Udbud af kantine og café hos Filmby Aarhus

Kort beskrivelse

Opgaven:
Filmby Aarhus søger pr. 1.4.2020 en forpagter til at drifte Filmbyens nye kombinerede kantine og café, som skal betjene Filmbyens ansatte, lejere og studerende med morgenmad og frokost samt leverancer til interne møder, receptioner, dimissioner, kurser, repræsentative arrangementer o.lign.
Stedet skal endvidere rumme et cafékoncept, der kan servicere gæster fra det offentlige rum, som tiltrækkes af og færdes i området.
Se hele annoncen i vedhæftede fil "Annoncering af udbud Filmby Aarhus". Bemærk, at de skemaer de skal udfyldes og oploades ligger som separate filer.
Tryk her https://permalink.mercell.com/112764695.aspx

Beskrivelse af udbuddet

Kundepotentiale:
Det anslås, at der er 500 personer inkl. godt 200 studerende, som har deres daglige gang i Filmbyen pt.
Hertil kommer lejere i den nye bygning, hvilket anslås at betyde yderligere 100 personer, som er kantinens daglige bruger potentiale.
Det vil være op til forpagter at indgå aftaler med lejerne i Filmbyen om kantineordning.
Udsalgsstedet er helt nyt og ligger centralt placeret i Filmbyen, lige ud til "strøget" fra Navitas og hen til DOKK1, som benyttes af mange af byens borgere samt turister.
Forpagter vil have gode muligheder for at profilere sig og tiltrække café kunderne efter nærmere aftale med Filmbyen.
Særlige Forhold:
Aarhus Kommune har et mål om 60% økologi i Kommunens køkkener i 2020.
Det vil derfor være et krav, at der kan leveres økologi svarende til minimum Bronzemærket (30-60%) indenfor det første halve år af kontraktperioden.
Aftaleform:
Der vil blive indgået en koncessionsaftale med forpagteren, som vil have det fulde økonomiske ansvar for driften. Filmby Aarhus stiller ingen garanti for omsætning eller resultat.
Kontrakten løber i 3 år, idet Filmby Aarhus har option på forlængelse af driftsaftalen med 3 x 1 år ad gangen.
Aftalen vil kunne subsidieres i forhold til kantinedelen, mens cafédelen vil være forbundet med en forpagtningsafgift. Forpagtningsafgiften vil det første år være begrænset, idet der er ønske om at sikre forpagter mulighed for at skabe en acceptabel driftsøkonomi også i det første år.
Annonceringsform:
Udbuddet annonceres som en forpagtning (koncessionsaftale) under tærskelværdierne, hvormed processens tilrettelæggelse alene skal overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Ordregiver har derfor valgt at gennemføre proceduren i overensstemmelse med lightregimet (udbudslovens afsnit 3).
Virksomhedsoverdragelse:
Opgaven er ikke omfattet af "Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse" jf. lovbekendtgørelse nr. 710 af 20.8.2002.
Forventet tidsplan:
- Frist for anmodning om prækvalifikation - 21.10.2019 kl. 12:00,
- Udsendelse af udbudsmateriale - 18.11.2019,
- Fremvisning - 25.11.2019 kl. 10:00-11:00,
- Frist for spørgsmål udløber - 13.12.2019 kl. 12:00,
- Tilbudsaflevering senest - 3.1.2020 kl. 12:00,
- Teknisk afklaring og forhandling - 23.1.2020 kl. 09:00 - 12:00,
- Kontraktmøde - 6.2.2020 kl. 08:30-09:30,
- Forventet opstart - 1.4.2020.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.