Udbud af rammeaftale om levering af IT-services i tilknytning til IT-hjælpemidler

Kort beskrivelse

Udbud af rammeaftale om levering af IT-services i tilknytning til IT-hjælpemidler.
STUK, administrerer en række specialpædagogiske støtteordninger (SPS-ordninger), der skal give støttemodtagere med fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse mulighed for at deltage i skolegang og uddannelse på lige fod med andre på frie grund- og kostskoler, ungdomsuddannelser, arbejdsmarkedsuddannelser (AMU) og videregående uddannelser.
Nærværende rammeaftale har til sigte at etablere èn leverandør med ansvaret for alle opgaver i relation til anskaffelse, klargøring, distribution, reparation, support, opdateringer, hjemkaldelse og returnering, kassation, reparation samt licens- og genbrugsadministration af IT-hjælpemidler.

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver administrerer en række specialpædagogiske støtteordninger (SPS-ordninger), der skal give elever og studerende med fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse mulighed for at deltage i skolegang og uddannelse på lige fod med andre på frie grund- og kostskoler, ungdomsuddannelser, arbejdsmarkedsuddannelser (AMU) og videregående uddannelser. Under disse støtteordninger hører bl.a. støtte i form af it-hjælpemidler til personer med ordblinde, bevægehæmmede og personer med psykiske og neurologiske vanskeligheder.
Det centrale it-hjælpemiddel, der bevilges, er kompenserende software til primært ordblinde, bevægehæmmede og personer med psykiske og neurologiske vanskeligheder efter behov suppleret med specialiserede it-hjælpemidler som f.eks. specialmus, scannere etc. I praksis leveres den kompenserende software hovedsagelig pakket i 2 typer standardløsninger, enten en standard programpakke (indeholdende de relevante kompenserende softwareprodukter) til installering på egen computer, eller i en standard it-startpakke (hvor softwareprodukterne leveres installeret på en pc). Sammensætningen af programpakker og it-startpakker kan variere afhængigt af uddannelsesområdet.
Ovenstående opgaver bliver i dag varetaget af én leverandør, hvormed der er indgået en rammeaftale, der udløber 31.7.2019. Ordregiver har besluttet at opsplitte denne rammeaftale i 2 separate rammeaftaler og udbud. Disse er følgende:
1) Udbud af rammeaftale om levering af IT-services i tilknytning til IT-hjælpemidler (Servicerammeaftale), der har til sigte at etablere èn rammeaftale med en Seviceleverandør med ansvaret for alle opgaver i relation til indkøb af standardhardware, standardsoftware, kompenserende hardware samt være ansvarlig for anskaffelse, klargøring, distribution, reparation, support, opdateringer, hjemkaldelse og returnering, kas-sation, reparation samt licens- og genbrugsadministration af IT-hjælpemidler;
2) Udbud af rammeaftale om indkøb af IT-hjælpemidler (Forhandlerrammeaftale) om indkøb af kompenserende software, der har til sigte at etablere en aftale med én Forhandler af et bredt sortiment af kompenserende software til ordblinde, bevægehæmmede og personer med psykiske og neurologiske vanskeligheder
Dette udbud vedrører udbud 1 ovenfor, dvs. udpegning af én leverandør med ansvar for alle opgaver relateret til anskaffelse, klargøring, distribution, reparation, support, opdateringer, hjemkaldelse og returnering, kassation, reparation samt licens- og genbrugsadministration af IT-hjælpemidler i relation til programpakker og it-startpakker på ordblinde-området.
For information om udbud 2 henvises der til kontaktoplysningerne i afsnit I.1).

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel ka-pacitet:
Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Anden dokumentation for egenkapitalens størrelsen kan endvidere accepteres, såfremt tilbudsgiver endnu ikke har aflagt årsrapport, som følge af virksomhedens etablering. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egen-kapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virk-somheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014.
Kontrakten omfatter ligeledes sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler.
Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen.
Kontrakten stiller krav om bl.a. at foretage en række indkøb via SKI-aftaler på vegne af ordregiver for at kunne opfylde de i rammeaftalen fastlagte forpligtelser. Kontrakten stiller endvidere krav om, at disse indkøb sker ved udlæg, som på et efterfølgende tidspunkt viderefaktureres.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende udbud«. For at få adgang til udbudsmateri-alet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.
Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.
Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elek-troniske udbudssystem. Ordregiver henstiller til, at spørgsmål stilles senest den 14.3.2019. kl. 12:00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail dksupport@eu-supply.com eller telefon, (+45) 70 20 80 14.
Tilbudsgiver skal som sin led i sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Tilbudsgiveren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde samt den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1 nr. 2, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af tilbudsgiveren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke tilbudsgiveren.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.
I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede samlede maksimale kontraktsum. Skønnet er baseret på det historiske forbrug af de udbudte ydelser over de sidste 4 år samt ordregiver fremtidige forventninger til indkøbet under rammeaftalen. Værdien er udtryk for et spænd, der ligger mellem 70-90 000 000 DKK, og er ikke en garanteret omsætning.
Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.
Som redegjort for i punkt II.2.4) har nærværende udbud stor sammenhæng med udbuddet af rammeaftale om indkøb af IT-hjælpemidler (Forhandlerrammeaftalen). Af denne grund forbeholder ordregiver sig retten til at annullere nærværende udbud, såfremt Forhandlerrammeaftalen ikke indgås.
Tilbudsgiver skal i nærværende rammeaftales løbetid påregne, at denne skal foretage en række indkøb via SKI-aftaler på vegne af ordregiver for at kunne opfylde de i rammeaftalen fastlagte forpligtelser. Sådanne indkøb sker ved udlæg, som på et efterfølgende tidspunkt viderefaktureres.
Ordregiver afholder i den forbindelse i samarbejde med SKI et informationsmøde den 8.3.2019, hvori der oplyses om fremgangsmåden for indkøb. Tilmelding hertil skal ske senest den 6.3.2019, og spørgsmål skal sendes senest 6.3.2019.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/