NemRefusion 3.0

KOMBIT A/S

Udbuddet omhandler udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af den digitale selvbetjeningsløsning NemRefusion til håndtering af obligatorisk digital anmeldelse af sygefravær og anmodning om refusion og tilskud m.v. It-løsningen og dens formål er nærmere beskrevet i punkt II.2.4). KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6). Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-01-11. Indkøbet blev offentliggjort på 2020-12-09.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Edora A/S

Hvem?

• KOMBIT A/S

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2020-12-09	Udbudsbekendtgørelse
2020-12-14	Supplerende oplysninger
2021-05-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2020-12-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Kombit a/s
Postadresse: Halfdansgade 8
Postnummer: 2300
Postby: København S
Kontakt
Internetadresse: http://www.kombit.dk 🌏
E-mail: ifa@kombit.dk 📧
Telefon: +45 72688115 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=280194&B=KOMBIT 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=280194&B=KOMBIT 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-12-09 📅
Tilbudsfrist: 2021-01-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-12-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 243-602047
EUT-S-nummer: 243
Yderligere oplysninger

Opgørelsen af kontraktens anslåede værdi i pkt II.2.6) udgør et skøn for hele kontraktperioden inkl. optioner på forlængelser samt på optionen på overtagelse af drift, videreudvikling og vedligeholdelse af løsningen Mit Sygefravær. Skønnet er derfor forbundet med en vis usikkerhed.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 120 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Nærværende udbud omfatter udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af NemRefusion 3.0.

Leverandøren skal være opmærksom på, at kontrakten indeholder en tredeling af driftsopgaverne i henholdsvis Infrastrukturdrift, applikationsdrift og applikationsvedligehold. Opdelingen er et led i KOMBITs driftsstrategi og skal sikre, at KOMBIT i kontraktperioden kan opsige dele af driftsleverancen.

Udvikling, drift og vedligehold mv. af systemet sker i samarbejde med KOMBIT, da det er KOMBIT, der er ansvarlig for leverandørdialogen og er kontraktholder med kommunerne. Leverandøren skal dog også påregne at samarbejde med KL, statslige interessenter, Udbetaling Danmark og kommuner, og andre leverandører.

Udbuddet gennemføres som begrænset udbud.

Anslået værdi uden moms: 120 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: 2 gange med maks. 2 år pr. forlængelse.
Beskrivelse af mulighederne:

Kontrakten indeholder optioner på forlængelse af kontrakten. Optioner på forlængelse af kontrakten fremgår af pkt. II.2.7).

Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: København S

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøger skal udfylde et ESPD, som kan findes i EU-supply. Hvis ansøger er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet udfylde et ESPD. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøgerne skal i ESPD'et del IV.B, ”Gennemsnitlig årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” oplyse følgende økonomiske nøgletal for seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår:

a) Gennemsnitlig årsomsætning for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår

b) Gennemsnitlig egenkapital for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår

c) Gennemsnitlig soliditetsgrad beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

d) Gennemsnitlig EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Mindstekrav til niveauet:

a) Ansøgers gennemsnitlige årsomsætning beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 50 mio. DKK.

b) Ansøgers gennemsnitlige egenkapital beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 10 mio. DKK.

c) Ansøgers gennemsnitlige soliditetsgrad beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår skal være på mindst 10 %.

d) Ansøgers EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) skal samlet set i de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår være positiv.

Der er ingen mindstekrav til den tekniske og faglige formåen.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Fremgår af udbudsmaterialet.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Såfremt flere end 5 ansøgere opfylder KOMBITs krav til egnethed, udvælger KOMBIT de 5 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og II.2.4) som beskrevet af ansøgerne i EPSD'ets Del IV C.

I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil KOMBIT lægge vægt på følgende forhold (i ikke-prioriteret rækkefølge):

1) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med agil softwareudvikling, herunder Scrum eller tilsvarende.

2) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med udvikling og forvaltning af sammenlignelige komplekse og forretningskritiske it-løsninger. Med kompleksitet menes løsninger med mange integrationer og eksterne afhængigheder. Med forretningskritisk menes it-systemer som understøtter samfundskritiske funktioner og kompleks lovgivning.

3) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med sammenligneligt, komplekst samarbejde med et stort antal offentlige og private interessenter.

4) I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med sikker drift, inkl. support/service desk, vedligeholdelse og videreudvikling af lignende systemer/tjenesteydelser.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2021-01-29 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 2452452345
Kontakt
Enhed: Iradj Farahani
Internetadresse: www.kombit.dk 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/128748 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=280194&B=KOMBIT 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Udbudsbetingelserne indeholder retningslinjer for ansøgning om prækvalifikation samt udbuddet generelt.

For at modtage yderligere information om dette udbud, og for at kunne afgive ansøgning om prækvalifikation, skal ansøgere registrere sig på EU-Supply via følgende hjemmeside:

https://www.eu-supply.com/kombit.asp

Det bemærkes, at ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Ansøgning om prækvalifikation skal afgives på https://www.eu-supply.com/kombit.asp

Udbudsmaterialet findes på https://www.eu-supply.com/kombit.asp under det konkrete udbud under ”Dokumenter”.

Det bemærkes, at ansøger skal anvende den vedlagte ESPD i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.1.1), III.1.2) og III.1.3).

Ad spørgsmål og svar under prækvalifikationen: Adgangen til at stille spørgsmål i prækvalifikationsfasen vil være begrænset til spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgningen, dvs. spørgsmål angående forhold, som har betydning for vurderingen af, om en virksomhed har interesse i at ansøge om prækvalifikation. Spørgsmål, der har direkte betydning for tilbudsafgivelsen, vil først blive besvaret i tilbudsfasen. Spørgsmål skal stilles via EU-Supply. Svar offentliggøres ligeledes via EU-Supply.

Ad pkt. II.1.3) og IV.1.3) Kontrakten indeholder visse elementer af en rammeaftale. KOMBIT har på den baggrund foretaget en vurdering og konstateret, at den anslåede værdi af den offentlige kontrakt væsentligt overstiger rammeaftalen, hvorfor kontrakten udbydes som en offentlig tjenesteydelseskontrakt.

Ad pkt. II.1.5) og II.2.6) Opgørelsen af kontraktens værdi udgør et skøn og er derfor forbundet med en vis usikkerhed. KOMBIT anslår, at kontraktens værdi vil udgøre 80-140 mio. DKK.

Ad pkt. II.2.7) Den anførte kontraktlængde regnes fra tidspunktet for driftskontraktens ikrafttræden.

Ad pkt. IV.2.4) Ansøgning og tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Dokumentation af programmel, som ikke forefindes på dansk kan afleveres på engelsk. Brugerdokumentation skal dog afleveres på dansk.

KOMBIT har ikke udarbejdet vejledende oversættelser af udbudsmaterialet på engelsk.

Hvis leverandøren påtænker at byde ind med en cloudbaseret løsning: Leverandøren skal via arbejdsgange og processer hos leverandøren og dennes underleverandører/underdatabehandlere sikre og kunne dokumentere, at der i projektet, herunder i forbindelse med support, ikke sker dataoverførelser til lande udenfor EU/EØS (tredjelande).

Hvis leverandøren påtænker at anvende public cloud services, skal disse være opsat på en måde, som sikrer, at der ikke sker overførsel af personoplysninger til tredjelande via cloududbyderen, og så det er klart, hvilke underdatabehandlere der benyttes af cloududbyderen.

Leverandøren skal sikre, at de af leverandøren anvendte cloududbydere overholder dansk lovgivning og EU-lovgivning. Dette kan fx sikres ved en erklæring fra cloududbyderen, om at denne ikke vil overføre projektets personoplysninger til tredjelande ud fra de specifikke cloud services og den specifikke arkitektur som er valgt på det specifikke tidspunkt i projektet. En sådan erklæring vil kunne anvendes som dokumentation af at leverandøren overholder sine forpligtelser som databehandler i relation til at der ikke sker overførsel af personoplysninger til tredjelande via cloududbyderen.

Support - I forbindelse med support af systemet, stilles der krav om, at leverandørens supportorganisation sikrer tæt kontrol med cloududbyderens adgang til personoplysninger. Der stilles således krav om, at det i situationer, hvor fejlen ikke kan håndteres uden cloududbyderens support, er leverandøren, der initierer involvering af cloududbyderen med en instruks om, at supportydelsen skal leveres af medarbejdere indenfor EU/EØS.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405708 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud (Lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

En klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Andre klager skal være modtaget i Klagenævnet inden:

1) 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk/ 🌏
Kilde: OJS 2020/S 243-602047 (2020-12-09)

Supplerende oplysninger (2020-12-14)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Programmelsupport 📦

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-12-14 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-12-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 247-614295
Henviser til bekendtgørelse: 2020/S 243-602047
EUT-S-nummer: 247
Kilde: OJS 2020/S 247-614295 (2020-12-14)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-05-12)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbud af udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af den digitale selvbetjeningsløsning NemRefusion til håndtering af obligatorisk digital anmeldelse af sygefravær og anmodning om refusion og tilskud m.v.

Den samlede værdi af udbuddet: 92 503 600 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-05-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-05-17 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 094-247865
EUT-S-nummer: 94

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbud af udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af NemRefusion 3.0.

Udbuddet er gennemført som et begrænset udbud.

Beskrivelse af mulighederne: Kontrakten indeholder optioner på forlængelse af kontrakten.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet af løsningen
Kvalitetskriterium (vægtning): 40
Kvalitetskriterium (navn): Leveranceorganisation og bemanding
Kvalitetskriterium (vægtning): 30
Pris (justeringskoefficient): 30 %

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2021-05-11 📅
Navn: Edora A/S
Nationalt registreringsnummer: 27 51 81 84
Postadresse: Charlottenlund Slot, Jægersborg Allé 1
Postby: Charlottenlund
Postnummer: 2920
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 70270010 📞
E-mail: kontakt@edora.dk 📧
Land: Danmark 🏙️
Internetadresse: www.edora.dk 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 92 503 600 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2021/S 094-247865 (2021-05-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)