Leasing af kølebiler til Fælleskøkkenet I/S

Beskrivelse af udbuddet

Med afsæt i leveringsvolumen og geografisk placering af hhv. plejecentre og hjemmeboende borgere, har
ordregiver opgjort sit behov for køretøjer i form af kølebiler til transport. Ordregiver ønsker derfor med udbuddet at lease hhv. 4 køretøjer (Chassisbiler) over 3 500 kg., og 1 varebil under 3 500 kg.
Ordregiver ønsker at anskaffe køretøjerne gennem en operationel leasingaftale over 60 måneder.
Leasingaftalen skal således indeholde afskrivninger, samt løbende service og vedligehold af det samlede
køretøj inkl. kølekonstruktionen samt hjul- og dækskifte. Ordregiver forestår selv de lovpligtige afgifter samt forsikring af køretøjerne.
Ordregivers forventede kørselsbehov vil udgøre 21 000 – 31 000 km. pr. køretøj pr. år. Den tilbudte leasingaftale skal baseres på 26 000 km. pr. køretøj pr. år., og således baseres på en samlet pulje på 130 000 km. i alt fordelt på de 5 køretøjer. Evt. økonomi forbundet med hhv. underkørte og overkørte km., prissættes i tilbudsliste jf. kontraktbilag B – tilbudsliste, og indgår således i evalueringen af underkriteriet ”Pris”.
Ordregiver ønsker at indgå kontrakt om én samlet levering.

Yderligere oplysninger

Anskaffelse af køretøjer via operationel leasing.
Ordregivers tilbudsevaluering finder sted i ugerne 33-35, 2020. Det er en forudsætning for gennemførsel af tilbudsevalueringen, at tilbudsgiver stiller køretøjer til rådighed inden udgangen af uge 33 2020..

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Tilbuddet skal indeholde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i TrueTender:
Tilbudsgiver udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet + under ”ESPD dokumenter” i henhold til de efterspurgte oplysninger. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på Gem ESPD.
Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes send link til underleverandør.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører jf. udbudslovens § 177, stk. 2.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor tilbudsgiver skal bekræfte
at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.
Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2.
Tilbudsgivere der er omfattet af en eller flere af de anførte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra deltagelse og vil således ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Dette gælder dog ikke hvis tilbudsgiver kan fremvise dokumentation for selvrenselse jf. udbudslovens § 138.
Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal sammenslutningen endvidere være opmærksom på, at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud basere sig på andre enheders (virksomheders) teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal tilbudsgiver endvidere være opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal anføre de op til fem (5) referencer, som tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med
nærværende udbud, jf. punkt 1.5 og som alene eller sammen opfylder mindstekravene jf. sidste bullet]. Se punkt 1.5.2 i forhold til, hvad ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste
forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er
uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig og konditionsmæssig ift. mindstekravene jf. sidste bullit. Der kan desuden i beskrivelsen
oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).
2) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.
3) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at minimum en af referencerne dokumenterer levering af køretøjer i form af kølebiler,
baseret på chassisopbygning.
Det er et mindstekrav, at minimum én (1) af referencerne dokumenterer levering af køretøj(er) i form af
kølebil(er) godkendt til fødevaredistribution.
Det er et mindstekrav, at minimum én (1) af referencerne dokumenterer levering og efterfølgende servicering af det fulde køretøj, herunder kølekonstruktionen.
Mindstekravene kan opfyldes ved én reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.
Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv., jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens svar på: http://bedreudbud.dk/spoerg-eksperterne

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til
udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet TrueTender.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver,
hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets
karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med tilbuddet.
I punkt 2.3.1 og 2.3.2 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller
andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
- Skatteforvaltningen
- ATP
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med
bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af
serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er
modtaget.
Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark,
skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk