LD Fondes EU-udbud af aftale vedrørende levering af pensionsserviceydelser

Kort beskrivelse

Leverandøren skal levere ydelser, herunder pensionsserviceydelser, til understøttelse af LD Fondes pensionsforretning. Pensionsforretningen omfatter LD Fondes administration af LD Fondes medlemmer og deres pensionskonti i medfør af lov om Lønmodtagernes Dyrtidsfond, § 1 stk. 1, kapitel 2, kapitel 4.a samt kapitel 6.

Beskrivelse af udbuddet

Leverandøren skal levere ydelser, herunder pensionsserviceydelser og medlemsadministration og service, til understøttelse af LD Fondes pensionsforretning. Pensionsforretningen omfatter LD Fondes administration af LD Fondes medlemmer og deres pensionskonti i medfør af lov om Lønmodtagernes Dyrtidsfond, § 1 stk. 1, kapitel 2, kapitel 4.a samt kapitel 6.
Den vindende tilbudsgiver er ansvarlig for i aftalens løbetid at levere alle ydelser, der understøtter pensionsforretningen, herunder IT infrastruktur og integrationen med andre samarbejdspartnere og fælles digitale systemer for offentlige enheder, som f.eks. nemkonto, nem ID, CPR-registret, offentlig digital post mv. Ydelserne omfatter processer for bl.a. udbetaling, puljevalg, flytning, kontofremføring, skatterabat, puljeadministration mv. samt en webløsning med selvbetjeningsfaciliteter, der kan tilgås via www.ld.dk Ydelserne omfatter endvidere medlemsservicering, herunder besvarelse af telefonopkald, mails og breve, journalisering, blanketbehandling og sagsbehandling relateret til medlemmerne i øvrigt. LD Fonde henviser navnlig til aftalens bilag 2 og 3 for en nærmere beskrivelse.
En del af de udbudte ydelser (pensionsserviceydelser) blev også udbudt i 2019, men LD Fonde besluttede at aflyse udbuddet med henblik på gennemførelsen af de her igangsatte udbud, der yderligere indebærer en række medlemsserviceydelser. LD Fonde har valgt at udbyde pensionsserviceydelser og medlemsservice samlet under én kontrakt efter, at LD Fonde, under det tidligere udbud erfarede, at dette ville være mest hensigtsmæssigt af hensyn til markedssituationen og den samlede økonomi for aftalen.
LD Fondes nuværende leverandør (FDC) vil efter aftale med LD Fonde understøtte overdragelse til den vindende tilbudsgiver. LD Fonde henviser til bilag 5 (Transition og Afprøvning) og bilag 8 (LD Fondes Ydelser) til aftalen vedrørende LD Fondes krav til transitionsydelser og LD Fondes ydelser.
Aftalens bilag 3 er LD Fondes overordnede kravspecifikation med henblik på de deltagende tilbudsgiveres udarbejdelse af tilbud i dette udbud. LD Fonde gør opmærksom på, at en række af aftalens bilag skal udfyldes af tilbudsgiverne som led i tilbudsafgivelsen, hvilket fremgår af de respektive bilag. LD Fonde har derfor i bilag D udarbejdet en vejledning til tilbudsafgivelsen.
Den oplyste varighed regnes fra idriftssættelsestidspunktet, dvs. efter gennemført transition.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

LD Fonde har fastlagt mindstekrav til tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen. Tilbudsgiver skal dokumentere erfaring med levering af ydelser svarende til eller sammenlignelige med de udbudte ydelser. Ydelserne kan være leveret til egen organisation eller til eksterne kunder, hvor tilbudsgiveren har været leverandør. LD Fonde ønsker derfor dokumentation for referencer inden for nedenstående 2 områder:
1) Erfaring med administration og systemunderstøttelse af forvaltning af økonomiske indeståender for en større gruppe af privatpersoner, herunder bl.a. udbetalinger, tilskrivning af afkast og opgørelser af indeståender og håndtering af skatter og afgifter efter gældende skattelovgivning.
LD Fonde ønsker dokumentation for reference(r), hvor tilbudsgiver aktivt har leveret ydelser som beskrevet ovenfor i nr. 1 inden for de seneste 3 år. Ved udfyldelse af ESPD-formularen eller det separat, vedlagte referenceblad, oplyses:
i. Navnet på kunden og en relevant kontaktperson,
ii. Samarbejdets opstartstidspunkt og varighed,
iii. Samarbejdets volumenmæssige omfang, dvs. størrelsen af gruppen af omfattede privatpersoner,
iv. Tilbudsgiverens primære ydelsesområder, herunder eksplicitte beskrivelser af tilbudsgiverens ydelser som beskrevet ovenfor i nr. 1,
v. Evt. IT-systemer involveret i ydelsen, og
vi. Evt. øvrige relevante forhold.
Med "større gruppe" menes der i forhold til ovenstående krav nr. 1 en gruppe af privatpersoner på mindst 50 000.
2) Erfaring med gennemførelse af effektiv driftsovertagelse, herunder overflytning af bestand, opsætning og videreførelse af administration og systemunderstøttelse af forvaltning af økonomiske indeståender for en større gruppe af privatpersoner, herunder bl.a. udbetalinger, opgørelser af indeståender og håndtering af skatter og afgifter efter gældende skattelovgivning. Driftsovertagelsen kan være fundet sted fra en systemunderstøttelse til en ny systemunderstøttelse for samme kunde.
Med henblik på at sikre tilstrækkelig konkurrence og henset til, at nr. 2 vedrører reference(r) for driftsovertagelse, der naturligt ligger længere tilbage i tid end selve leverancen, tillader LD Fonde dokumentation for reference(r), hvor tilbudsgiver har gennemført driftsovertagelse, som beskrevet i nr. 2, inden for de seneste 5 år. Ved udfyldelse af ESPD-formularen eller det separat, vedlagte referenceblad, oplyses:
i. Navnet på kunden og en relevant kontaktperson,
ii. Driftsovertagelsens opstartstidspunkt, varighed og afslutning,
iii. Driftsovertagelsens volumenmæssige omfang, dvs. størrelsen af gruppen af omfattede privatpersoner,
iv. Tilbudsgiverens primære ydelsesområder, herunder eksplicitte beskrivelser af tilbudsgiverens ydelser beskrevet oven for i nr. 2,
v. Evt. IT-systemer involveret i ydelsen, og
vi. Evt. øvrige relevante forhold.
Med "større gruppe" menes der i forhold til ovenstående krav nr. 2 en gruppe af privatpersoner på mindst 10 000.
Det er et mindstekrav for deltagelse i udbuddet, at tilbudsgiveren kan dokumentere erfaringer og reference(r) inden for begge ovenstående områder. En reference kan godt gå igen og være relevant for begge områder, således at én reference dokumenterer opfyldelse af begge områder.
LD Fonde accepterer som nævnt, at der vedlægges referenceblade, hvoraf oplysningerne fremgår, og at der i ESPD'et henvises til det/de vedlagte referenceblad(e).
Der må maksimalt vedlægges 2 referencer i alt. Såfremt der angives/vedlægges flere end 2 referencer, vil LD Fonde alene lægge vægt på de 2 først angivne referencer i ESPD'et. Hvis der alene er vedlagt referenceblade, vil LD Fonde alene lægge vægt på de 2 først angivne referencer i referencebladet. LD Fonde vil således se bort fra eventuelle referencer udover de 2 først angivne. Antallet af maksimale referencer gælder uanset hvorledes tilbudsgiverne organiserer sig som led i tilbudsafgivelsen, herunder også hvis tilbudsgiver udgøres af et konsortium eller af en hovedleverandør med en eller flere underleverandører.

Ordregiver anvender såvel de obligatoriske som hovedparten af de frivillige udelukkelsesgrunde. Tilbudsgivere, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene oplistet i udbudsloven § § 135-137, vil således blive udelukket fra deltagelse i udbuddet, dog således, at LD Fonde ikke har medtaget den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 5).

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.