Udbud med forhandling af rammeaftale vedr. it-tjenesteydelser i form af udvikling, drift, vedligeholdelse og support af SBSYS ESDH

Anden type

Brugerklubben SBSYS er en forening for fællesoffentligt samarbejde, og består af en række offentlige myndigheder. For nærmere information henvises til rammeaftalebilag 16.

Kort beskrivelse

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale vedr. udvikling, videreudvikling, drift, vedligeholdelse og support af SBSYS ESDH (i det følgende benævnt SBSYS-systemet) som omfatter følgende ydelser:
1) Leverancen, jf. rammeaftalebilag 03 som konsoliderer SBSYS-systemet, og som udmunder i SBSYS-leverandørens overtagelse af udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for SBSYS-systemet fra Brugerklubbens eksisterende leverandør.
2) Efterfølgende udvikling og videreudvikling af SBSYS-systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med Brugerklubben.
3) Vedligeholdelse og teknisk support af SBSYS-systemet i medlemmernes driftsmiljøer.
4) Håndtering og varetagelse af opdateringer af SBSYS-systemet hos hvert medlem 1 – 3 gange om året.
5) Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov.
6) Samarbejde med Brugerklubbens øvrige leverandører og medlemmer, herunder særligt SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser og gennemførelse af problem management.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale vedr. udvikling, videreudvikling, vedligeholdelse og support af SBSYS-systemet som omfatter følgende ydelser:
1) Leverancen, jf. rammeaftalebilag 03 – leverancebeskrivelse som konsoliderer SBSYS-systemet, og som udmunder i SBSYS-leverandørens overtagelse af udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for SBSYS-systemet fra Brugerklubbens eksisterende leverandør.
2) Efterfølgende udvikling og videreudvikling af SBSYS-systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med Brugerklubben.
3) Vedligeholdelse og teknisk support af SBSYS-systemet i medlemmernes driftsmiljøer.
4) Håndtering og varetagelse af opdateringer af SBSYS-systemet hos hvert medlem 1-3 gange om året.
5) Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov.
6) Samarbejde med Brugerklubbens øvrige leverandører og medlemmer, herunder særligt SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser og gennemførelse af problem management. De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Aktiviteterne i den udbudte rammeaftale bygger videre på allerede realiserede dele af Brugerklubbens målarkitektur. Primært skal SBSYS-leverandøren forsætte arbejdet med at modernisere SBSYS-systemet.
Realiseringen skal ske i sameksistens med SBSIP-systemet og SBSIP-leverandøren. De 2 systemer er således hinandens forudsætninger. SBSYS-leverandørens primære opgave er således at fortsætte arbejde med at refaktorere og bygge services/API’er. De eventdrevne arkitekturprincipper skal udbygges, ligesom skedulerede jobs og vedligehold og udvikling på den rige klient er en væsentlig opgave.
Den totale volumen på rammeaftalen er estimeret til 55 – 80 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, grundet markedsmæssige forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages fire (4) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste vurderede egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af ansøgernes beskrivelse af referencer, jf. punkt II.2.4.
Ordregiver vil vurdere det positivt, at de oplyste referencer i størst mulig grad, dokumenterer erfaring med opgaver, der indeholder alle ydelser i den udbudte opgave i tilsvarende mængde og indhold jf. punkt 1.5, samt at der kan dokumenteres erfaring fra flere tilsvarende opgaver.
Udvælgelsen sker således med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. punkt III.1.3, hvor ordregiver vil lægge vægt på:
1) At referencen viser erfaring med vedligeholdelse og udvikling af programmel, herunder vægtes det særligt positivt, hvis referencen viser erfaring med vedligehold og videreudvikling af kode udviklet af tredjepart.
2) I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af 3rd-level applikationssupport til referencens ordregivers superbrugere af et sammenligneligt sagsbærende it-system.
3) I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver en overtagelse af en sammenlignelig ydelse til et eksisterende sagsbærende system fra en anden leverandør.
4) At referencen viser erfaring med forretningsforståelse for offentlige administrative processer.
5) At IT-løsningen omfattet af referencen er baseret på Microsoft.Net rammeværk.
Kommunale og regionale myndighedsreferencer vægtes som det mest positive, dernæst vægtes myndighedsreferencer fra resten af den offentlige sektor og mindst positivt, vægtes referencer fra private virksomheder.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet med forhandlingen er, at dialogen medfører, at tilbudsgiver afgiver endelige tilbud med bedst mulig opfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre med konditionsmæssige tilbud, som understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten, og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennemdialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på, at tilbudsgivere kan optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen giver samtidig mulighed for, at ordregiver kan få et indblik i tilbudsgivers forståelse for samt italesættelse af tekniske og kommercielle forhold relateret til den udbudte kontrakt. Baseret på sådanne input, vil ordregiver kunne foretage tilpasninger eller præciseringer af udbudsmaterialet.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering
Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
Informationsmøde
Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.10.
Informationsmødet for interesserede ansøgere afholdes virtuelt. Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet TrueTender ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes interesserede ansøgere for hver af de tilmeldte oplyse navn, mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning. Der må maksimalt deltage tre (3) personer fra hver ansøger. Referat og præsentationer fra informationsmødet vil efterfølgende blive delt via udbudssystemet TrueTender. Evt. spørgsmål stillet på informationsmødet vil blive besvaret i henhold til punkt VI.3).

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøger skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) jf. nedenfor.
Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.2. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
1) Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
2) Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
3) Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
4) Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger
— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.
ESPD udfyldes af ansøger i udbudssystemet TrueTender.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal oplyse ”Gennemsnitlig årsomsætning” for de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist. Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.4. Se punkt II.2.9 i forhold til hvad ordregiver forstår som en sammenlignelig reference.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne bør indeholde følgende:
Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig, jf. punkt II.2.9. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).
Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.
Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.
Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.
Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet TrueTender.
Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.
Ordregiver besvarer samtlige spørgsmål i anonymiseret form ved at uploade spørgsmål/svardokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet TrueTender.
I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.10 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
- Skatteforvaltningen
- ATP
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget.
Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk

Kort beskrivelse

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale vedr. udvikling, videreudvikling, drift, vedligeholdelse og support af SBSYS ESDH (i det følgende benævnt SBSYS-systemet), som omfatter følgende ydelser:
- Leverancen, jf. rammeaftalebilag 03 som konsoliderer SBSYS-systemet, og som udmunder i SBSYS-leverandørens overtagelse af udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for SBSYS-systemet fra brugerklubbens eksisterende leverandør.
- Efterfølgende udvikling og videreudvikling af SBSYS-systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med brugerklubben.
- Vedligeholdelse og teknisk support af SBSYS-systemet i medlemmernes driftsmiljøer.
- Håndtering og varetagelse af opdateringer af SBSYS-systemet hos hvert medlem 1 – 3 gange om året.
- Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov.
- Samarbejde med brugerklubbens øvrige leverandører og medlemmer, herunder særligt SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser og gennemførelse af problem management.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale vedr. udvikling, videreudvikling, vedligeholdelse og support af SBSYS-systemet som omfatter følgende ydelser:
1) Leverancen, jf. rammeaftalebilag 03 – leverancebeskrivelse som konsoliderer SBSYS-systemet, og som udmunder i SBSYS-leverandørens overtagelse af udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for SBSYS-systemet fra brugerklubbens eksisterende leverandør.
2) Efterfølgende udvikling og videreudvikling af SBSYS-systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med brugerklubben.
3) Vedligeholdelse og teknisk support af SBSYS-systemet i medlemmernes driftsmiljøer.
4) Håndtering og varetagelse af opdateringer af SBSYS-systemet hos hvert medlem 1-3 gange om året.
5) Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov.
6) Samarbejde med brugerklubbens øvrige leverandører og medlemmer, herunder særligt SBSIP-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser og gennemførelse af problem management. De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Aktiviteterne i den udbudte rammeaftale bygger videre på allerede realiserede dele af brugerklubbens målarkitektur. Primært skal SBSYS-leverandøren forsætte arbejdet med at modernisere SBSYS-systemet.
Realiseringen skal ske i sameksistens med SBSIP-systemet og SBSIP-leverandøren. De 2 systemer er således hinandens forudsætninger. SBSYS-leverandørens primære opgave er således at fortsætte arbejde med at refaktorere og bygge services/API’er. De eventdrevne arkitekturprincipper skal udbygges, ligesom skedulerede jobs og vedligehold og udvikling på den rige klient er en væsentlig opgave.
Den totale volumen på rammeaftalen er estimeret til 55 – 80 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, grundet markedsmæssige forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet med forhandlingen er, at dialogen medfører, at tilbudsgiver afgiver endelige tilbud med bedst mulig opfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre med konditionsmæssige tilbud, som understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten, og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennemdialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på, at tilbudsgivere kan optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen giver samtidig mulighed for, at ordregiver kan få et indblik i tilbudsgivers forståelse for samt italesættelse af tekniske og kommercielle forhold relateret til den udbudte kontrakt. Baseret på sådanne input, vil ordregiver kunne foretage tilpasninger eller præciseringer af udbudsmaterialet.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
- Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering
- Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
- Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
- Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
- Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
- Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
- Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
informationsmøde.
- Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.10.
Informationsmødet for interesserede ansøgere afholdes virtuelt. Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet TrueTender ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes interesserede ansøgere for hver af de tilmeldte oplyse navn, mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning. Der må maksimalt deltage tre (3) personer fra hver ansøger. Referat og præsentationer fra informationsmødet vil efterfølgende blive delt via udbudssystemet TrueTender. Evt. spørgsmål stillet på informationsmødet vil blive besvaret i henhold til punkt VI.3).

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet TrueTender.
Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.
Ordregiver besvarer samtlige spørgsmål i anonymiseret form ved at uploade spørgsmål/svardokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet TrueTender.
I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.10 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk.
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse medprækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
- Skatteforvaltningen
- ATP
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget.
Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark,skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
- Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk