Yderligere oplysninger
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet med forhandlingen er, at dialogen medfører, at tilbudsgiver afgiver endelige tilbud med bedst mulig opfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre med konditionsmæssige tilbud, som understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten, og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på, at tilbudsgivere kan optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen giver samtidig mulighed for, at ordregiver kan få et indblik i tilbudsgivers forståelse for, samt italesættelse af, tekniske og kommercielle forhold relateret til den udbudte kontrakt. Baseret på sådanne input, vil ordregiver kunne foretage tilpasninger eller præciseringer af udbudsmaterialet.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat, indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
- Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering.
- Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
- Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandling.
- Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
- Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
- Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
- Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
Informationsmøde
- Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.10.
Informationsmødet for interesserede ansøgere afholdes virtuelt. Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet TrueTender ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes interesserede ansøgere for hver af de tilmeldte oplyse navn, mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning. Der må maksimalt deltage tre (3) personer fra hver ansøger. Referat og præsentationer fra informationsmødet vil efterfølgende blive delt via udbudssystemet TrueTender. Evt. spørgsmål stillet på informationsmødet vil blive besvaret i henhold til punkt VI.1).