Monitorering af websteders og mobilapplikationers tilgængelighed

Kort beskrivelse

Kontrakten omfatter gennemførelse af monitoreringer af offentlige organers websteders og mobilapplikationers overholdelse af de lovbestemte krav til tilgængelighed for brugere (herunder navnlig personer med handicap), rapportering samt tjek af tilgængelighedserklæringer. Til brug herfor skal leverandøren blandt andet udarbejde skabeloner, indgå i et samarbejde med ordregiver om præcisering af metoder og deltage i en række møder.
Kontrakten omfatter også mulighed for bestilling af rådgivningsydelser om tilgængeliggørelse og monitorering herunder til at uddrage tværgående læring af gennemførte monitoreringer, anvise måder at gøre konkret indhold tilgængeligt samt rådgive om standardisering af testprocedurer og om udviklingen i teknologier til at monitorere mobilapplikationer. Leverandøren skal eventuelt overdrage viden til en ny leverandør af tilsvarende opgaver. Ordregiver kan også bestille udarbejdelse af skriftligt materiale, inkl. vejledninger, anbefalinger og FAQ’s under kontrakten.

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver har ansvaret for at føre tilsyn med overholdelse af kravene i tilgængelighedsloven (lov nr. 692 af 8.6.2018). Ordregivers egne medarbejdere varetager rådgivende og myndighedsudøvende opgaver vedrørende tilgængelighed, men antallet af konkrete monitoreringer, som skal gennemføres, betyder, at ordregiver har bruge for assistance. På baggrund af ordregiver stikprøveudtag skal leverandøren udarbejde forslag til de konkrete sider, som skal monitoreres. Leverandørens skal foretage tjek af tilgængelighedserklæringer, gennemføre et antal forenklede og dybdegående monitoreringer af websteder og dybdegående monitoreringer af mobilapplikationer samt udarbejde skabeloner samt udkast til monitoreringsrapporter. Leverandørens skal også udarbejde skabelon og udkast til rapporter til Kommissionen.
Leverandørens gennemførelse af ydelserne sker ud fra et formål om at give brugerne fordel af bredere adgang til offentlige tjenester via websteder og mobilapplikationer. Det mere konkrete formål med ydelserne er at sikre overholdelse af de lovbestemte rammer. Ydelserne skal således overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på kontraktindgåelsestidspunktet samt i hele kontraktperioden (herunder særligt direktiv 2016/2102 af 26.10.2016, Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2018/1524 af 11.10.2018, tilgængelighedsloven samt BEK nr. 904 af 22.8.2019).
Desuden skal de til enhver tid gældende standarder for tilgængelighed overholdes.
Ud over assistance til gennemførelse af konkrete monitoreringer har ordregiver brug for at kunne trække på leverandørens viden og erfaring om tilgængeliggørelse og monitorering. Ordregiver har således behov både for at kunne få præciseret metoder til gennemførelse af monitoreringerne, til at få uddraget tværgående læring af de gennemførte monitoreringer på et kvalificeret niveau og til anden form for rådgivning. Leverandøren skal derfor stille et team af konsulenter til rådighed. Rådgivningsydelserne omfatter fx:
1) Rådgivning om tilgængeliggørelse - særligt vedrørende de måder, som indhold konkret kan gøres tilgængeligt samt mulighederne for at anvise et konkret tilgængeligt alternativ samt ved undersøgelse af status i forhold til offentlige organers efterlevelse af eventuelle anbefalinger eller påbud.
2) Rådgivning om testprocedurer - leverandøren skal holde sig orienteret om udviklingen i testmetoder (Accessibility Conformance Testing Rules) under WAI -projektet og rådgive om forbedringsmuligheder og en eventuel kommende standard. Leverandøren kan få til opgave at indarbejde en standardiseret testmetodik.
3) Udarbejdelse af vejledninger og andet skriftligt materiale, herunder konkrete anbefalinger og FAQ's.
4) Fastlæggelse af metode for gennemførelse af forenklede monitoreringer af mobilapplikationer - leverandøren skal holde sig orienteret om udviklingen i teknologier til at monitorere mobilapplikationer og rådgive herom. Leverandøren kan få til opgave både at beskrive, hvordan forenklede monitorering af mobilapplikationer kan udføres, og at gennemføre konkrete forenklede monitoreringer af mobilapplikationer ved anvendelse af den beskrevne metode.
5) Overdragelse af viden til en eventuel ny leverandør af tilsvarende ydelser.
Leverandøren har ansvar for at varetage projektstyring, rådgive om, hvorledes ydelsernes egnethed i forhold til kontraktens baggrund og formål, bedst sikres, styre ressourceforbruget og for rapportere om og forelægge status for de enkelte ydelser.
Leverandørens projektledelse omfatter bl.a.:
(i) projektledelse og administration af parternes samarbejde,
(ii) rapportering og opfølgning,
(iii) kvalitetssikring af bidrag fra ordregiver,
(iv) kvalitetssikring af bidrag fra eventuelle underleverandører,
(v) udarbejdelse af detaljerede tidsplaner og
(vi) kvalitetsstyring.
Leverandøren skal bl.a. også deltage i en afklaringsfase, løbende bidrage til opdatering af den fælles risikolog, afholde årlige opstarts- og evalueringsmøder.

Beskrivelse af mulighederne

Kontrakten indeholder optioner på yderligere gennemførelse af monitoreringer, udarbejdelse af monitoreringsrapporter og tjek af tilgængelighedserklæringer.
Optionerne kan bestilles ad flere gange frem til kontraktens ophør.

Yderligere oplysninger

En opdeling af kontrakten er ikke hensigtsmæssig, fordi metodeudvikling såvel den praktiske udførsel af monitoreringerne forventes at have sammenhæng. Ud over risiko for tab af viden, ville det også betyde større administrative omkostninger. Desuden vurderes kontraktens omfang og værdi i kombination med de stillede krav at gøre det muligt for små og mellemstore virksomheder at byde på kontrakten.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kontrakten indeholder en arbejdsklausul. Desuden er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, inddraget i kontrakten.
Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen ved leverandørens eventuelle behandling af personoplysninger som led i sin opfyldelse af kontrakten.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem, jf. bekendtgørelsens punkt I.3).
Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudshjemmesiden, kan tilbudsgiver i dagtimerne (kl. 09.00 – kl. 16.00) på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til Ethics support på telefonnummeret +45 7022 7007.
I relation til bekendtgørelsens punkt II.2.6) bemærkes, at den anslåede værdi for kontraktens fulde løbetid (4 år) forventes at ligge i et interval mellem 4 500 000 DKK og 18 000 000 DKK. Intervallets lave ende svarer til den bevilling, som ordregiver har opnået, og som forventes at dækker ordregivers minimumsforpligtelser inkl. begrænset omfang rådgivningsydelser og begrænset udnyttelse af optioner. Såfremt ordregiver opnår en større bevilling, forventer ordregiver både at bestille flere rådgivningsydelser og at udnytte optionerne i højere grad. Både rådgivningsydelser og optionerne kan bestilles ad flere gange. Det bemærkes endvidere, at skønnet er behæftet med stor usikkerhed. Usikkerheden skyldes primært, at kontrakten omfatter et nyt område, og at der hidtil har været begrænset konkurrence og relativt uigennemsigtige priser på markedet for de af kontrakten omfattede ydelser - med en lang række små og mellemstore virksomheder på hver deres hjemmemarked.
I relation til udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra kontraktindgåelse. Ud over den anførte kontraktlængde kan der i forbindelse med kontraktens ophør eventuelt være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre overdragelse af viden til en ny leverandør efter ordregivers afholdelse af et nyt udbud.
I relation til bekendtgørelsens punkt IV.2.2) bemærkes, at tilbudsfristen er fastsat under hensyntagen til tilbudsgivers eventuelle begrænsede ressourcer som følge af udbruddet af corona-virus og påskeperioden.
I relation til bekendtgørelsens punkt IV.2.4) bemærkes, at tilbuddet som udgangspunkt skal være på dansk. Mindre dele af tilbuddet, fx tekniske betegnelser og beskrivelser, kan være på engelsk, norsk, eller svensk.
Tilbudsgiver skal indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende virksomheder. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mm.) og nr. 4 (konkurrencefordrejning), medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/