Udbud af nyt løn- og personelsystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring samt økonomi- og debitorsystem

Rudersdal Kommune

Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er målet med dette udbud at lægge grundstenen til et samarbejde. Et samarbejde hvor der er vilje til at finde løsninger, der skaber den bedst mulige platform for stærk kommunal ressourcestyring - samtidig med at løsningerne styrker leverandørens forretning. Vigtigst er at gå væk fra køber-sælger rollen i kontraktperioden og i stedet lykkes i en samarbejdsrelation, der ikke handler om mersalg og kontraktrytteri.
Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler med henblik på størst mulig konkurrence. Delaftalerne består af følgende:
- Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring,
- Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2019-06-13. Indkøbet blev offentliggjort på 2019-05-13.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• KMD A/S

Hvem?

• Rudersdal Kommune

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2019-05-13	Udbudsbekendtgørelse
2020-03-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2019-05-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er målet med dette udbud at lægge grundstenen til et samarbejde. Et samarbejde hvor der er vilje til at finde løsninger, der skaber den bedst mulige platform for stærk kommunal ressourcestyring - samtidig med at løsningerne styrker leverandørens forretning. Vigtigst er at gå væk fra køber-sælger rollen i kontraktperioden og i stedet lykkes i en samarbejdsrelation, der ikke handler om mersalg og kontraktrytteri. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler med henblik på størst mulig konkurrence. Delaftalerne består af følgende: - Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring, - Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordsjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Rudersdal Kommune
Postadresse: Øverødvej 2
Postnummer: 2840
Postby: Holte
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/homepage 🌏
E-mail: mikka@rudersdal.dk 📧
Telefon: +45 72682036 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-05-13 📅
Tilbudsfrist: 2019-06-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-05-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 093-224840
EUT-S-nummer: 93
Yderligere oplysninger

Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har Tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. Bilag A, pkt. 2.4.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler med henblik på størst mulig konkurrence. Delaftalerne består af følgende:

- Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring,

- Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Anslået samlet værdi: 45 000 000 DKK 💰
Delkontraktens titel: Løn- og personalesystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring
Delkontraktnummer: Delaftale 1: Løn- og personalesystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring
Kort beskrivelse:

Der udbydes et løn og personalesystem indeholdende vagtplansadministration. Det indebærer et IT-system til kommunens løn- og personaleadministration – herunder udbetaling af overenskomstmæssig korrekt løn samt håndtering af personaletilgang, -afgang samt fravær mv. Vagtplan udarbejder vagtplaner til brug for institutioner med døgndækning mv.

Anslået værdi uden moms: 23 589 068 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Kontraktens varighed er 72 måneder, derudover skal der være mulighed for 2 gange 12 måneders forlængelse til samlet 96 måneder.

Beskrivelse af mulighederne:

- Tingsliggørelse af eksisterende data (konvertering)

- Uddannelse af brugere "det minimale forløb",

- Uddannelse af brugere "det anbefalede forløb",

- Uddannelse af brugere "det maksimale forløb",

- Implementeringsbistand,

- Læseadgang til historiske data (i 3 år).

Yderligere oplysninger:

Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har

Tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. Bilag A, pkt. 2.4.

Delkontraktens titel: Økonomi- og debitorsystem
Delkontraktnummer: Delaftale 2: Økonomi- og debitorsystem
Kort beskrivelse:

Der udbydes et Økonomi- og debitorsystem. Det indebærer et IT-system til administration af Kommunens økonomistyring – herunder udarbejdelse af budget og regnskab inkl. bogføring og betaling mv. Debitor håndterer kommunens tilgodehavender og sikrer opkrævning heraf.

Anslået værdi uden moms: 21 410 932 DKK 💰
Beskrivelse af fornyelser:

Kontraktens varighed er 72 måneder, derudover skal der være mulighed for 2 gange 12 måneders forlængelse til samlet i alt 96 måneder.

Yderligere oplysninger:

Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. Bilag A, pkt. 2.4.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Rudersdal Kommune

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv: - Ansøger skal ikke fremsende oplysninger om økonomisk og finansiel formåen.
Økonomisk og finansiel stilling: - Ansøger skal ikke fremsende oplysninger om økonomisk og finansiel formåen.
Teknisk og faglig kompetence:

Liste over de 5 (fem) betydeligste leverancer af sammenlignelig karakter – Systemunderstøttelse til

Økonomistyring inkl. debitor samt løn- og personalestyring inkl. vagtplan til kommuner - der er udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af:

- en overordnet karakteristik af kontrakten,

- angivelse af kontraktlængde (beskrivelse),

- årlig omsætning for kontrakten (beløb),

- kontraktforholdets starttidspunkt (datoer),

- navnet på kunden (modtagere) jf. ESPD, del IV.C,1.b.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at ansøger har / har haft 5 kommunale kunder, hvortil de har leveret enten løn- og personaleadministration inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring (Delaftale 1) eller økonomisystem inklusiv debitor (Delaftale 2) – inden for de seneste 3 år – afhængig af hvilken delaftale der søges om prækvalifikation til.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere om prækvalifikation på en delaftale, vil Ordregiver foretage udvælgelse af de 5 bedst egnede ud fra nedenstående kriterier, der er oplistet i prioriteret rækkefølge. Der gås kun videre til andet kriterium, såfremt første kriterium ikke fører til den nødvendige udskillelse.

1) Antallet af ansøgers kontrakter af sammenlignelig karakter, hvor kontraktperioden ikke er udløbet;

2) Kontraktsummen på ansøgers kontrakter af sammenlignelig karakter. Her udvælges på de igangværende kontrakters samlede kontraktsum.

Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere om prækvalifikation på en delaftale, vil Ordregiver foretage udvælgelse af de 5 bedst egnede ud fra nedenstående kriterier, der er oplistet i prioriteret rækkefølge. Der gåes kun videre til andet kriterium, såfremt første kriterium ikke fører til den nødvendige udskillelse.

2) Kontraktsummen på ansøgers kontrakter af sammenlignelig karakter. Her udvælges på de igangværendekontrakters samlede kontraktsum.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 00:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2019-06-14 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 4 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29188378
Kontakt
Enhed: Mikkel Karklinat
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/publicMaterial 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

I kontrakten er der indbygget muligheden for agilitet, og dynamisk forretningsudvikling – altså løbende tilpasning og udvikling af systemunderstøttelsen og anvendelsen af Ordregivers brug af systemet. De agile tilpasninger og den dynamiske forretningsudvikling skal ligge inden for rammerne af leverancens omfang, hvor udgangspunktet er et brugervenligt standardsystem baseret på velafprøvet, tilgængelige teknologi på det danske kommunale marked. Leverandøren kan vælge, at give tilbud på én eller begge delaftaler. Der indgås aftale med [1] leverandør pr. delaftale. Leverandøren er forpligtet til at overholde den i kontrakten angivne arbejdsklausul i hele aftaleperioden. Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder at Leverandøren ikke forskelsbehandler som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal overholde alle de ILO-konventioner, som Danmark har tilsluttet sig, herunder:

— Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105),

— Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111),

— Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182),

— Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt,

— Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2019/S 093-224840 (2019-05-13)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2020-03-12)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er målet med dette udbud at lægge grundstenen til et samarbejde. Et samarbejde hvor der er vilje til at finde løsninger, der skaber den bedst mulige platform for stærk kommunal ressourcestyring - samtidig med at løsningerne styrker leverandørens forretning. Vigtigst er at gå væk fra køber-sælger rollen i kontraktperioden og i stedet lykkes i en samarbejdsrelation, der ikke handler om mersalg og kontraktrytteri. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler med henblik på størst mulig konkurrence. Delaftalerne består af følgende: 1) Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring 2) Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Den samlede værdi af udbuddet: 44 998 607 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: crim@rudersdal.dk 📧
Telefon: +45 46110000 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-03-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-03-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 052-124290
Henviser til bekendtgørelse: 2019/S 093-224840
EUT-S-nummer: 52
Yderligere oplysninger

Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. bilag A, pkt. 2.4.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

1) Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring

2) Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Beskrivelse af mulighederne:

1) Tingsliggørelse af eksisterende data (konvertering)

2) Uddannelse af brugere "det minimale forløb"

3) Uddannelse af brugere "det anbefalede forløb"

4) Uddannelse af brugere "det maksimale forløb"

5) Implementeringsbistand

6) Læseadgang til historiske data (i 3 år).

Yderligere oplysninger: tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. bilag A, pkt. 2.4.
Kort beskrivelse:

Der udbydes et økonomi- og debitorsystem. Det indebærer et IT-system til administration af Kommunens økonomistyring – herunder udarbejdelse af budget og regnskab inkl. bogføring og betaling mv. Debitor håndterer kommunens tilgodehavender og sikrer opkrævning heraf.

Yderligere oplysninger:

Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf. bilag A, pkt. 2.4.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 50 %
Pris (justeringskoefficient): 50 %
Kvalitetskriterium (vægtning): 60 %
Pris (justeringskoefficient): 40 %

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2020-02-18 📅
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44601000 📞
Land: Københavns omegn 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 19 209 256 DKK 💰
25 789 351 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
1

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Carsten Rimborg

Reference
Yderligere oplysninger

I kontrakten er der indbygget muligheden for agilitet, og dynamisk forretningsudvikling – altså løbende tilpasning og udvikling af systemunderstøttelsen og anvendelsen af ordregivers brug af systemet. De agile tilpasninger og den dynamiske forretningsudvikling skal ligge inden for rammerne af leverancens omfang, hvor udgangspunktet er et brugervenligt standardsystem baseret på velafprøvet, tilgængelige teknologi på det danske kommunale marked. Leverandøren kan vælge, at give tilbud på én eller begge delaftaler. Der indgås aftale med [1] leverandør pr. delaftale. Leverandøren er forpligtet til at overholde den i kontrakten angivne arbejdsklausul i hele aftaleperioden. Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder at leverandøren ikke forskelsbehandler som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal overholde alle de ILO-konventioner, som Danmark har tilsluttet sig, herunder:

— Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

— Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

— Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

— Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

Kilde: OJS 2020/S 052-124290 (2020-03-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)