EU-udbud af Contract Management-system

Digitaliseringsstyrelsen

Digitaliseringsstyrelsen udbyder levering, drift/hosting, udvikling, vedligehold og support af et Contract Management-system.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-08-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-06-09.

Hvem?

• Digitaliseringsstyrelsen

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support › Datatjenester
• Programmelrelaterede tjenester › Implementering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Konsulentvirksomhed i forbindelse med programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Programmeludvikling
• Udvikling af database- og operativsystemprogrammel › Udvikling af databaseprogrammel
• Udvikling af forskelligt programmel og computersystemer › Udvikling af programmel til kontorautomatisering
• Udvikling af kommunikations- og multimedieprogrammel › Udvikling af kommunikationsprogrammel › Udvikling af it-programmel
• Værktøjer til programmeludvikling › Udvikling af programmel til system- og datalagerstyring og indholdsforvaltning › Udvikling af programmel til datalagerstyring

Hvor?

• Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-06-09	Udbudsbekendtgørelse
2021-08-30	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-06-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Digitaliseringsstyrelsen udbyder levering, drift/hosting, udvikling, vedligehold og support af et Contract Management-system.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Digitaliseringsstyrelsen
Postadresse: Landgreven 4
Postnummer: 1301
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/ca#/tender/65e55987-7c54-4c9f-8016-082a940d3bdd/home 🌏
E-mail: lobst@digst.dk 📧
Telefon: +45 20485658 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/65e55987-7c54-4c9f-8016-082a940d3bdd/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/65e55987-7c54-4c9f-8016-082a940d3bdd/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-06-09 📅
Tilbudsfrist: 2021-08-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-06-14 📅
Startdato: 2021-10-01 📅
Slutdato: 2025-12-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 113-297065
Henviser til bekendtgørelse: 2020/S 110-267458
EUT-S-nummer: 113
Yderligere oplysninger

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at udbudsmaterialet indeholder mindstekrav om, at den samlede kontraktværdi maksimalt må være 1,875 mio. DKK (ekskl. optioner og forlængelser).

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 4 565 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Digitaliseringsstyrelsen har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af Kontoret for jura (JUR), som blandt andet er ansvarlig for systemunderstøttelsen deraf. Digitaliseringsstyrelsens kontrakt for nuværende Contract Management-system udløber den 31. december 2021 og skal igennem nærværende udbudsforretning konkurrenceudsættes. Ved nærværende udbud ønsker Digitaliseringsstyrelsen at indhente tilbud på et Contract Management-system indeholdende system og ydelser. Systemet angår levering af et software-as-a-service-system, som omfatter licenser, drift/hosting, vedligeholdelse, udvikling og support. Ydelserne indeholder undervisning og konsulenttimer til yderligere specialtilpasning-/udvikling mv.

Digitaliseringsstyrelsen anser eget modenhedsniveau for Contract Management for højt og har en vision om at professionalisere og modne dette yderligere igennem systemunderstøttelse. Dette indebærer blandt andet øget brug af digitaliserede og automatiserede processer, høj brugerinvolvering, effektiv administration af kontrakter samt et datadrevet informationsgrundlag som skal sikre transparens og understøtte styrelsens indkøb og kontraktcompliance. Contract Management indgår som en naturlig del af styrelsens daglige arbejde, og den enkelte medarbejder skal opleve øget involvering, mindre personafhængighed og færre ressourcer brugt i styringen af styrelsens kontrakter og GDPR-fortegnelser.

For at understøtte ovenstående, har Digitaliseringsstyrelsen i sit arbejde med at kravspecificere en fremtidig løsning, primært fokuseret på strukturen for opbygningen af kontraktarkiv og GDPR-fortegnelser, systemunderstøttelsen af forpligtelsesstyring og arbejdsgange samt mulighederne for at kunne rapportere på hhv. den samlede kontraktsportefølje og compliance for GDPR-fortegnelser.

Anslået værdi uden moms: 4 565 000 DKK 💰
Beskrivelse af fornyelser:

Kunden kan forlænge kontrakten 2 gange med op til 12 måneder pr. gang. Forlængelse meddeles leverandøren med et skriftligt varsel på mindst 60 dage før kontraktens ophør.

Beskrivelse af mulighederne:

Der er i bilag 2 (Kravspecifikation) beskrevet optioner i relation til kontrakten, herunder bl.a. tilkøb af licenser, opsætning af digital signatur, opsætning af single sign on, opsætning af godkendelsesforløb, konfiguration ifm. nye releases/versioner, arkiveringsversion, undervisning og ekstra lagringsplads.

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at udbudsmaterialet indeholder mindstekrav om, at den samlede kontraktværdi maksimalt må være 1,875 mio. DKK (ekskl. optioner og forlængelser).

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: København

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling: Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

— Tilbudsgiver skal i hvert af de seneste…

… to (2) disponible regnskabsår have haft et positivt resultat efter skat og hensættelser.

… tre (3) disponible regnskabsår have haft positiv egenkapital.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

Tilbudsgiver skal i ESPD’et angive fire (4) referencer udført inden for de seneste to (2) år, vedrørende sammenlignelige leverancer, i genstand og omfang, som det system, der skal leveres under den udbudte kontrakt, jf. nedenfor og udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4). Systemet omfatter:

- Levering af licenser

- Levering af drift/hosting

- Vedligeholdelse af systemet

- Udvikling af systemet

- Support af systemet.

Hver af de fire (4) referencer behøver ikke at dække over samtlige af ovenstående punkter, men skal samlet set dække disse.

Vedlægger tilbudsgiver mere end fire (4) referencer, vil ordregiver udvælge de fire (4) referencer, der er afsluttet tættest på tilbudstidspunktet. Referencer her udover vil der blive set bort fra. Såfremt ordregiver ikke kan afgøre hvilke referencer, der er de nyeste fire (4) referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.

Referencer må ikke udgøre links eller tilsvarende henvisninger.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Kontraktens vilkår fremgå af den vedlagte kontrakt med tilhørende bilag og underbilag.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2021-08-09 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:00
Yderligere oplysninger: Ej muligt.

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 34 05 11 78
Kontakt
Enhed: Louise Bedholm Stave
Køberprofilens adresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/DIGST/ 🌏
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/65e55987-7c54-4c9f-8016-082a940d3bdd/publicMaterial 🌏
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/65e55987-7c54-4c9f-8016-082a940d3bdd/homepage 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 113-297065 (2021-06-09)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-08-30)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-08-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-09-03 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 171-446748
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 113-297065
EUT-S-nummer: 171
Yderligere oplysninger

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at udbudsmaterialet indeholder mindstekrav om, at den samlede kontraktværdi maksimalt må være 1.875.000 DKK (ekskl. optioner og forlængelser).

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Digitaliseringsstyrelsen har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af Kontoret for jura (JUR), som blandt andet er ansvarlig for systemunderstøttelsen deraf. Digitaliseringsstyrelsens kontrakt for nuværende Contract Management-system udløber den 31. december 2021 og skal igennem nærværende udbudsforretning konkurrenceudsættes. Ved nærværende udbud ønsker Digitaliseringsstyrelsen at indhente tilbud på et Contract Management-system indeholdende System og Ydelser. Systemet angår levering af et software-as-a-service-system, som omfatter licenser, drift/hosting, vedligeholdelse, udvikling og support. Ydelserne indeholder undervisning og konsulenttimer til yderligere specialtilpasning-/udvikling mv.

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at udbudsmaterialet indeholder mindstekrav om, at den samlede kontraktværdi maksimalt må være 1.875.000 DKK (ekskl. optioner og forlængelser).

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 80%
Pris (justeringskoefficient): 20%
Kilde: OJS 2021/S 171-446748 (2021-08-30)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)