Udbud af nyt løn- og personelsystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring samt økonomi- og debitorsystem

Rudersdal Kommune

Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er målet med dette udbud at lægge grundstenen til et samarbejde. Et samarbejde hvor der er vilje til at finde løsninger, der skaber den bedst mulige platform for stærk kommunal ressourcestyring - samtidig med at løsningerne styrker leverandørens forretning. Vigtigst er at gå væk fra køber-sælger rollen i kontraktperioden og i stedet lykkes i en samarbejdsrelation, der ikke handler om mersalg og kontraktrytteri.
Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler med henblik på størst mulig konkurrence. Delaftalerne består af følgende:
- Delaftale 1: Løn- og personalesystem, inklusiv vagtplan og lønsumsstyring,
- Delaftale 2: Økonomi og debitor.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2019-06-13. Indkøbet blev offentliggjort på 2019-05-13.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2019-05-13 Udbudsbekendtgørelse
2020-03-12 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2019-05-13)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Rudersdal Kommune
Nationalt registreringsnummer: 29188378
Postadresse: Øverødvej 2
Postby: Holte
Postnummer: 2840
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Mikkel Karklinat
Telefon: +45 72682036 📞
E-mail: mikka@rudersdal.dk 📧
Region: Nordsjælland 🏙️
URL: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/homepage 🌏
Kommunikation
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/publicMaterial 🌏
URL for deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/homepage 🌏
URL til indkøbsværktøj: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/37afc17e-fc62-495e-910d-eb4ee86e0dd4/homepage 🌏

Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel:
“Udbud af nyt løn- og personelsystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring samt økonomi- og debitorsystem”
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Kort beskrivelse:
“Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er...”    Vis mere
Anslået værdi uden moms: DKK 45 000 000 💰
Oplysninger om partier
Der kan afgives bud for alle partier

1️⃣
Omfanget af udbuddet
Titel: Løn- og personalesystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring
Titel
Partiets identifikationsnummer: Delaftale 1: Løn- og personalesystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring
Beskrivelse
Yderligere produkter/tjenester: Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) 📦
Sted for udførelsen: Nordsjælland 🏙️
Hovedsted eller sted for udførelsen: Rudersdal Kommune
Beskrivelse af udbuddet:
“Der udbydes et løn og personalesystem indeholdende vagtplansadministration. Det indebærer et IT-system til kommunens løn- og personaleadministration –...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er kun anført i udbudsdokumenterne
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: DKK 23 589 068 💰
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Beskrivelse
Varighed: 72
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges
Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser:
“Kontraktens varighed er 72 måneder, derudover skal der være mulighed for 2 gange 12 måneders forlængelse til samlet 96 måneder.”
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere om prækvalifikation på en delaftale, vil Ordregiver foretage udvælgelse af de 5 bedst egnede ud fra nedenstående...”    Vis mere
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne:
“- Tingsliggørelse af eksisterende data (konvertering) - Uddannelse af brugere "det minimale forløb", - Uddannelse af brugere "det anbefalede forløb", -...”    Vis mere
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har Tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf....”    Vis mere

2️⃣
Omfanget af udbuddet
Titel: Økonomi- og debitorsystem
Titel
Partiets identifikationsnummer: Delaftale 2: Økonomi- og debitorsystem
Beskrivelse
Beskrivelse af udbuddet:
“Der udbydes et Økonomi- og debitorsystem. Det indebærer et IT-system til administration af Kommunens økonomistyring – herunder udarbejdelse af budget og...”    Vis mere
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: DKK 21 410 932 💰
Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser:
“Kontraktens varighed er 72 måneder, derudover skal der være mulighed for 2 gange 12 måneders forlængelse til samlet i alt 96 måneder.”
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere om prækvalifikation på en delaftale, vil Ordregiver foretage udvælgelse af de 5 bedst egnede ud fra nedenstående...”    Vis mere
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf....”    Vis mere

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne: - Ansøger skal ikke fremsende oplysninger om økonomisk og finansiel formåen.
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier: - Ansøger skal ikke fremsende oplysninger om økonomisk og finansiel formåen.
Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Liste over de 5 (fem) betydeligste leverancer af sammenlignelig karakter – Systemunderstøttelse til Økonomistyring inkl. debitor samt løn- og...”    Vis mere
Betingelser for deltagelse
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer):
“Det er et mindstekrav, at ansøger har / har haft 5 kommunale kunder, hvortil de har leveret enten løn- og personaleadministration inklusiv vagtplanlægning...”    Vis mere

Procedure
Type af procedure
Konkurrencepræget procedure med forhandling
Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de første tilbud uden at føre forhandlinger
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2019-06-13 00:00 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2019-06-14 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 4

Supplerende oplysninger
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Yderligere oplysninger

“I kontrakten er der indbygget muligheden for agilitet, og dynamisk forretningsudvikling – altså løbende tilpasning og udvikling af systemunderstøttelsen og...”    Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
URL: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2019/S 093-224840 (2019-05-13)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2020-03-12)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Kontaktperson: Carsten Rimborg
Telefon: +45 46110000 📞
E-mail: crim@rudersdal.dk 📧

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
“Rudersdal Kommune udbyder hermed økonomisystem med tilhørende debitordel samt løn- og personalesystem, inklusiv vagtplanlægning og lønsumsstyring. Det er...”    Vis mere
Samlet værdi af indkøbsaftalen (ekskl. moms): DKK 44 998 607 💰
Oplysninger om partier
Denne kontrakt er opdelt i partier
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 50 %
Pris (justeringskoefficient): 50 %
Oplysninger om valgmuligheder
Beskrivelse af mulighederne:
“1) Tingsliggørelse af eksisterende data (konvertering) 2) Uddannelse af brugere "det minimale forløb" 3) Uddannelse af brugere "det anbefalede forløb" 4)...”    Vis mere
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf....”    Vis mere
Beskrivelse af udbuddet:
“Der udbydes et økonomi- og debitorsystem. Det indebærer et IT-system til administration af Kommunens økonomistyring – herunder udarbejdelse af budget og...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (vægtning): 60 %
Pris (justeringskoefficient): 40 %
Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Der kan afgives tilbud på en enkelt delaftale eller begge delaftaler. Gives der bud på begge delaftaler, har tilbudsgiver mulighed for at give en rabat, jf....”    Vis mere

Procedure
Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2019/S 093-224840

Tildeling af kontrakt

1️⃣
Partiets identifikationsnummer: 1
Titel: Delaftale 1: Løn- og personalesystem inklusiv vagtplanlægning og lønsumstyring
Dato for indgåelse af kontrakten: 2020-02-18 📅
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Antal modtagne bud fra SMV'er: 0
Antal modtagne bud fra tilbudsgivere fra andre EU-medlemsstater: 0
Antal modtagne bud fra bydende fra lande uden for EU: 0
Antal bud, der er modtaget ad elektronisk vej: 2
Navn og adresse på kontrahenten
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44601000 📞
Region: Københavns omegn 🏙️
Entreprenøren er en SMV
Oplysninger om kontraktens/parcellens værdi (ekskl. moms)
Anslået samlet værdi af kontrakten/partiet: DKK 19 209 256 💰
Kontraktens/parcellens samlede værdi: DKK 19 209 256 💰

2️⃣
Partiets identifikationsnummer: 2
Titel: Delaftale 2: Økonomi- og debitorsystem
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 1
Antal bud, der er modtaget ad elektronisk vej: 1
Oplysninger om kontraktens/parcellens værdi (ekskl. moms)
Anslået samlet værdi af kontrakten/partiet: DKK 25 789 351 💰
Kontraktens/parcellens samlede værdi: DKK 25 789 351 💰

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

“I kontrakten er der indbygget muligheden for agilitet, og dynamisk forretningsudvikling – altså løbende tilpasning og udvikling af systemunderstøttelsen og...”    Vis mere
Kilde: OJS 2020/S 052-124290 (2020-03-12)