Udbud af udførelse af scanning og digitalisering af arkiver

Lyngby-Taarbæk Kommune

Dette udbud vedrører udførelse af scanning og digitalisering af resterende arkiver på det tekniske område i Lyngby-Taarbæk Kommune.
De omfattede arkiver er hovedsageligt placeret på adressen Lyngby Torv 17, 2800 Kongens Lyngby. En begrænset mængde sager på skønnet 10 hyldemeter befinder sig på Baunegården, Nørregade 9, 2800 Kongens Lyngby.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2020-03-04. Indkøbet blev offentliggjort på 2020-01-31.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2020-01-31 Udbudsbekendtgørelse
2020-03-25 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2020-01-31)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed
Kort beskrivelse:
Dette udbud vedrører udførelse af scanning og digitalisering af resterende arkiver på det tekniske område i Lyngby-Taarbæk Kommune. De omfattede arkiver er hovedsageligt placeret på adressen Lyngby Torv 17, 2800 Kongens Lyngby. En begrænset mængde sager på skønnet 10 hyldemeter befinder sig på Baunegården, Nørregade 9, 2800 Kongens Lyngby.
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordsjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Lyngby-Taarbæk Kommune
Postadresse: Lyngby Torv 17
Postnummer: 2800
Postby: Kgs. Lyngby
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/4cbe54d7-a1ae-4a3e-b94b-6e8f565689c9/homepage 🌏
E-mail: kimre@ltk.dk 📧
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/4cbe54d7-a1ae-4a3e-b94b-6e8f565689c9/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/4cbe54d7-a1ae-4a3e-b94b-6e8f565689c9/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-01-31 📅
Tilbudsfrist: 2020-03-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-02-04 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 024-053875
EUT-S-nummer: 24

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Dette udbud vedrører udførelse af scanning og digitalisering af resterende arkiver på det tekniske område i Lyngby-Taarbæk Kommune.
De omfattede arkiver er hovedsageligt placeret på adressen Lyngby Torv 17, 2800 Kongens Lyngby. En begrænset mængde sager på skønnet 10 hyldemeter befinder sig på Baunegården, Nørregade 9, 2800 Kongens Lyngby.
Anslået samlet værdi: 2 650 000 DKK 💰
Varighed: 24 måneder
Beskrivelse af fornyelser:
Den udbudte kontrakt træder i kraft den 1.5.2020 og gælder for ydelser bestilt i perioden 1.5.2020 – 30.4.2022. Endvidere har ordregiver en option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Vilkårene for ordregivers udnyttelse af optionen fremgår af udbudsmaterialets kontrakt.
Vis mere
Beskrivelse af mulighederne:
Følgende minimumsoptioner indgår i tilbudslisten:
Fjerne dubletter af rapporter, beregninger og lignende i alle sager. Jf. kravspecifikationen 4.1.1
Fjerne informationsløse dokumenter fx blanke sider (uden tekst eller sigende tegning) i alle sager jf. kravspecifikationen 4.1.1
Udgift for hastescanning af en sag med levering inden for 24 timer efter bestilling jf. kravspecifikationen 4.3.5.
Opbevaring af fysiske arkiver efter endt scanning pr. mdr. jf. kravspecifikationen 5.1.1.
Destruktion af al indscannede fysisk materiale jf. kravspecifikationen 5.1.1.
Aflevering af en arkiveringsversion af alt indscannet materiale til Lyngby-Taarbæk Kommunes Stadsarkiv. Jf. kravspecifikationen 5.2.
Undervisning i brugen af webløsningen i 2 timer og for max 15 interne brugere. Jf. kravspecifikationen 5.3.5.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Lyngby Torv 17, 2800 Kgs. Lyngby

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:
Følgende nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår:
- Årsomsætning inden for scanning af arkiver, ESPD, del IV, rubrikken ”Specifik årsomsætning”,
- Egenkapital, ESPD, del IV, rubrikken ”Finansielle nøgletal”.
Mindstekrav til niveauet:
Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har haft en…
… gennemsnitlig årlig nettoomsætning inden for scannning af arkiver på minimum 4 000 000 DKK de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
… positiv egenkapital de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
Teknisk og faglig kompetence:
Liste over de betydeligste kontrakter inden for scanning af arkiver, tilbudsgiver har udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af:
- en karakteristik af kontrakten (feltet ”Beskrivelse”),
- den årlige omsætning på kontrakten i DKK ekskl. moms (feltet ”Beløb”),
- kontraktforholdets start- og sluttidspunkt (felterne ”Startdato” og ”Slutdato”),
- navnet på den offentlige eller private kunde (feltet ”Modtagere”).
I ESPD, del IV.C, rubrikken ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type”.
Mindstekrav til niveauet:
Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers referencer omfatter mindst 3 aftaler om scanning af arkiver, som er genstand for udbuddet med offentlige myndigheder eller kommuner.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2020-03-04 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:01
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Prøvescanning
Kvalitetskriterium (vægtning): 12,5
Kvalitetskriterium (navn): Workflow
Kvalitetssikring
Fleksibilitet
Pris (justeringskoefficient): 50

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 11 71 53 11
Kontakt
Enhed: Kim René Jørgensen
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/4cbe54d7-a1ae-4a3e-b94b-6e8f565689c9/publicMaterial 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2020/S 024-053875 (2020-01-31)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2020-03-25)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: krihf@ltk.dk 📧
Telefon: +45 45973000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-03-25 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-03-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 063-151130
Henviser til bekendtgørelse: 2020/S 024-053875
EUT-S-nummer: 63

Objekt
Omfanget af udbuddet
Beskrivelse af mulighederne:
1) Fjerne dubletter af rapporter, beregninger og lignende i alle sager
2) Fjerne informationsløse dokumenter i alle sager
3) Udgift for hastescanning af en sag med levering inden for 24 timer efter bestilling
4) Opbevaring af fysiske arkiver efter endt scanning pr. mdr.
5) Destruktion af al indscannede fysisk materiale
6) Aflevering af en arkiveringsversion
7) Undervisning i brugen af webløsningen.

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2020-03-25 📅
Navn: Dansk Scanning A/S
Nationalt registreringsnummer: 20373490
Postadresse: Skagerrakvej 16
Postby: Esbjerg
Postnummer: 6715
Land: Danmark 🇩🇰
Sydjylland 🏙️
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Kristine Helbo Friis
Kilde: OJS 2020/S 063-151130 (2020-03-25)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Nordsjælland