Udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af Ydelser og Produkter for AIA og ADK

Kort beskrivelse

Moderniseringsstyrelsen udbyder rammeaftalen vedrørende Ydelser og Produkter fra AIA og ADK på vegne af hele staten. Ydelsens nærmere indhold fremgår af pkt. II.2.4)
Statslige institutioner bliver ved rammeaftalens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammeaftalen.
En række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er oprindelige parter i rammeaftalen og kan derfor gøre brug af rammeaftalen. De omfattede selvejende institutioner mv. er angivet i rammeaftalens bilag 3A. Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder, Grønlands Selvstyre samt Færøernes Hjemmestyre ligeledes oprindelige parter i rammeaftalen og kan derfor gøre brug af rammeaftalen.
Nærmere oplysninger om partsstatus fremgår af udbudsmaterialet.

Beskrivelse af udbuddet

Rammeaftalen vil omfatte følgende ydelser:
— Ydelser, omfattende serviceeftersyn, tilkald, hastetilkald, fuldservice og beredskab vedrørende AIA og ADK-anlæg samt levering, reparation, installation, ændring, konfiguration mv. af AIA og ADK-anlæg og tilbehør hertil,
— Produkter: AIA og ADK, omfattende advarselsenhed, AIA-nøgleboks, aktiv infrarød detektor, akustisk glasbrudsdetektor, håndsender, røgdetektor, overfaldstryk, kontakt til vanddetektering, radiomodul, keypad, fjernbetjening, betjeningspanel, bokskontakt, centraludstyr, forbikobler, gruppeudvidelsesmodul, kombinationsdetektor, magnetkontakt, mikrobølgedetektor, passiv glasbrudsdetektor, passiv infrarød detektor, vibrationsdetektor, strømforsyning, transmissionsudstyr, styringsenhed til ADK, kortlæsere, adgangsmedier, elektromekanisk lås, motorslutblik, nøgle til cylinderlås, cylinder, mekanisk låsekasse til cylinderlås, dørpumpe, tågesikringsanlæg, kabler og kabelrør.
Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af ydelsen.Tildeling af kontrakter baseret på en rammeaftale vil ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammeaftalekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammeaftalen).
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra kunden. Rammeaftalen omfatter ikke levering af Ydelser til institutioner beliggende i udlandet, på Grønland eller på Færøerne.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs- og faktureringssystem (i 2019 er det IndFak2, såfremt systemet skifter navn gælder forpligtelsen uændret).
Der vil være krav om, at leverandøren indrapporterer data til Moderniseringsstyrelsen, der detaljeret viser det faktiske salg på rammeaftalen. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgår af rammeaftalens bilag 5 og 5A.
Ydelsens nærmere indhold fremgår af hhv. Rammeaftalens Bilag 1B og udbudsbetingelserne.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af følgende oplysninger:
1) Tilbudsgivers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed. Oplysningerne skal angives i det fælles europæiske udbudsdokument, Del IV, afsnit B: Økonomisk og Finansiel formåen - Samlet årsomsætning. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.
Ad 1) Ved "det seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Såfremt ansøger/tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i det fælles europæiske udbudsdokument, Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet, jf. i øvrigt punkt.VI.3) Yderligere oplysninger nedenfor. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.
Såfremt ansøger er del af et konsortium, skal dette anføres i det fælles europæiske udbudsdokument, Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 20 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår.
Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
Ordregiver beregner omsætningen ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD, Del IV, afsnit B: Økonomiske og Finansiel formåen - Samlet årsomsætning. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD'er, vurderes de således samlet.
Dokumentation:
Før ordregivers beslutning om tildeling af rammeaftalen, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.
Som dokumentation for, at det ovennævnte mindstekrav til omsætning er opfyldt, skal den pågældende tilbudsgiver indenfor en nærmere angivet frist, dog ikke under 18 kalenderdage fra modtagelsen af forespørgslen fremlægge en erklæring om, at de i ESPD anførte oplysninger i Del IV, afsnit B: Økonomisk og Finansiel formåen - Samlet årsomsætning er korrekte.
Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge denne erklæring, når ordregiver kan skaffe de relevante regnskabsmæssige oplysninger direkte gennem adgang til en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Dette forudsætter dog, at ansøger i ESPD, Del IV og Del V har oplyst, hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Rammeaftalen regulerer i relevant omfang Leverandørens udvisning af samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact og som formuleret i OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder.
Rammeaftalen indeholder desuden krav i henhold til ILO-konvention 94 jf. cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.
Medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med rammeaftalens opfyldelse, herunder personale og underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af den enkelte kunde, jf. cirkulære nr. 10338 af 17.12.2014. Politiets og Forsvarets sikkerhedsmyndighed foretager en sikkerhedsundersøgelse med henblik på den enkelte kundes godkendelse. Leverandøren skal opretholde den kapacitet af sikkerhedsgodkendte medarbejdere, der er krævet af den enkelte kunde, jf. ovenfor.

Udbudsmaterialet er tilgængeligt på udbudshjemmesiden, der er anført i punkt I.3). Afgivelse af tilbud kan kun ske elektronisk via udbudshjemmesiden, jf. punkt I.3) Tilbudsgiver kan via udbudshjemmesiden få tildelt brugernavn og adgangskode. For at kunne afgive tilbud elektronisk er det en forudsætning, at tilbudsgiver har en computer med internetopkobling. Tilbudsgiver skal have installeret Adobe Reader eller tilsvarende og Microsoft Office eller tilsvarende. Tilbudsgiver skal derudover have installeret programmer med mulighed for at åbne og redigere dokumenter af typen .doc, .docx, .xls og .xlsx.
Der afholdes orienteringsmøde vedrørende udbuddet, herunder udfyldelsen af ESPD, d. 1.7.2019 kl. 14:00 hos Moderniseringsstyrelsen, Landgreven 4, 1301 København K. Se nærmere oplysninger i udbudsbetingelserne.
Tilbudsgiveren skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold: Der er tale om foreløbigt bevis for:
1) at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. nærmere nedenfor;
2) at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de mindstekrav til egnethed (økonomisk og finansiel kapacitet), der er fastsat ovenfor i punkt III.1.2, og
3) hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9 ovenfor.
Ordregiveren skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver vil herudover udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de er omfattet af en udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 eller nr. 6. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælles europæiske udbudsdokument, del III, afsnit A, B og C.
Før Ordregivers beslutning om tildeling af rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at de Tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 159 stk. 2. For Tilbudsgivere, der er hjemhørende i Danmark og udelukkende har danske statsborgere i sine ledelsesorganer kan dokumentationen udgøres af en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen efter anmodning. For Tilbudsgivere, der er hjemmehørende i udlandet og/eller har udenlandske statsborgere i sine ledelsesorganer henvises til udbudsbetingelserne.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) enten vedr. pkt. III.1.2 eller pkt. III.1.3), skal tilbudsgiver fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiveren faktisk råder over denne formåen jf. Udbudslovens § 144, stk. 2. Skabelon for støtteerklæring kan hentes i Mercell.
I relation til punkt III.1.) bemærkes, at såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium), skal rammeaftalen underskrives af samtlige deltagere i sammenslutningen.
Baggrunden for ikke at opdele Rammeaftalen i delkontrakter er dels varetagelsen af økonomiske hensyn, dels varetagelsen af markedsmæssige hensyn. På baggrund af erfaringer fra den eksisterende kontrakt vurderer Moderniseringsstyrelsen, at der er ringe sandsynlighed for, at delkontrakterne vil blive anvendt. Kunderne har foretrukket at anvende den landsdækkende delkontrakt, typisk fordi kunderne har lokationer spredt ud over Danmark. Ved anvendelse af den landsdækkende delkontrakt har kunderne haft mulighed for at udnytte de synergier, der følger med at have den samme leverandør på tværs af kundens lokationer. Dette har gjort kontraktstyringen nemmere for kunderne og sparet dem for at skulle gennemføre flere miniudbud/tildelinger. Økonomiske hensyn har lige ledes haft betydning for beslutningen om ikke at opdele kontrakten. Eftersom kontraktens kundegrundlag forventes at blive reduceret over tid, vurderes det hensigtsmæssigt ift. at opnå stordriftsfordele, at udbyde så meget som muligt af opgaven samlet, ligesom der er færre omkostninger forbundet med kontraktadministration af én kontrakt frem for flere.
Ordregiver kræver, at tilbudsgiver og den juridiske enhed, tilbudsgiveren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.
Ordregivers skriftlige svar på modtagne skriftlige spørgsmål fra interesserede ansøgere samt tilbudsgivere vil blive offentliggjort på den særlige hjemmeside, jf. pkt. 1.3). Interesserede deltagere opfordres til løbende at holde sig orienteret. Frist for spørgsmål og besvarelse heraf fremgår af udbudsbetingelserne.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller lovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www. erhvervsstyrelsen.dk