Prækvalifikation - genudbud af ESDH-system til Bornholms Regionskommune

Bornholms Regionskommune

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser.
Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen.
I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning.
Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse.
Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.
Tryk her https://permalink.mercell.com/136491738.aspx

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2020-10-02. Indkøbet blev offentliggjort på 2020-09-02.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Formpipe Software A/S

Hvem?

• Bornholms Regionskommune

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Bornholm

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2020-09-02	Udbudsbekendtgørelse
2021-04-20	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2020-09-02)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Referencenummer: 83.07.15G01-0060
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser. Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen. I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning. Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse. Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen. Tryk her https://permalink.mercell.com/136491738.aspx

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmelrelaterede tjenester 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Bornholm 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Bornholms Regionskommune
Postadresse: Ullasvej 23
Postnummer: 3700
Postby: Rønne
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx 🌏
E-mail: mette.rasch.pedersen@brk.dk 📧
Telefon: +45 56921041 📞
Fax: +45 56920001 📠
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-09-02 📅
Tilbudsfrist: 2020-10-02 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-09-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 173-418301
EUT-S-nummer: 173
Yderligere oplysninger

Specifikationer om købet: Køb af ESDH-løsning i 6 år med forlængelsesoptioner på 2 gange 2 år. Løsningen skal være i drift uge 4 2022. Antal medarbejdere ca. 3 500. Forventet antal brugere 1 500 til 2 000. Følgende ydelser er omfattet af udbuddet: Anskaffelse af standard ESDH-løsning til det offentlige kommunale marked. Relevante licenser/brugsret til brug af ESDH-løsningen og dens funktionalitet. Konsulentydelser knyttet til implementering af løsningen. Uddannelse i ESDH-løsningen. Dokumentation. Tilhørende integrationer. Analyse og gennemførsel af konverteringer. Service, support og vedligeholdelse. Option på drift af ESDH-løsningen.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser.

Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen.

I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning.

Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse.

Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.

Tryk her https://permalink.mercell.com/136491738.aspx

Anslået samlet værdi: 15 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå en aftale om et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Løsningen skal således have en fleksibel tilgang, så den til en hvis grad kan tilegnes Bornholms Regionskommunes behov og processer.

ESDH-løsningen skal være rettet mod det kommunale marked.

ESDH-løsningen skal rumme opgaver som: generelle journaliseringsopgaver i en kommune, understøtte generel sagsbehandling og den politiske betjening, journalisering på sager (enkeltsager), kategorisering iht. KL's emnesystematik (KL-E), notatfunktion, aktindsigt, høring, aflevering til arkiv og møde/dagsorden. Desuden skal ESDH-løsningen bidrage til at forbedre arbejdsgangene hos ordregiver - herunder understøtte mobiliteten hos ledere og medarbejdere med adgang til hele eller dele af ESDH-løsningen fra mobile enheder.

Ordregiver forventer, at den nye løsning bruger og forbereder sig på de krav og snitflader, der udspringer af det fælles offentlige arbejde, så den har en arkitektur, hvor principperne for arkitektur og integration efterlever den fælles kommunale digitaliseringsstrategi og derfor også implementeringen af den fælles kommunale rammearkitektur, samt borgerens adgang til egne data.

Ordregivers ESDH-strategi indebærer, at vi både har en ESDH-løsning og fagsystemer til håndtering af dokumenter og sagsprocesser. Den nye ESDH-løsning skal som udgangspunkt ikke erstatte de eksisterende fagsystemer, men bør i relevante tilfælde kunne konfigureres til at understøtte fagprocesser. ESDH-løsningen skal således både kunne rumme generelle og almene ESDH-behov samt være fagløsning, såfremt det kan håndteres inden for standardløsningens rammer. Ved fremtidige køb af nye fagsystemer vil regionskommunen vurdere, om ESDH-løsningen er egnet hertil, før der indkøbes en ny fagløsning.

ESDH-løsningen skal have en integrationssnitflade med et standard API og fra start have en del integrationer til brug for hentning og aflevering af relevante data - fx i samspil med fagsystemer. Ordregiver efterspørger integrationer til:

— Generelle værktøjer

— Grunddatakilder via fælles offentlige data-brokere

— KOMBITs støttesystemer

— Løsninger rettet mod borgere, virksomheder og politikere

— Fælles fagsystemer i Bornholms Regionskommune

— Forvaltnings fagsystemer.

Ordregiver forventer, at tilbudsgiver forpligter sig og er involverende under leverancen og i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor indgå i et samarbejde med ordregiver om bedst mulig udnyttelse af løsningen.

Ordregiver baserer implementeringsforløbet på en basisinstallation af standard ESDH-løsningen, hvortil der skal gennemføres et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil mellem ordregivers brugere og tilbudsgiver med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne, alt på basis af ordregivers behov og krav. Der skal efterfølgende ske en konvertering fra de nuværende ESDH-løsninger inden idriftsættelse.

Under installations- og implementeringsforløbet skal der løbende foretages relevant afprøvning.

Efter implementering og godkendelse i.h.t. ordregivers krav overgår løsningen til drift og den med tilbudsgivers indgåede service- og vedligeholdelsesaftale fortsætter i kontraktens levetid.

Aftalen indeholder desuden en mulighed for ordregiver til at tilkøbe en aftale fra tilbudsgiver om ekstern drift i det omfang, at ESDH-løsningen ikke i forvejen er driftet eksternt.

Anslået værdi uden moms: 15 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Optionsforlængelse 2 X 2 år.
Beskrivelse af mulighederne: Optionsforlængelse 2 X 2 år.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Bornholms Regionskommune

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøger skal være registeret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller have tilsvarende autorisation eller medlemskab i det land, hvor ansøgers virksomhed er etableret.

Økonomisk og finansiel stilling:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for kontraktens genstand

- Tilbudsgivers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

- Soliditetsgraden beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / Aktiver.

- Tilbudsgivers dækningssum for sin erhvervs- og produktansvarsforsikring.

Under "øvrige økonomiske og finansielle krav" skal tilbudsgiver oplyse, hvis der i det seneste års aflagte årsregnskab har været revisorpåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

Mindstekrav til niveauet:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning skal som minimum være 5 mio. DKK årligt inden for kontraktens genstand.

- Tilbudsgivers soliditetsgrad skal som minimum være 5.

- Tilbudsgiver og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på 10 mio. Det seneste års aflagte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

Teknisk og faglig kompetence: Referencer for tilsvarende leverancer inden for levering af ESDH.
Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal have minimum 3 referencer til danske offentlige institutioner på tilsvarende ESDH-leverancer af konfigurerbare standard/rammesystemer, der aktuelt er i drift. Ansøger skal endvidere have minimum 1 reference på levering af en tilsvarende ESDH-leverance til procesunderstøttelse. Derudover skal ansøger have minimum 1 reference på levering af agil/iterativ implementering i forbindelse med et konfigurerbart standard/rammesystem. En og samme reference må gerne dække over flere af ovenstående minimumskrav til referencerne. Hertil benyttes bilag 17 - Skabelon til afgivelse af oplysninger om referencer ved prækvalifikation.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Er der flere end fire (4) ansøgere, som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene og som opfylder minimumskravene til egnethed, vil ordregiver ved udvælgelsen af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive forhandlingstilbud, udvælge på baggrund af oplysningerne om ansøgers tekniske og faglige formåen. Ansøger må vedlægge op til fem (5) referencer (kundecases), og i beskrivelsen af referencerne skal ansøger beskrive i hvor høj grad, der er tale om:

- Levering af konfigurerbare standard/ramme ESDH-systemer til små og mellemstore danske kommuner, herunder oplysning om antal brugere og udbredelse i forvaltningsområder.

- Levering af standard/ramme ESDH-leverancer til procesunderstøttelse.

- Levering af konfigurerbare standard/rammesystemer, hvor der var tale om agil/iterativ implementering, og hvor kunden har været tæt involveret i de løbende afklaringer.

Ansøger skal endvidere i sin beskrivelse af referencerne beskrive:

- Om ansøger var hoved- eller underleverandør, og hvilke leverancer ansøger var ansvarlig for.

- Omfanget af kontrakten i DKK, såfremt ansøger må/vil oplyse dette. Ved vurderingen af, hvor relevante ansøgerens referencer er i forhold til den pågældende ydelse, vurderes referencer med ovenstående elementer som særligt velegnede. En reference, der dækker mere end 1 af de 3 kategorier af referencer vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af kategorierne. Vedlægger ansøger mere end fem (5) referencer, vil ordregiver udvælge dem, der anses som mest velegnede på baggrund af ovenstående kriterier.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2020-10-13 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Omkostningskriterium (navn): Løsningens understøttelse af sagsprocesser
Omkostningskriterium (vægtning): 35
Omkostningskriterium (navn): Pris
Omkostningskriterium (vægtning): 25
Omkostningskriterium (navn): Iterativ konfigurering og implementering
Omkostningskriterium (vægtning): 20
Omkostningskriterium (navn): Standardsystem & arkitektur

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 26696348
Kontakt
Enhed: Mette Rasch Pedersen
Køberprofilens adresse: http://www.brk.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2. juni 2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

1) Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

2) Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

3) Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2020/S 173-418301 (2020-09-02)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-04-20)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser. Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen. I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning. Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse. Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.

Den samlede værdi af udbuddet: 13 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-04-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-04-23 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 079-202848
Henviser til bekendtgørelse: 2020/S 173-418301
EUT-S-nummer: 79

Procedure
Kriterier for tildeling
Omkostningskriterium (navn): Standardsystem og arkitektur

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2021-04-13 📅
Navn: Formpipe Software A/S
Postadresse: Lautrupvang 1
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33256555 📞
E-mail: info.dk@formpipe.com 📧
Land: Bornholm 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 13 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Kilde: OJS 2021/S 079-202848 (2021-04-20)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)