Beskrivelse af udbuddet
Den udbudte opgave omfatter en rammeaftale vedrørende levering af psykologisk rådgivning til Aarhus Universitets medarbejdere og i et afgrænset omfang studerende. Dertil kommer visse relaterede ydelser.
Aarhus Universitet har de seneste år tilbudt sine medarbejdere psykologisk rådgivning og ønsker at fortsætte med denne ordning, der er omfattet af nærværende udbud.
Medarbejderne tilbydes psykologisk rådgivning i form af individuelle samtaler med autoriserede psykologer. Ordningen skal i relation til medarbejderne vedrøre arbejdsrelaterede problematikker.
Rammeaftalen indebærer derudover visse accessoriske opgaver i form af sparring med Aarhus Universitets ledelse og HR-afdelinger, opfølgning, statistisk materiale samt årlige statusmøder. Rammeaftalen omfatter ikke derudover konsulentopgaver eller kurser i bred forstand.
Ordningen vil omfatte alle Aarhus Universitets medarbejdere, der på nuværende tidspunkt udgør ca. 8 000 årsværk (fordelt på 10 000 medarbejdere) med forskellig baggrund og med geografisk placering i hele Danmark, på Grønland og en lokalitet i Kina. Dertil kommer medarbejdere, der er lokaliseret over hele verden på udstationeringer, feltarbejde, konferencer, studierejser mv. Medarbejderstaben indebærer bl.a. videnskabeligt personale, teknisk/administrativt personale, ph.d.-studerende, post docs, eksterne underviser mv. Studerende, der agerer som tutorer, er også omfattet af ordningen og betragtes i relation til tutorgerningen som medarbejdere.
Studerende er alene omfattet af ordningen for så vidt angår akut opståede situationer med forbindelse til universitetet og de studerendes varetagelse af studiet. Det kan eksempelvis være krisehjælp efter alvorligere hændelser på eller i relation til Aarhus Universitet. Det vil blive vurderet af den pågældende institutleder, om en given situation/begivenhed er af den beskrevne karakter, hvorved ordningen åbnes op for (en vis nærmere kreds af) studerende. Der er indskrevet ca. 38 000 studerende på universitetet, der alt efter omstændighederne alle vil kunne være omfattet af denne del af ordningen. Historisk har der alene været behov for ydelse af psykologisk rådgivning til studerende i et meget begrænset omfang af samlet færre end 10 henvendelser fordelt over de sidste 4 år.
Det estimeres på baggrund af en gennemgang af historiske indkøb af de af udbuddet omfattede ydelser, at der årligt vil være mellem 200 og 300 henvendelser i relation til rammeaftalen. Det årlige indkøb i henhold til rammeaftalen forventes at være på i omegnen af 1,1 mio. DKK.
Den øgede adgang for studerende til at få adgang til rådgivning efter rammeaftalen kan medføre en vis merværdi af rammeaftalen, idet denne dog er behæftet med usikkerhed og afhænger af, om der fx måtte opstå særlige hændelser, der giver anledning til rådgivning af et større antal studerende. Bortses der fra sådanne potentielle hændelser, forventes de studerendes træk på rammeaftalen at være beskedent.
Henset til ovenstående estimerer Aarhus Universitet den samlede værdi af kontrakten (inklusive optioner) til at være på 6 mio. DKK.
Rammeaftalen er dog uforpligtende og non-eksklusiv, og det angivne omsætningsestimat er derfor tillige uforpligtende for Aarhus Universitet. Leverandøren er således ikke sikret nogen minimumsomsætning på rammeaftalen, hverken årligt eller over rammeaftalens samlede løbetid.
Rammeaftalen vil blive indgået med én økonomisk aktør.
Rammeaftalen vil træde i kraft den 1. december 2020 og har en løbetid på 2 år med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år.
Aarhus Universitet skal gøre opmærksom på, at udbudsmaterialet ikke udelukker, at flere virksomheder går sammen om at byde på opgaven (som konsortium eller ved anvendelse af underleverandører).
Den udbudte ydelse er nærmere beskrevet i kravspecifikationen og ydelsesbeskrivelsen, der udgør en del af udbudsmaterialet.
Rammeaftalen indgås på grundlag af det udkast til rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet.