kunne løse deres opgaver i forbindelse med anmeldt sygefravær, bekræfte arbejdsgivers oplysninger om sygefravær, anmode om sygedagpenge, uploade dokumenter, raskmelde sig og udføre andre opgaver som sendes via webservice fra KSD, i en proces med automatisk udveksling af oplysninger med andre relevante it-løsninger.

Adgang til løsningen sker med NemID og foregår via borger.dk eller via direkte link til mitsygefravaer.dk.

Beskæftigelsesministeriet har ved bekendtgørelse af lov om sygedagpenge bemyndiget KOMBIT til, på vegne af alle kommuner, at forestå indkøb samt udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af ”Mit Sygefravær”. KOMBIT vil således i dette udbud være kontraktholder overfor leverandøren på vegne af alle kommuner, vil følge op på leverandørens forpligtelser, bestille ændringer mv.

”Mit Sygefravær”, som i sin natur er tæt relateret til kommunernes fælles sygedagpengesystem (KSD), blev som følge af en kort tidsfrist for ikrafttrædelse af loven i 2015 midlertidigt etableret som en videreudvikling af den virksomhedsrettede selvbetjeningsløsning NemRefusion. Under hensynet til omfanget af it-opgaver på løsningen i en eventuel fuld 10-årig kontraktperiode, er der imidlertid behov for at konkurrenceudsætte ”Mit Sygefravær” via et særskilt udbud.

Der henvises i øvrigt til Beskæftigelsesministeriets Vejledning om obligatorisk digital selvbetjening i sygedagpengesager: https://www.retsinformation.dk/eli/retsinfo/2015/10943 samt til beskrivelsen af løsningen på KOMBITs hjemmeside: https://kombit.dk/projekt/mit-sygefravaer

Leverandøren skal være opmærksom på, at kontrakten indeholder en tredeling af driftsopgaverne i henholdsvis Infrastrukturdrift, Applikationsdrift og Applikationsvedligehold. Opdelingen skal sikre, at KOMBIT i kontraktperioden eventuelt kan opsige dele af driftsleverancen, med henblik på eventuelt at konsolidere it-opgaver for flere løsninger, fx på sygedagpenge- og ydelsesområdet, med henblik på besparelser for kommunerne.

Udvikling, drift og vedligehold mv. af systemet sker i samarbejde med KOMBIT, da det er KOMBIT, der er ansvarlig for leverandørdialogen og er kontraktholder på vegne af kommunerne. Leverandøren skal dog også påregne, efter instruks fra KOMBIT, at skulle samarbejde med KL, statslige interessenter, STAR, kommuner, og andre relevante it-leverandører.

Anslået værdi uden moms: 35 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: 2 gange med maks. 2 år pr. forlængelse.
Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten indeholder optioner på forlængelse af kontrakten. Optioner på forlængelse af kontrakten fremgår af pkt. II.2.7).

Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: København S

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøger skal udfylde et ESPD, som kan findes i EU-supply. Hvis ansøger er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet udfylde et ESPD. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøgerne skal i ESPD'et del IV.B, ”Gennemsnitlig årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” oplyse følgende økonomiske nøgletal for seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår;

a) Gennemsnitlig årsomsætning for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

b) Gennemsnitlig egenkapital for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

c) Gennemsnitlig soliditetsgrad beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår

d) Gennemsnitlig EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Mindstekrav til niveauet:

a) Ansøgers gennemsnitlige årsomsætning beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 50 000 000 DKK,

b) Ansøgers gennemsnitlige egenkapital beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 10 000 000 DKK,

c) Ansøgers gennemsnitlige soliditetsgrad beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 10%

d) Ansøgers EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) skal samlet set i de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår være positiv.

Teknisk og faglig kompetence:

1) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med agil softwareudvikling, herunder Scrum eller tilsvarende.

2) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med udvikling og forvaltning af sammenlignelige komplekse og forretningskritiske it-løsninger. Med kompleksitet menes løsninger med mange integrationer og eksterne afhængigheder. Med forretningskritisk menes it-systemer som understøtter samfundskritiske funktioner og kompleks lovgivning.

3) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med sammenligneligt, komplekst samarbejde med et stort antal offentlige og private interessenter,

4) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med drift, inkl. support/service desk, vedligeholdelse og videreudvikling af lignende systemer/tjenesteydelser.

Mindstekrav til niveauet: Der er ingen mindstekrav til den tekniske og faglige formåen
Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Fremgår af udbudsmaterialet.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Såfremt flere end 5 ansøgere opfylder KOMBITs krav til egnethed, udvælger KOMBIT de 5 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og II.2.4) som beskrevet af ansøgerne i EPSD'ets Del IV C.

I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil KOMBIT lægge vægt på følgende forhold (i ikke-prioriteret rækkefølge):

1) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med agil softwareudvikling, herunder Scrum eller tilsvarende.

3) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med sammenligneligt, komplekst samarbejde med et stort antal offentlige og private interessenter,

4) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med drift, inkl. support/servicedesk, vedligeholdelse og videreudvikling af lignende systemer/tjenesteydelser.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet af løsningen
Kvalitetskriterium (vægtning): 50
Kvalitetskriterium (navn): Leveranceorganisation og bemanding
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Pris (justeringskoefficient): 30

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 2452452345
Kontakt
Enhed: Iradj Farahani
Internetadresse: www.kombit.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/128748 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=317351&B=KOMBIT 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Udbudsbetingelserne indeholder retningslinjer for ansøgning om prækvalifikation samt udbuddet generelt.

For at modtage yderligere information om dette udbud, og for at kunne afgive ansøgning om prækvalifikation, skal ansøgere registrere sig på EU-Supply via følgende hjemmeside: https://www.eu-supply.com/kombit.asp

Det bemærkes, at ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Ansøgning om prækvalifikation skal afgives på https://www.eu-supply.com/kombit.asp

Udbudsmaterialet findes på https://www.eu-supply.com/kombit.asp under det konkrete udbud under ”Dokumenter”.

Det bemærkes, at ansøger skal anvende den vedlagte ESPD i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.1.1), III.1.2) og III.1.3).

Ad spørgsmål og svar under prækvalifikationen: Adgangen til at stille spørgsmål i prækvalifikationsfasen vil være begrænset til spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgningen, dvs. spørgsmål angående forhold, som har betydning for vurderingen af, om en virksomhed har interesse i at ansøge om prækvalifikation. Spørgsmål, der har direkte betydning for tilbudsafgivelsen, vil først blive besvaret i tilbudsfasen. Spørgsmål skal stilles via EU-Supply. Svar offentliggøres ligeledes via EU-Supply.

Ad pkt. II.1.5 og II.2.6) Opgørelsen af kontraktens værdi udgør et skøn og er derfor forbundet med en vis usikkerhed. KOMBIT anslår, at kontraktens værdi vil udgøre 35 000 000 DKK.

Ad pkt. II.2.7) Den anførte kontraktlængde regnes fra tidspunktet for driftkontraktens

Ikrafttræden.

Ad pkt. IV.2.4) Ansøgning og tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Dokumentation af programmel, herunder eksisterende teknisk standard dokumentation som ikke forefindes på dansk kan afleveres på engelsk. Brugerdokumentation skal dog afleveres på dansk.

Hvis Leverandøren anvender public cloud services, skal disse være opsat på en måde, som sikrer, at der ikke sker overførsel af personoplysninger til tredjelande via cloududbyderen, og så det er klart, hvilke under-underdatabehandlere der benyttes af cloududbyderen til levering af de af Leverandøren anvendte cloud services.

Leverandøren skal sikre, at de af leverandøren anvendte cloududbydere overholder databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. Dette kan fx sikres ved en erklæring fra cloududbyderen om, at denne ikke vil overføre personoplysninger til tredjelande ud fra de specifikke cloud services og den specifikke arkitektur, som er valgt på det specifikke tidspunkt. En sådan erklæring vil kunne anvendes som dokumentation for, at leverandøren overholder sine forpligtelser som underdatabehandler i relation til, at der ikke sker overførsel af personoplysninger til tredjelande via cloududbyderen.

I forbindelse med support stilles der krav om, at leverandørens supportorganisation sikrer tæt kontrol med cloududbyderens adgang til personoplysninger. Der stilles således krav om, at det i situationer, hvor fejlen ikke kan håndteres uden cloududbyderens support, er leverandøren, der initierer involvering af cloududbyderen med en instruks om, at supportydelsen skal leveres af medarbejdere indenfor EU/EØS.

Hvis de dataansvarlige ikke i underdatabehandleraftalen eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er leverandøren ikke berettiget til inden for rammerne af underdatabehandleraftalen at foretage sådanne overførsler.

En overførelse uden for EU/EØS vil således anses for imod den givne instruks, og derfor være ulovlig med den følgevirkning, at leverandøren bliver dataansvarlig for behandlingen.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud (Lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

En klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Andre klager skal være modtaget i klagenævnet inden:

1) 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende

om, at ordregiver har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet

offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2021/S 243-640998 (2021-12-10)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-04-25)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 29 210 085 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-04-25 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-04-29 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 084-226789
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 243-640998
EUT-S-nummer: 84
Yderligere oplysninger

Ad pkt. II.1.3 og IV.1.3) Kontrakten indeholder visse elementer af en rammeaftale. KOMBIT har på den baggrund foretaget en vurdering og konstateret, at den anslåede værdi af den offentlige kontrakt væsentligt overstiger Rammeaftalen, hvorfor kontrakten udbydes som en offentlig tjenesteydelseskontrakt. Ad pkt. II.1.5 og II.2.6) Opgørelsen af kontraktens værdi udgør et skøn og er derfor forbundet med en vis usikkerhed. KOMBIT anslår, at kontraktens værdi vil udgøre 35 000 000 DKK. Ad pkt. II.2.7) Den anførte kontraktlængde regnes fra tidspunktet for driftkontraktens Ikrafttræden.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbud af udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Mit Sygefravær 2.0.

Udbuddet er gennemført som et begrænset udbud.

Beskrivelse af mulighederne: Kontrakten indeholder optioner på forlængelse af kontrakten.

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2022-04-20 📅
Navn: Knowledge Cube A/S
Nationalt registreringsnummer: 28510489
Postadresse: Rued Langgaards Vej 8, 5. sal
Postby: København S
Postnummer: 2300
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33984600 📞
E-mail: ddc@knowledgecube.net 📧
Internetadresse: http://www.knowledgecube.net 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 29 210 085 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2022/S 084-226789 (2022-04-25)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)