Offentligt udbud om rammeaftale vedr. levering af AV-udstyr til Professionshøjskolen University College Nordjylland (UCN)

Beskrivelse af udbuddet

Den udbudte rammeaftale omfatter levering af AV-udstyr til hhv. klassisk undervisningsbrug, mødelokaler o.l. samt auditorieløsninger m.m. som beskrevet i udkast til rammeaftale inkl. tilhørende bilag.
Ordregiver ønsker at anskaffe AV-udstyr i nedenstående udstyrskategorier:
- Interaktiv projekter
- Projekter
- Betjeningspanel
- Whiteboard
- Højtalersæt
- Lærred
- Fladskærme
- Specialløsninger
Ovenstående oplistning er ikke udtømmende.
Ordregiver har til hensigt at indgå rammeaftale fordelt på nedenstående udstyrskategorier:
A-sortiment på standard AV-udstyr: Herved forstås et af ordregiver prædefineret sortiment, der indebærer standard AV-udstyr samt montage og reparation, der anvendes til undervisning, i mødelokaler eller på kontorer.
B-sortiment på special AV-udstyr: Herved forstås individuelle løsninger til opfyldelse af ordregivers behov i auditorier, undervisningslokaler og lignende.
Det bemærkes, at ordregiver har valgt ikke at fastsætte eksakte produktspecifikke krav til B-sortimentet – special AV-udstyr.
Det er således tilbudsgivers opgave at tilbyde det AV-udstyr samt antal timer for montering, som tilbudsgiver vurderer bedst, opfylder de oplistede ønsker og behov på baggrund af de tilknyttede cases. Såfremt tilbudsgivers tilbudte AV-udstyr fra A-sortiment også kan danne grundlag for de tilbudte AV-udstyr på B-sortiment, vil det være muligt for tilbudsgiver at tilbyde udstyr fra A-sortiment ved de specifikke løsningsforslag pr. case.
Følgende opgaver er ikke omfattet af nærværende udbud:
- Hovedentrepriser og totalentrepriseopgaver*
- Eventuelle opgaver bestilt forud for rammeaftalens ikrafttræden, der leveres og monteres efter 1. september 2020
- Whiteboards som ikke anvendes i forbindelse med AV-formål.
*I den udstrækning at indkøb af AV-udstyr omfattet af rammeaftalen er en del af en hovedentreprise eller totalentrepriseopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede hovedentreprise eller totalentrepriseopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud.
Ordregiver er dog berettiget, men ikke forpligtet, til at anvende rammeaftalen i forbindelse med opgaver i hovedentrepriser og totalentrepriseopgaver, såfremt dette besluttes internt hos ordregiver.

Yderligere oplysninger

Ordregiver vil afholde besigtigelse af lokaler omfattet af case 1-3. Case 4 vil ikke være omfattet af besigtigelsen, da der tale om en mobil løsning.
Besigtigelse finder sted i henhold til nedenstående plan. Ordregiver anbefaler, at man som tilbudsgiver, forinden tilbudsafgivelse, deltager i besigtigelsen af lokalerne med henblik at se lokalerne i forhold til tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Besigtigelse vil finde sted på ordregivers campusser
Lokation:
Campus Selma Lagerløfs Vej (CSL)
Lokale: 1.2.140 og 1.2.40
Mødested:
Hovedindgangen Selma Lager-løfs Vej 2, 9220 Aalborg Øst
Tidspunkt:
26. maj 2020
Kl. 12.00 – 13.00
Og
Lokation:
Campus Mylius Erichsens Vej (CME)
Lokale: 3.K.20
Mødested:
Hovedindgangen Mylius Erich-sens Vej 137, 9210 Aalborg SØ
Tidspunkt:
26. maj 2020
Kl. 13.15 – 14.00.
Ordregiver gør opmærksom på, at eventuelle uklarheder og usikkerheder som tilbudsgiver identificerer under besigtigelsen alene kan afklares ved at stille skriftlige spørgsmål i TrueTender.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Tilbuddet skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i TrueTender:
- Tilbudsgiver udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold tilde efterspurgte oplysninger i ESPD dokumentet. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på
”GemESPD”.
- Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier), skal der afleveres flere ESPD'er. Disse tilføjes tiludbuddet via mail-funktionen i
boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes”send link til underleverandør”.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører jf. udbudslovens §177, stk. 2.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor tilbudsgiver skal bekræfte
at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Tilbudsgiver skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:
— Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2
— Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3
— Aftale mhp. konkurrencefordrejning, jf. nr. 4
— Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5
— Uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.
Tilbudsgivere, der er omfattet af en eller flere af de anførte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra deltagelse og vil således ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Dette gælder dog ikke hvis tilbudsgiver kan fremvise dokumentation for selvrenselse jf. udbudslovens § 138.
Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og individuelt ESPD for den enkelte deltager i sammenslutningen i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist.
- Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal.
Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
- Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 31 (LBK nr. 1580 af 10.12.2015).
- Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

- Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst 5 000 000 DKK for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår.
- Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er positiv for hvert af de seneste to (2) afsluttende regnskabsår.

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder ordregiver sig ret til at afvise sådanne tilbudsgivere. Tilbudsgivere opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
— Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ”+” ikonet i øverste højre hjørne i boksen
”Spørgsmål”.
— Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes
spørgsmålet til ordregiver.
— Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål & svar-dokument i boksen
”Udbudsdokumenter”.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i TrueTender. I henhold til tidsplanen i
udbudsbetingelsernes punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver,
hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets
karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
— Skatteforvaltningen
— ATP
— Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/ myndigheder/stat/ERST/ Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. eCertis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
1) Tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere samlet årsomsætning og egenkapital i form af underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation.
2) Såfremt dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen ikke er offentligt tilgængelige, vil tilbudsgiver blive anmodet om at fremsende dokumentation herfor.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver eller andre enheder som tilbudsgiver baserer sig på om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse: Såfremt en tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller er en sammenslutning skal der indsendes følgende som dokumentation:
1) Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Bilag 1 – støtteerklæring eller egen erklæring kan anvendes.
2) Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Bilag 2 – erklæring om fælles hæftelse eller egen erklæring kan anvendes.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk