Udbud med forhandling af kontrakt om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af it-system til optimering af flextrafik

Beskrivelse af udbuddet

Beskrivelse af udbuddet:
Ordregiver ønsker til erstatning af sit eksisterende it-system at anskaffe nyt it-system til optimering af flextrafik. Udbuddet vedrører kontrakt om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af it-systemet.
Flextrafik er behovsstyret kollektiv trafik (DRT), idet kørslen er styret ud fra passagerens behov. Flextrafik samkører dagligt passagerer på tværs af ordninger, kommuner og regioner.
Ved at lade flextrafik varetage den lovpligtige visiterede kørsel, kommer kommunens og regionens kørsler ind i samme pulje af kørsler, og opnår dermed de samme stordriftsfordele som de øvrige kommuner og regioner, der allerede lader flextrafik varetage deres kørsler. Kørslen udføres af vognmænd eller taxiselskaber som trafikselskaberne har indgået kontrakt med igennem udbud.
Koordineringen af kørslen kan ske, fordi alle bestillinger på kørsler indlægges i et specialiseret it-planlægningssystem, der sørger for at planlægge kørslerne, uafhængigt af krav til service og hvem der har bestilt dem. Det betyder, at passagerer, der skal til lægen, kan samkøre med sygehuspatienter eller pensionister, der skal på indkøb. Det er dermed muligt at yde en service, der lever op til det, der ønskes fra det politiske niveau samtidig med, at man kan opnå en bedre styring af udgifterne til kørslen.
Hver dag er opgaven at levere effektiv planlægning og sikker drift i den aftalte kvalitet til gavn for passagerer, kommuner og regioner. Der blev i 2019 gennemført omkring 5,7 mio. rejser for omkring 264 000 unikke personer af omkring 5 100 biler. Det svarer til godt 15 700 rejser pr. dag.
Kerneopgaven i flextrafikken er koordineringen af kørsel, og er baseret på et it-system, som ordregiver stiller til rådighed for trafikselskaberne, og som herunder stilles til rådighed for de enkelte kommuner og regioner, helt ud til de enkelte forvaltninger og afdelinger. Der findes ca. 8 700 registrerede brugere i regioner, kommuner og trafikselskaber, der benytter det eksisterende it-system.
Trafikselskaberne varetager desuden opgaven med overvågning af kørslerne i den daglige drift, ligesom de supporterer kommuner og myndighed i brug af systemet, herunder den løbende justering af myndighedernes opsatte parametre, med henblik på kontinuerlig forretningsoptimering.
Rejsebestillinger oprettes enten af passagerne selv, eller af personale ved enten myndigheder eller trafikselskab. Brugergruppen af flextrafik er bred; fra skolebørn med specielle behov til samfundets ældste og mest udsatte. Bl.a. derfor har trafikselskaberne trafikstyrere til at overvåge og gribe ind når en rejse ikke kan gennemføres indenfor de aftalte rammer – konsekvensen kan være stor, både for den enkelte rejsende og for samfundet.
Visionen for projektet er derfor at trafikselskaberne fortsat skal kunne levere flextrafik-løsninger i den efterspurgte kvalitet. Løsningerne skal være tidssvarende, brugervenlige og effektive.
Den årlige totale volumen for den udbudte kontrakt efter overtagelsen forventes ikke at overstige 4-5 mio. DKK ekskl. moms, med en anslået værdi på leverancen indtil overtagelsen på 25-30 mio. DKK. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Kontrakten omfatter følgende hovedydelser som uddybes nærmere i udbudsmaterialet.
A. Tilpasning, konfiguration og udvikling af it-system til optimering af flextrafik til erstatning af ordregivers eksisterende optimeringssystem.
B. Implementering i form af bistand til ordregivers idriftsættelse af it-systemet ved trafikselskaberne.
C. Vedligeholdelse, drift og support i form af bl.a. opdatering af programmel, overvågning af it-systemet og varetagelse den daglige tekniske support til ordregivers supportberettigede brugere bestående af bl.a. service desk.
D. Leverandøren skal løbende i medfør af kontrakten videreudvikle it-systemet bl.a. som følge af ændrede og nye kørselsordninger i kontraktens løbetid.

Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud.
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale.
Målet med forhandlingen er, at dialogen medfører, at tilbudsgiver afgiver endelige tilbud med bedst mulig opfyldelse af ordregivers konkurrenceparametre med konditionsmæssige tilbud som understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten og reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på, at tilbudsgivere kan optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen giver samtidig mulighed for, at ordregiver kan få et indblik i tilbudsgivers forståelse for samt italesættelse af tekniske og kommercielle forhold relateret til den udbudte kontrakt, herunder især forretningsunderstøttelsen af ordregivers samfundskritiske funktion. Baseret på sådanne input, vil ordregiver kunne foretage tilpasninger eller præciseringer af udbudsmaterialet.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden:
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen, forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
Informationsmøder:
Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.6.
Informationsmødet for interesserede ansøgere afholdes, på grund af myndighedernes anvisning i forhold til begrænsning af spredning af coronavirus, virtuelt. Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet TrueTender ti (10) dage inden mødet ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”.
Ved tilmelding bedes interesserede ansøgere for hver af de tilmeldte oplyse navn, mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning. Der må maksimalt deltage tre (3) personer fra hver ansøger. Referat/præsentation fra informationsmødet vil efterfølgende blive delt via udbudssystemet TrueTender. Evt. spørgsmål stillet på informationsmødet vil blive besvaret i henhold til punkt VI.1).

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet TrueTender.
Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.
Ordregiver besvarer samtlige spørgsmål i anonymiseret form ved at uploade spørgsmål/svardokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet TrueTender.
I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
- Skatteforvaltningen
- ATP
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget.
Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk