Udbud af kontrakt vedrørende udvikling af Digitalt Skibsregister | Søfartsstyrelsen

Dato	Dokument
2019-03-22	Udbudsbekendtgørelse
2019-08-05	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Beskrivelse af udbuddet

Søfartsstyrelsens eksisterende skibsregistre (Skibsregisteret, Dansk Internationalt Skibsregister og Fartøjsfortegnelsen), herunder det anvendte fagsystem er i dag funderet på en forældet teknologi og en ikke fuldstændigt digitaliseret proces. Skibsregisteret håndterer på årsplan gennemsnitligt ca. 3 300 registreringsanmeldelser.
Målet med den udbudte opgave er, at udvikle et fuldt digitaliseret skibsregister, herunder et nyt fagsystem med henblik på at sikre, at Søfartsstyrelsen også fremadrettet kan servicere sine kunder på bedst mulige vis i kraft af hurtig registrering af modtagne anmeldelser.
Der afholdes informationsmøde om udbuddet torsdag den 11. april kl. 09:00 hos Søfartsstyrelsen, Carl Jacobsens Vej 31, 2500 – tilmelding til deltagelse på mødes bedes meddelt via det elektroniske udbudssystem.
Opgaven omfatter som option vedligeholdelse af det nye system, se under pkt. II.2.11 for beskrivelse heraf.
Udgangspunktet er først og fremmest at sikre, at forretningens behov håndteres, men dernæst også at sikre, at håndteringen af behovene realiseres gennem en omkostningseffektiv implementering af digitaliseringsprojektet, der samtidig er af en høj kvalitet.
Systemet skal i videst mulige omfang baseres på standardsystemer, der tilpasses styrelsens konkrete behov, ligesom det skal kunne indgå i det eksisterende It-miljø, hvor det skal kunne spille sammen med styrelsens Microsoft Dynamics CRM-systemplatform. Der arbejdes med forskellige typer af data, der sammenkøres fra forskellige systemer. Leverandøren skal derfor enten alene eller i samarbejde med andre være i stand til at håndtere forskellige typer af data, databasestrukturer og datamodeller i forbindelse med udvikling og/eller implementering af systemer.
Løsningen skal driftes af Statens It på deres standardplatform og miljøer.
Systemet skal dels bestå af en brugergrænseflade, hvor de ca. 10 ansatte i skibsregisteret skal foretage den daglige sagsbehandling. Herudover skal der være en ekstern brugergrænseflade til skibsregisterets i alt ca. 3 300 årlige anmeldelser.
Søfartsstyrelsen ønsker en brugervenlig løsning, der giver brugeren en høj grad af tryghed og en digital vejledning, der sikrer en effektiv registrering. Løsningen skal tage højde for, at systemet anvendes af kunder både i Danmark og internationalt.
Søfartsstyrelsen har fokus på agil udvikling, og styrelsen lægger vægt på, at leverandørens medarbejdere har stor erfaring med metoden, ligesom de skal kunne være fysisk til stede i styrelsen for at kunne udnytte de synergier, denne udviklingsform giver mulighed for, herunder sammenhængen til forretningen.
Det er forventningen, at løsningen ekskl. optioner ligger inden for en samlet ramme på 8-10 000 000 DKK. Den endelige pris fastlægges først ved afgivelse af tilbud, og afhænger af den valgte løsning.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

På baggrund af de oplysninger ansøger giver i pkt. III.1.2 og III.1.3, vil der blive lagt vægt på følgende:
— Ansøgers økonomiske og finansielle formåen ud fra oplysninger om samlet omsætning og egenkapital,
— Ansøgers generelle beskrivelse af virksomheden samt kompetencer,
— De oplyste referencer omhandlende lignende opgaver.
Der vil blive foretaget en samlet vurdering for at sikre det bedste konkurrencefelt til opgaven, og der vil blive lagt mest vægt på referencer og kompetencer.
Udvælgelse vil ske ud fra en samlet vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de bedste og mest relevante/sammenlignelige referencer (leverancer), som i størst mulige grad svarer til den udbudte opgave, ved vurderingen lægges der vægt på at referencerne:
- Illustrerer erfaring inden for løsning af opgaver for organisationer i centraladministration, herunder myndigheder, der driftes af Statens It,
- Illustrerer erfaring for løsning af opgaver inden for sammenstilling af data fx fra offentlige myndigheder og med relation til komplekse juridiske problemstillinger,
- Illustrerer erfaring med flest mulige opgavetyper beskrevet under punkt II.2.4 (kontraktens genstand) eller kompetencer angående disse,
- vedrører afsluttede eller afleverede væsentlige leverancer, eller programudviklingsopgaver overgået til drift eller vedligehold og supportfase, idet det vurderes, at afsluttede opgaver bedst kan illustrere ansøgers udførelse af en opgave.

Beskrivelse af mulighederne

Vedligeholde og support:
Løsningen skal indgå i styrelsens alm. setup for vedligeholdelse- og support/application- management (AM), når den er gået i drift, der vil dog som option kunne indgås aftale om AM-opgaver, i en hyper care periode på op til 12 mdr. efter systemet er gået i drift.
Blockchain:
Søfartsstyrelsen vil sideløbende med denne aftale gennemføre en foranalyse, hvor der skal ske en afklaring af teknologiske og forretningsmæssige behov i forhold til anvendelsen af blockchain eller tilsvarende teknologi (Distributed Ledger Technology (DLT)). Styrelsen har i et pilotprojekt fået påvist, at teknologien i forbindelse med digital skibsregistrering kan medføre øget sikkerhed/tillid til digitaliseringsprocessen på 2 områder: databasesikring (sikkerhed gennem åbenhed om registrerede data) og transaktionsstyring (chaincode til understøttelse af den digitale skibshandel).
Pilotprojektet viste desuden, at det er relativt let at etablere ”byggeklodser” af chainkoden, således, at en blockchainbaseret skibshandel ikke skal kodes hver gang, den sættes op. I stedet kan der forkodes elementer af handlen, således, at en sælger eller rådgiver let og hurtigt kan vælge, at handlen eksempelvis skal bestå af et ejerskifte (med en køber, en sælger) medfølgende finansiering (overførsel af købesum, registrering af pant), og omregistrering (aflysning i et register, registrering i et andet register). Pilotprojektet viste også en række uhensigtsmæssigheder, fx ift. følsomme data, deling af data, governancestruktur mv.
Udvikling og implementering af den endelige valgte løsning indgår som en option i denne aftale, det forventes at løsningen vil skulle løse den sikkerhedsmæssige problemstilling, der opstår ved deling af data fx ift. dataautenticitet og -integritet. Løsningen vil formentlig omfatte udvikling af en funktion, der sikrer autenticitet og integritet af data i forbindelse med deling fx i en ledgerkæde, samt en governancestruktur og beskrivelse af, hvordan andre kan indgå i kæden.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
— Ansøgers omsætning i de seneste 3 år, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed,
— Ansøgers egenkapital i de seneste 3 år, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed,
— Ansøgers soliditetsgrad i de seneste 3 år, afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgrad regnes som: Soliditetsgrad = egenkapital x 100 /aktiver.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) skal oplysninger afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab eller en underleverandør), skal oplysninger ligeledes afgives for disse enheder.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.