Udbud af drift af Statsministeriets kantine samt catering til Marienborg

Kort beskrivelse

Kontrakten omfatter drift af Statsministeriets kantine beliggende på: Christiansborg, Prins Jørgens Gård 11, 1218 København K.
Yderligere omfatter kontrakten levering af forplejning i forbindelse med møder og repræsentation i Statsministeriet, De Kgl. Repræsentationslokaler på Christiansborg og på Marienborg, Nybrovej 410, 2800 Kongens Lyngby.
Kontrakten omfatter levering af forplejning i forbindelse med udenlandske besøg, der varetages af Udenrigsministeriets Protokol med Statsministeren og Udenrigsministeren som vært.
Kontrakten løber i 5 år fra ikrafttrædelse, og derudover har ordregiver option på at forlænge kontrakten med op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Den i punkt II.2.7) angivne varighed er således inkl. ordregivers optioner på forlængelse.
Ydelserne er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet, herunder forpagtningsaftalen og bilag 2 – Bortforpagters kravspecifikation.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Krav til ansøgningens indhold er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne pkt. 4.3.
Ansøgere, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, § 136 samt § 137, stk. 1, nr. 1-3 og nr. 5, vil blive udelukket fra deltagelse i udbuddet.
Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive indledende tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra en vurdering af ansøgernes referencer.
Ordregiver vil udvælge de ansøgere, der på baggrund af det i skabelon til brug for referenceliste, jf. udbudsbetingelserne pkt. 3.3, efterspurgte fremlægger de mest relevante referencer ift. kontraktens genstand og omfang.
For at opnå det bedste konkurrencefelt vil ordregiver dog uanset referencernes relevans – såfremt der er mindst én SMV i ansøgerfeltet – udvælge mindst én egnet ansøger, der er er en lille eller mellemstor virksomhed (SMV), jf. EU-Kommissionens henstilling af 6. maj 2003 (2003/361/EF).

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kontrakten regulerer forpagterens udvisning af samfundsansvar i overensstemmelse med principperne i FN’s Global Compact Initiative.
Kontrakten indeholder krav i henhold til ILO-konvention 94, jf. cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.
Kontrakten indeholder en social klausul.
Samtlige medarbejdere, der beskæftiger sig med ydelsen i henhold til kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes til klassifikationsgraden ”Hemmeligt”, jf. sikkerhedscirkulæret (cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014).
Ordregiver kan kræve, at fakturaer for levering af forplejning i forbindelse med udenlandske besøg, der varetages af Udenrigsministeriets Protokol, fremsendes direkte til Udenrigsministeriet.
Forpagter kan lejlighedsvist blive anmodet om at levere forplejning til regeringsparti-arrangementer. Fakturaer for dette skal fremsendes direkte til partiet/partierne, og er kontrakten uvedkommende.
Der henvises i øvrigt til forpagtningsaftalen.

Hovedtræk af tildelingsproceduren

Ydelsen er omfattet af bilag XIV til udbudsdirektivet, og udbuddet gennemføres derfor i overensstemmelse med reglerne i udbudslovens afsnit III (light-regimet) om indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien i udbudslovens § 7.
[Beskrivelsen fortsætter under pkt. VI.3)]

LBK nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse finder anvendelse ved overdragelsen af kantinedriften fra den nuværende forpagter til den virksomhed, som bliver tildelt kontrakten.
Der afholdes besigtigelse vedrørende udbuddet, den 2. juni 2020, kl. 14.00 på Christiansborg, Prins Jørgens Gård 11,1218 København K og dernæst på Marienborg, Nybrovej 410, 2800 Kongens Lyngby. Se nærmere oplysninger om besigtigelsen og tilmelding hertil i udbudsbetingelserne.
Ift. det under punkt II.1.4) angivne bemærkes endvidere, at ordregiver forbeholder sig retten til løbende at opdatere og ændre ydelserne beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbede at holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem angivet i punkt I.3).
Ift. det under punkt III.1.4) angivne henvises der i øvrigt til udbudsbetingelserne. Hvad angår sammenslutninger af virksomheder og støttende enheder, henvises der ligeledes til udbudsbetingelserne.
Med hensyn til den i punkt II.1.5) angivne anslåede samlede værdi bemærkes, at dette er skønnet ud fra historisk forbrug, og at det fremtidige antal ansatte og gæster i ministeriet vil have indflydelse på den faktiske betaling i henhold til kontrakten. Ligeledes vil det fremtidige antal udenlandske besøg mv. have indflydelse på den faktiske betaling i henhold til kontrakten. I praksis vil den faktiske betaling i henhold til kontrakten således fremover kunne være såvel mindre som større end den angivne anslåede samlede værdi.
[Fortsættelse af beskrivelse i pkt. IV.1.11):]
Udbuddet omfatter 3 faser: ansøgningsfasen, tilbudsfasen og forhandlingsfasen.
I ansøgningsfasen forventer ordregiver at udvælge 3 ansøgere som angivet i pkt. III.1.4).
Ansøgningsfristen fremgår af pkt. IV.2.2).
De udvalgte ansøgere vil blive inviteret til at afgive indledende tilbud (tilbudsfasen).
I forhandlingsfasen gennemføres forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Tilbudsgiverne anmodes herefter om at afgive reviderede tilbud. Ordregiver kan indkalde til yderligere forhandlingsmøder og anmode om yderligere reviderede tilbud, såfremt det vurderes nødvendigt. Forhandlingsfasen løber frem til ordregivers beslutning om tildeling på baggrund af tilbudsgivernes reviderede tilbud.
For yderligere om de 3 faser henvises der til udbudsbetingelserne.
Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor kvalitet vægter 70 pct. og pris vægter 30 pct. Evaluering af kvalitet vil ske på baggrund af delkriterierne ”Økologi”, ”Bæredygtighed”, ”Tilberedningsmetoder”, ”Koncepter”, ”Fleksibilitet og driftssikkerhed” og ” Personalemæssige kvalifikationer”. Evaluering af pris vil ske på baggrund af den samlede evalueringstekniske pris, jf. bilag 3 – priser og tilskud på faneark ”7. Evalueringsteknisk pris”. Der henvises til udbudsbetingelserne pkt. 7. Endvidere fremgår evalueringsmodellen af udbudsbetingelserne pkt. 8.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage angående udbud omfattet af udbudslovens afsnit III:
Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/