Tilbudsgivere gøres særligt opmærksom på, at udbudsmaterialet er på dansk. Det er tilladt at afgive tilbud på enten dansk eller engelsk. Alle spørgsmål skal stilles på dansk eller engelsk, FMI vil svare på dansk. FMI holder et orienteringsmøde ifm. udbuddet. Mødet vil blive afholdt på dansk. Vedrørende pkt. II 1.5): Rammeaftalens anslåede værdi er 37 mio. - 45 mio. DKK. Det anførte interval skyldes usikkerheden om aftalens endelige værdi. Intervallets nedre grænse er udtryk for FMIs mest kvalificerede skøn over aftalens værdi for indeværende, mens intervallets øvre grænse udtrykker det forventede maksimale træk på rammeaftalen i dens løbetid. Usikkerheden om aftalens endelige værdi skyldes dels, at FMI forventer forskelle i tilbudsgivernes priser grundet muligheden for at tilbyde forskellige løsninger og kvalitet i den udbudte genstand. Afhængig af hvilken tilbudsgiver, der tildeles aftalen, vil behovet under aftalen økonomisk set kunne blive højere, end hvad der forventes at være det mest sandsynlige scenarie.
Det er en forudsætning for deltagelse i udbuddet, at der anvendes ESPD, jf. udbudslovens §148. FMI kræver, at tilbudsgiver anvender ESPD som foreløbig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 udelukkelsesgrunde, at tilbudsgiver opfylder de minimumskrav til egnethed, der er anført i §140, jf. pkt. III.1.2).
Tilbudsgiver, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende den elektroniske version af ESPD, som er tilgængelig på Ethics. ESPD’et skal udfyldes og indgives via Ethics. ESPD’et skal være underskrevet af den støttende enhed. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning (konsortier), skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den deltager, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.
Før tildeling af kontrakten kræver FMI, at den tilbudsgiver, til hvem FMI har til hensigt at tildele aftalen, har afgivet dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § § 151-155. Såfremt en tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, jf. pkt. III.1.2), skal tilbudsgiver på opfordring afgive støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiver kan disponere over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver. I mangel af en sådan dokumentation, kan FMI ikke tage sådan(ne) enheds/enheders økonomiske og finansielle formåen i betragtning. FMI har udarbejdet en skabelon - tilgængelig i Ethics, der kan anvendes som erklæring for denne juridiske forpligtelse. FMI vil opfordre tilbudsgiver til at anvende skabelonen. Det understreges dog, at det er tilbudsgivers ansvar at sørge for, at de afgivne oplysninger overholder kravene. FMI yder ikke honorar til deltagerne i udbuddet.
FMI er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af en af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Hvis samme juridiske enhed er en del af eller på anden vis deltager i flere tilbud, f.eks. afsender eget tilbud og samtidig deltager i et konsortium, der også afsender tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at koordinere tilbuddene. FMI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke truer gennemsigtigheden og fordrejer konkurrencen mellem de bydende.
FMI forbeholder sig ret til, men er ikke forpligtet dertil, at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.