Kontrakt vedrørende opgradering og udvikling af ERP-løsning samt efterfølgende support og vedligeholdelse

Kort beskrivelse

Amgros udbyder kontrakt vedrørende opgradering og udvikling af eksisterende Microsoft Dynamics NAV-baserede ERP-systemer til en konsolideret og moderniseret ERP-løsning baseret på Microsoft Dynamics 365 Business Central licenser, der understøtter videreførelse af eksisterende forretning, herunder funktioner og arbejdsgange. Kontrakten omfatter også efterfølgende support og vedligeholdelse samt licensadministration.
Amgros ejes af regionerne og forestår bl.a. indkøb af medicin samt enkelte handicaphjælpemidler, særligt til sygehusapotekerne. Der gennemføres ca. 150 000 salgsordrer årligt til sygehusapotekerne, jf. også punkt II.2.4).

Beskrivelse af udbuddet

I. Baggrund og formål:
Amgros har i ca. 20 år benyttet 2 eksisterende ERP-systemer til indkøb, salg, logistik, lagerstyring og økonomistyring. Systemerne er kritiske, og organisationen er opbygget omkring daglig anvendelse, herunder ift. integration og dataudveksling med bl.a. sygehusapoteker, lagerparter, høreklinikker og leverandører. De 2 systemer er Microsoft Dynamics NAV-baserede (MS Dynamics NAV2015 og NAV2017) med kundespecifikke tilpasninger og integrerer til Amgros’ øvrige primært Microsoft-baserede it-miljø. Microsoft Dynamics 365 Business Central anvendes som sandkassemiljø og Microsoft Azure DevOps til testplanlægning, releasestyring og kildekodekontrol. Systemerne driftes af Amgros selv.
Bl.a. som følge af udfaset support på de eksisterende NAV-systemer, skal de opgraderes og erstattes af et samlet konsolideret og moderniseret on-premise ERP-system. Opgraderingen skal baseres på de Microsoft 365 Business Central On Premise "Essentials" og ”Team Members” brugerlicenser, som Amgros er i besiddelse af. Funktionalitet og integrationer til tredjepartsprodukter og øvrige systemer skal opretholdes for at understøtte det kritiske systemvirke ift. arbejdsgange, funktionalitet og organisation, herunder med ca. 40 brugere.
En leverandør skal bistå med og gennemføre opgraderingen og implementeringen, der konsoliderer en ny moderniseret ERP-løsning med systemmæssig understøttelse af forretningsmæssige mål og behov samt videreførelse af eksisterende forretning, funktioner, integrationer og arbejdsgange. Opgraderingen baseres på standardfunktionalitet med nødvendige tilpasninger og udvikling. Leverandøren skal kunne sætte sig ind i den eksisterende funktionalitet, inkl. end-to-end-processer og integrationer.
Integrationer (ca. 25) til interne og eksterne randsystemer i de eksisterende ERP-systemer medfører en vis kompleksitet ved fastholdelse eller re-implementering. Generering af takstfiler (filbaserede leverancer) med varedata skal opretholdes. ERP-løsningen vil være underlagt GxP-krav med omfattende og høje kvalitetskrav til takstfil-genereringen, da takstdata distribueres til sygehusapotekernes ERP-system og til hospitalernes EPJ-systemer.
Idriftsættelse og ibrugtagning forventes at skulle ske trinvist ift. de enkelte forretningsområder.
Opgraderingen skal ske på baggrund af en agil projektmodel. Amgros leverer systemplatforme (miljøer) til brug for opgraderingen.
II. Hovedydelser:
I forhold til understøttelse af behovet anført i punkt I, omfatter udbuddet følgende:
A) Opgradering:
1) Analyse af brugerkravspecifikation ift. muligheder og begrænsninger i nyeste on-premise-version og tredjepartsprodukter.
2) Bistand til at etablere en systemarkitektur, der tager hensyn til ønsket om at anvende mest muligt standardfunktionalitet.
3) Gennemførelse af design, opsætning, udvikling og test af ERP-løsningen.
4) Sikring af nødvendig dokumentation af ERP-løsningen iht. de kvalitetskrav, GxP-reglerne stiller til it-systemer inden for den farmaceutiske branche.
5) Opgradering af integrationer og dataudveksling mellem ERP-løsningen samt både interne og eksterne it-systemer.
6) Udarbejdelse og gennemførelse af migrering af udvalgte data, fx stamdata og lagerdata.
7) Aktiv deltagelse i samlet test af ERP-løsningens end-to-end-arbejdsgange inkl. integrationers funktionalitet.
8) Deltagelse med ressourceudlån i løbende validering af opgraderingen.
9) Aktiv deltagelse i klargøring og gennemførelse af idriftsættelse af ERP-løsning og integrationer.
B) Support og vedligeholdelse:
1) Løbende support og vedligeholdelse af den opgraderede ERP-løsning, herunder bl.a. forebyggende vedligeholdelse, fejlretning og fejlafhjælpning. Support omfatter teknisk support i form af 2nd. line support. Vedligeholdelse omfatter også videreudvikling (fx ny funktionalitet, integrationer mv.).
C) Licensadministration.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer), jf. punkt III.1.3), i forhold til de hovedydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9.
Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer erfaring med levering af ydelser, der er sammenlignelige med hovedydelserne, jf. punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9, i forhold til de generelle karakteristika i punkt II.2.4, underpunkt I (Baggrund og formål).
I vurderingen af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer), vil ordregiver tildele ansøgerne point på en skala fra 1-5 for hver hovedydelse baseret på, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere hovedydelsen omfattet af punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9. På baggrund heraf tildeles ansøgeren en samlet karakter, der beregnes som det gennemsnitlige antal tildelte point for hovedydelserne.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
— Ansøgers samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår
— Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
Inden tildelingsbeslutning skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Virksomhedens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.
For så vidt angår de enheder, som ansøger baserer sin finansielle og økonomiske formåen på, skal denne dokumentation bestå af en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige finansielle og økonomiske formåen, jf. udbudslovens § 144, stk. 2. I forbindelse med anmodningen om dokumentation vil ordregiver fremsende en skabelon til en støtteerklæring, som ansøgeren/tilbudsgiveren kan vælge at benytte.

Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 50 mio. DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: En liste over de 5 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9, sammenholdt med underpunkt I, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.
Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelser, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9, sammenholdt med underpunkt I, anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).
Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), underpunkt II, litra A, punkt 1-9, sammenholdt med underpunkt I, skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.
Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende.
Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 8. februar 2021. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes.
Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail dksupport@eu-supply.com eller telefon (+45) 70 20 80 14.
Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Ansøgeren kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske kapacitet for at opfylde de egnethedskrav, der er anført i punkt III.1.3), herunder til brug for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9). Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske kapacitet til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring. Støtteerklæringen skal først indleveres af den vindende tilbudsgiver i forbindelse med indlevering af dokumentation for oplysninger i ESPD´et, medmindre ordregiver benytter fremgangsmåden i § 151, stk. 2. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.
Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.
Yderligere oplysninger:
I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet er opgjort på baggrund af et skøn over den forventede kontraktsum omfattende ydelserne i en periode på 48 måneder. Skønnet er baseret på erfaring med lignende projekter. Beløbet er udtryk for et interval på anslået 35-45 mio. DKK for de 4 år. Men henset til, at projektmetoden sker i et løbende agilt samarbejde med afregning efter medgået tid, er det anførte interval behæftet med betydelig usikkerhed, idet den faktiske værdi af kontrakten vil kunne være både større og mindre i et betydeligt omfang.
I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at kontrakten løber uden tidsbegrænsning men med adgang til opsigelse – uanset de anførte 48 måneder. Perioden på 48 måneder er alene indsat af hensyn til udfyldelse af udbudsbekendtgørelsen. I forbindelse med kontraktens ophør kan der være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre et eventuelt overdragelsesforløb, herunder en uforstyrret funktion af ERP-systemet i forbindelse med et evt. genudbud.
I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.
Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en kontrakt regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på:
https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/