Udbud vedrørende Marketing Automation System som en Service

Det Kongelige Teater og Kapel

Udbuddet omfatter anskaffelse af et Marketing Automation System som en Service.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2019-11-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2019-10-04.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Pentia A/S

Hvem?

• Det Kongelige Teater og Kapel

Hvad?

• Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmeltestning › Systemafprøvning
• Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2019-10-04	Udbudsbekendtgørelse
2020-03-13	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2019-10-04)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse: Udbuddet omfatter anskaffelse af et Marketing Automation System som en Service.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Systemafprøvning 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Det Kongelige Teater og Kapel
Postadresse: August Bournonvilles Passage 2-8
Postnummer: 1017
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://kglteater.dk 🌏
E-mail: automation@kglteater.dk 📧
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=248526&B=KA 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=248526&B=KA 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-10-04 📅
Tilbudsfrist: 2019-11-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-10-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 194-471683
EUT-S-nummer: 194
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 4 200 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfattet kontrakt om anskaffelse af Marketing Automation System.

Systemet skal implementeres som en Software as a Service løsning (SaaS) med integration til ordregivers API baserede platform Tessitura, som ejer alle data om Events og Kunder. Systemet skal dynamisk kunne flette indhold, der beskriver Events til salg.

Leverandøren skal varetage:

- Implementering af Systemet,

- Automatisk integration af Systemet til Tessitura DKT billet og CRM system,

- Migration af eksisterende modulbaserede e-mail templates fra nuværende e-mail marketing platform WordFly,

- Konsulentbistand i forhold til konfiguration af 3 konkrete Flows,

- On-boarding af 5 brugere på løsning samt uddannelse af disse.

Udbuddet omfatter en Kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet Kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med ordregivers mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe nærmere angivne ad hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Anslået værdi uden moms: 4 200 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges på uændrede vilkår med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §…

… 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

… 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

… 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

Ordregiver kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i ESPD, jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed),

— Ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Ordregiver kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i ESPD, jf. udbudslovens § 148.

Soliditetsgraden for de 3 år skal angives i ESPD, del IV, afsnit B (Finansielle nøgletal). Bemærk, at ansøger i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet ”Nøgletal” og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet ”Beskrivelse”.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Vurderingen af den økonomiske og finansielle formåen for et konsortium eller for en hovedleverandør med underleverandør(er) vil ske på basis af dels en vurdering af de enkelte deltageres forhold, dels samlet overordnet vurdering af konsortiets eller hovedleverandøren/underleverandørens økonomiske og finansielle formåen i sin helhed. Der vil således ikke ske en matematisk beregning og sammenlægning af deltagernes økonomiske nøgletal med henblik på at beregne gennemsnitlige nøgletal for konsortiet eller hovedleverandøren/underleverandøren i sin helhed.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Kun de referencer for tilsvarende tjenesteydelser, der er udført inden for de angivne 3 år på tidspunktet for fristen for anmodning om deltagelse, vil indgå i vurderingen, jf. punkt II.2.9.

Hvis ansøger har referencer for tilsvarende tjenesteydelser, hvis levering er påbegyndt tidligere end de angivne 3 år, men som stadig pågår inden for den 3-årige periode, vil det alene være den del af de tjenesteydelser, der udføres inden for de 3 år, der vil indgå i vurderingen. Ansøger skal derfor tydeligt angive, hvilke tjenesteydelser det handler om.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Såfremt Kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Kontrakten indeholder særlige betingelser for Kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Hvis der indkommer flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den økonomiske og finansielle kapacitet ud fra de i pkt. III.1.2 afgivne oplysninger samt den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:

I) Den bedste og mest relevante tekniske og faglige formåen vurderet på grundlag af ansøgers referencer, der dokumenterer erfaring med de i punkt II.2.4 angivne ydelser.

II) Den bedste økonomiske og finansielle formåen vurderet på grundlag af ansøgers omsætning og soliditetsgrad, hvor der vil blive lagt særligt vægt på, at der dokumenteres en høj og stabil omsætning og en høj soliditetsgrad.

Referencer (I) vægter mere end omsætning og soliditetsgrad (II).

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 10842255
Kontakt
Enhed: Louise Lamborg
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=248526&B=KA 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodning om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.1 angivne betingelser for deltagelse og skal indeholde de oplysninger, erklæringer mv., der efterspørges i pkt. III.1.1, III.1.2 og III.1.3. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD.

Fristen i punkt IV.3.2 er fristen for modtagelse af anmodning om prækvalifikation. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet.

Anmodning om prækvalifikation skal uploades via udbudssystemet. Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives andetsteds.

Spørgsmål: Ansøgere kan i prækvalifikationsfasen stille spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af anmodningen om prækvalifikation. Spørgsmål skal være skriftlige, på dansk og skal afgives via udbudssystemets spørgsmål-/svarfunktion med tydelig angivelse af det, der spørges til. Spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt og løbende. Sidste frist for spørgsmål er: Fredag den 25.10.2019 kl.13:00 lokal tid.

Spørgsmål, der modtages inden denne frist, kan forventes besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Det kan ikke forventes, at ordregiver vil besvare spørgsmål senere end 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation, da dette vil kræve, at prækvalifikationsfristen forlænges. Ordregiver forbeholder sig dog ret hertil, hvis dette efter omstændighederne vurderes nødvendigt.

Til pkt. II.2.7: Kontrakten forventes at træde i kraft 1.3.2020.

Til pkt. IV.2.4: Tekniske bilag (ikke kravspecifikationen) kan afleveres på engelsk.

Til punkt III.1: En ansøger eller tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren/tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af Kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i ESPD vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 og 3, § 137, stk. 1, nr. 2, samt vedrørende kriterierne for udvælgelse.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende ansøger eller tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://klfu.naevneneshus.dk/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2019/S 194-471683 (2019-10-04)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2020-03-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter anskaffelse af et Marketing Automation System som en Service.

Den samlede værdi af udbuddet: 4 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-03-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-03-17 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 054-128949
Henviser til bekendtgørelse: 2019/S 194-471683
EUT-S-nummer: 54
Yderligere oplysninger

I henhold til udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter anskaffelse af Marketing Automation System.

Systemet skal implementeres som en Software as a Service løsning (SaaS) med integration til ordregivers API baserede platform Tessitura, som ejer alle data om events og kunder. Systemet skal dynamisk kunne flette indhold, der beskriver events til salg.

- Implementering af systemet

- Automatisk integration af Systemet til Tessitura DKT billet og CRM system

- Migration af eksisterende modulbaserede e-mail templates fra nuværende e-mail marketing platform WordFly

- Konsulentbistand i forhold til konfiguration af 3 konkrete Flows

Der er tale om en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med ordregivers mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe nærmere angivne ad hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Beskrivelse af mulighederne: Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Yderligere oplysninger:

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 35
Kvalitetskriterium (navn): Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Kvalitetskriterium (navn): Kontraktlige vilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Pris (justeringskoefficient): 20

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2020-03-10 📅
Navn: Pentia A/S
Nationalt registreringsnummer: 20868872
Postadresse: Islands Brygge 55
Postby: København S
Postnummer: 2300
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 70233330 📞
Land: Københavns omegn 🏙️
Internetadresse: http://www.pentia.dk 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 4 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

En virksomheds klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Kilde: OJS 2020/S 054-128949 (2020-03-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (4 nye indkøb)