Udbud med forhandling vedr. rammeaftale på AV-udstyr til Professionshøjskolen Absalon

Kort beskrivelse

Nærværende udbud omhandler rammeaftale vedr. levering af AV-udstyr til Professionshøjskolen Absalon. Ordregiver har til hensigt at indgå rammeaftaler med tre (3) leverandører.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet består af et initialkøb vedrørende bestykning af ordregivers nybyggede campus i Slagelse, efterfølgende indkøb af AV-udstyr til ordregivers resterende lokationer samt servicering af AV-udstyr.
Lokaler bestykkes med brugerstyringspanel, skærme og højtalere og trådløs opkobling afhængig af det enkelte lokale jf. rammeaftalebilag A - kravspecifikation.
I alle undervisningslokaler sker undervisning via trådløs tilkobling. Ordregiver inddrager IT-afdeling ”Digital” i forbindelse med implementering, så undervisere og brugere, er klar til anvendelse af AV-udstyr.
AV-udstyret serviceres af leverandøren på baggrund af årligt vedligeholdelseseftersyn ved serviceaftale samt mulighed for tilkald af konsulenter ved behov for akut fejlretning jf. rammeaftalebilag C – serviceaftale og servicemål.
Leverandøren udfører AV-relaterede opgaver, fx i forbindelse med nedtagning og opsætning af ordregivers eksisterende AV-materiel, som skal nedtages på nuværende lokationer, og opsættes på en anden lokation.
Initial leverancen:
Ordregiver har professionshøjskoler beliggende i Midt-, Vest- og Sydsjælland samt på Falster. Efter planen skal ordregiver åbne et nybygget campus i Slagelse i starten af 2021. Campus skal bestykkes med AV-udstyr, som ordregiver delvist medtager fra campusser, der fraflyttes, og med nyt AV-udstyr omfattet af dette udbud.
De kommende brugere af campus, der består af såvel administration som studerende, er blevet inddraget i forbindelse med indretningen.
Nyt Campus Slagelse skal tilgodese de forskellige studieretninger, skabe gode rammer for både de studerende og underviserne og samtidig skabe et attraktivt arbejdsmiljø for alle medarbejdere. Vision for den nye Campus Slagelse er, at det skal danne ramme for et attraktivt uddannelses- og arbejdsmiljø og samtidig invitere byens borgere indenfor.
Husets brugere består af de 4 uddannelsesretninger:
socialrådgiveruddannelsen, sygeplejerskeuddannelsen, pædagoguddannelsen og ernæring og sundhedsuddannelsen, samt forberedelsesområde for underviserne til de 4 uddannelser. Dertil kommer Center for Undervisningsmidler (CFU), Efter og videreuddannelse (EVU), samt fælles administrationen, som er den fælles administration på tværs af Proffessionshøjskolens forskellige lokationer på Sjælland.
Efter- og videreuddannelsesområdet (EVU) er en integreret del af Professionshøjskolens samlede uddannelsestilbud. Undervisningen gennemføres i undervisningslokaler centralt beliggende på niveau 01.
AV-indkøb i rammeaftalens løbetid:
Rammeaftalen består dels af en initial leverance af AV-udstyr til Campus Slagelse, og dels løbende indkøb af Av-udstyr til ordregivers lokationer, der fremgår af rammeaftalebilag E - lokationer omfattet af rammeaftalen, samt servicering af AV-udstyret.
Rammeaftalen bliver tildelt 3 leverandører. Tildeling af opgaver, dvs. indkøb på rammeaftalen, sker på følgende måder:
Den højest rangerende rammeaftaleindehaver leverer initial leverancen. Efterfølgende løbende indkøb af AV-udstyr og service vil ske direkte hos den højest rangerende rammeaftaleindehaver i ét år fra rammeaftalens indgåelse.
For at sikre, at ordregiver kan indkøbe AV-udstyr, som er opdateret i henhold til den tekniske udvikling på markedet, vil ordregiver gennemføre miniudbud én gang årligt mellem de 3 rammeaftaleindehavere. I den forbindelse vil rammeaftaleindehaverne blive inviteret til at afgive et fornyet tilbud på baggrund af en opdateret specifikation af AV-udstyr. Specifikationerne vil tage udgangspunkt i specifikationerne for initialkøbet, dog således at der tages højde for den teknologiske udvikling på markedet samt ændrede behov hos ordregiver.
Miniudbud gennemføres via det elektroniske tildelingsværktøj ”Tildeling.dk”. Tildeling.dk kan anvendes vederlagsfrit af tilbudsgivere.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Valg mellem flere egnede ansøgere:
Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, jf. del III.1., udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. del III.1.3, hvor ordregiver vil lægge vægt på, at referencerne i videst mulige omfang angår leverance af levering af AV-udstyr til undervisningsbrug. Herunder vægtes det særligt positivt, såfremt ansøgers referencer samlet set påviser erfaring med:
- Levering og servicering af AV-udstyr til offentlige uddannelsesinstitutioner med mere end 3 000 studerende med mere end 4 fysiske adresser.
- Levering og servicering af AV-løsninger til forskellige type lokaler med forskellige formål til uddannelsesinstitutioner.
- Levering og servicering af AV-løsning til nybyggeri beregnet til undervisning og efterfølgende ad hoc leveringer.

Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om detindledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet med forhandlingen er, at dialogen medfører, at tilbudsgiver afgiver endelige tilbud med bedst muligopfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre med konditionsmæssige tilbud som understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på, at tilbudsgivere kan optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen giver samtidig mulighed for, at ordregiver kan få et indblik i tilbudsgivers forståelse forsamt italesættelse af tekniske og kommercielle forhold relateret til den udbudte rammeaftale. Baseret på sådanne input, vil ordregiver kunne foretage tilpasninger eller præciseringer af udbudsmaterialet.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført idet fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen, forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
Ordregiver forventer at afholde besigtigelse af lokationen Campus Slagelse. Besigtigelsen afhænger af, at ordregiver kan åbne for besøgende gæster på Campus Slagelse, hvilket på nuværende tidspunkt ikke er muligt pga. Covid-19 pandemien.
Ordregiver vil senere i processen oplyse de ansøgere, der prækvalificeres til at afgive tilbud, omkring forholdene, herunder hvilke muligheder der vil være for at besigtige lokationen forinden fristen for aflevering af indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at eventuelle uklarheder og usikkerheder som tilbudsgiver identificerer under besigtigelsen alene kan afklares ved at stille skriftlige spørgsmål i TrueTender.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i TrueTender:
Ansøger udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet + under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på Gem ESPD.
Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes send link til underleverandør.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører jf. udbudslovens §177, stk. 2.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte
at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er
udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Ansøger skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige
udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:
- Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2
- Aftale mhp. konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
Ansøgere, der er omfattet af en eller flere af de anførte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra deltagelse og vil således ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Dette gælder dog ikke hvis ansøger kan fremvise dokumentation for selvrenselse jf. udbudslovens § 138.
Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og individuelt ESPD for den enkelte deltager i sammenslutningen i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen. Ansøgning bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt ansøgning baserer sig på andre enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.
Ansøger skal oplyse soliditetsgrad som ”Finansielt nøgletal” i hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 10 000 000 DKK i hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.
Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 15 % i hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud.
1) Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver relevansen af referencerne med nyeste startdato.
2) Tilbudsgiver klikker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
3) Referencerne skal være udført indenfor de seneste tre (3) år, regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.
Referencerne skal indeholde følgende:
- Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne. Hvor opgaven endnu ikke er afsluttet, angives kontraktsummens beløbsmæssige omfang pr. dags dato, såvel som det estimerede samlede økonomiske omfang af kontrakten.
- Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene, jf. nedenfor i denne ramme. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført.
- Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave.
- For referencer, der endnu ikke er afsluttet (hvor samarbejdet fortsat pågår) efterlades feltet ”Slutdato” blank/tomt.
- Modtagere: Kundenavn inklusive kontaktperson og telefonnummer på denne.

Ordregiver har fastlagt vægtningen af underkriterierne til tildelingskriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet" som intervaller. Den eksakte vægt af underkriterierne vil fremgå af det reviderede udbudsmateriale på baggrund af gennemførte forhandlinger.
Såfremt ordregiver vælger at antage et af de indledende tilbud jf. IV. 1.5 vil ordregiver anvende medianen af vægtningen for de enkelte underkriterier, dvs. pris: 45 % og kvalitet: 55 %.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder ordregiver sig ret til at afvise sådanne tilbudsgivere. Tilbudsgivere opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
— Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ”+” ikonet i øverste højre hjørne i boksen
”Spørgsmål”
— Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes
spørgsmålet til ordregiver
— Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål & svar-dokument i boksen
”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i TrueTender. I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmåletskarakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis ansøger/tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
— Skatteforvaltningen
— ATP
— Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med
bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/ Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.
E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
- Tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere samlet årsomsætning og egenkapital i form af
underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation.
- Såfremt dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen ikke er offentligt tilgængelige, vil tilbudsgiver blive anmodet om at fremsende dokumentation herfor.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver eller andre enheder som tilbudsgiver
baserer sig på om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse:
Såfremt en tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller er en sammenslutning skal der indsendes følgende som dokumentation:
- Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Bilag 1 – Støtteerklæring eller egen erklæring kan anvendes.
- Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse eller egen erklæring kan anvendes.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk