Udbud med forhandling vedr. indkøb af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj til medarbejdere i DanPilot

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver har til hensigt at indgå rammeaftale med én (1) leverandør fra den 20. april 2021 til 19. april 2023.
Herudover har ordregiver mulighed for at forlænge i op til to (2) x 12 måneder. Forlængelsen sker på uændret aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til leverandøren senest seks (6) måneder før rammeaftaleperiodens udløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse.
Det tilbudte sortiment består af jakker, blazer, strik, skjorter, poloer, t-shirts, bukser, kjole, nederdel, kedeldragt, sikkerhedssko og diverse tilbehør.
Den årlige totale volumen er gennemsnitligt estimeret til 1,4 mio. DKK ekskl. moms, med en samlet anslået værdi i rammeaftaleperioden på 5,6 mio. DKK inkl. optioner. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Beskrivelse af fornyelser

Herudover har ordregiver mulighed for at forlænge i op til to (2) x 12 måneder. Forlængelsen sker på uændret aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til leverandøren senest seks (6) måneder før rammeaftaleperiodens udløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer vedrørende teknisk og/eller faglig formåen jf. del III.1.3).
Ordregiver vil vurdere følgende positivt:
- At de beskrevne referencer påviser ansøgers erfaring med sammenlignelige aftaler.
Med sammenlignelig aftale forstås:
- Levering af standard (ikke specialdesignet) arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj inkl. påsætning/brodering af et kundespecifikt logo til en offentlig myndighed/ et offentligretligt organ/privat virksomhed, der udfører lignende arbejdsopgaver samt levering til flere adresser.
- En kundespecifik webbaseret bestillingsportal som stilles til rådighed for kunden til brug for kundens medarbejdere til bestilling af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj.

Beskrivelse af mulighederne

Ordregiver har mulighed for at forlænge i op til to (2) x 12 måneder. Forlængelsen sker på uændret aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til leverandøren senest seks (6) måneder før rammeaftaleperiodens udløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse.

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet aflevere vareprøver på udvalgte produkter inden for arbejdsbeklædning, sikkerhedsfodtøj og tilbehør. Vareprøverne vil indgå i vurdering af tilbudsgiverens indledende tilbud, og potentielt endeligt tilbud i forhold til underkriterium "Kvalitet".
Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet give log-in og adgangsoplysninger til en test-webshop. Herved forstås, at funktionaliteten og værktøjerne i den tilbudte webshopløsning skal være tilgængelige i testmiljøet. Test-webshop vil blive vurderet på baggrund af en test foretaget af tilbudsgivers tilbudte webshopløsning og i overensstemmelse med underkriterium "Webshopløsning".
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.
Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevalueringen i overensstemmelse med bekendtgørelsens pkt. del II. 2.5). Såfremt ordregiver ikke antager det indledende tilbud, vil der blive gennemført forhandlingsrunder med tilbudsgivere, der har afgivet et indledende tilbud.
Ordregiver forventer, at der afholdes ét forhandlingsmøde, der gennemføres på dansk. Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde.
Forhandlingen forventes gennemført som et forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af de indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet. Ordregiver vil ikke yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Ansøger udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”send link til underleverandør”.
Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD vejledning: "ESPD - Dokumentation og e-Certis”, der trin for trin beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt. Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD. I forbindelse med den endelige dokumentation skal sammenslutningen endvidere være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende bilag 2 – erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.
Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og/eller finansielle formåen og tekniske og/eller faglige formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som ansøger baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøger baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, skal ansøger endvidere være opmærksom på, at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. Ansøger kan anvende bilag 1 – støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme.
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
- Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.
Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf.
udbudslovens § 137, stk. 1:
— Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2.
— Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.
— Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
— Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.
— Uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige
tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal anføre de op til tre (3) referencer, som tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med nærværende udbud. Se bekendtgørelsens pkt. del II 2.9) i forhold til, hvad ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).
2) Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.
3) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.
4) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.
Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. bekendtgørelsens del III 1.1) og 1.3, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer vedr. teknisk og/eller faglig formåen, jf. bekendtgørelsens pkt. del III 1.3, hvor særligt følgende vil have betydning.
At de beskrevne referencer påviser ansøgers erfaring med sammenlignelige aftaler.
Med sammenlignelig aftale forstås:
- Levering af standard (ikke specialdesignet) arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj inkl. påsætning/brodering af et kundespecifikt logo til en offentlig myndighed/ et offentligretligt organ/privat virksomhed, der udfører lignende arbejdsopgaver samt levering til flere adresser.
- En kundespecifik webbaseret bestillingsportal som stilles til rådighed for kunden til brug for kundens medarbejdere til bestilling af arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

- Rammeaftalen indeholder regulering af bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser mm.
- Rammeaftalen indeholder endvidere regulering af miljø, etik og socialt ansvar.

Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”. Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.
I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden de angivne spørgefrister blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristerne vil som udgangspunkt ikke blive besvaret i den pågældende fase.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal ansøger, andre enheder og sammenslutninger, på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. I udbudsbetingelsernes punkt 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 76, stk. 4..
Hvis ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
— Skatteforvaltningen
— ATP
— Politiet (Kriminalregistret)
— Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk